シフト管理は、企業の運営に関わる重要な業務の一つです。
しかし、「適切な管理ができず人員の過不足が発生してしまう」、「人件費を考えるのが大変」など、日々のシフト管理に頭を悩ませている企業も少なくありません。

シフト管理業務が大きな負担となっている企業は、シフト管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

本記事では、煩わしいシフト管理をもっと簡単にできるSaaS※1アプリ“シフオプ”の魅力や操作性、価格について解説します。

※1・・・SaaSとは、「Software as a Service」の略で、ソフトウエアを、クラウドを経由してユーザーが利用できるオンラインサービスのこと。

“シフオプ”ならではの機能で業務改善

シフト管理では、以下のような悩みが挙げられています。

• 従業員が多く、期限内に希望シフトを収集できない
• 急な欠勤でシフトに穴が開き、人員が足りない
• 従業員の労務管理に不安がある
• 複数店舗の経営でシフト管理が煩雑

このような悩みは“シフオプ”の活用で解決することが可能です。
シフオプは、人員不足や労務管理といったシフト管理の労力をおおいに削減する便利な機能を搭載しています。

シフト希望の収集をデジタル化

多くの職場で採用されているシフト作成の方法には、エクセルといった表計算ソフトの活用があります。

だれでもわかりやすい方法として、広く活用されているシフト作成の方法ですが、紙やエクセルでのシフト作成には、いくつか問題があります。

収集したシフトは、ベースとなるシフト表に転記する必要があるため、シフト管理者は一人ひとりの希望を確認しながら手作業で転記する必要があります。転記ミスが起こりやすいほか、従業員が多ければ多いほど、作業に必要な時間は増え、管理者の業務を圧迫していることも少なくありません。

また、一般的なシフト作成では、希望シフトを収集する際にも問題が起きやすいという声もきかれます。
最近は、スマートフォンアプリのグループチャットやメールを活用して希望シフトを収集するケースが多く見られますが、グループチャットでは、シフト作成者が多くのメッセージのなかから、一つひとつ拾い上げて転記していく必要があるほか、シフトの提出もれの有無を目視で確認する必要もでてきます。

シフオプは、シフトの収集から、仮シフトへの反映までをワンストップで完了できます。
シフトの募集・締切ともに管理画面のボタンをクリックするだけ。転記の必要もありません。

忘れやすい締切も、事前に従業員に通知して注意喚起できるため、収集もれの防止に役立ちます。また、従業員は、スマートフォンやパソコンだけでなく、フィーチャーフォン（ガラケー）でも利用でき、いつでも好きなタイミングでシフトの提出が可能です。

完成したシフトの共有も簡単。シフトの確定と同時に自動で従業員に通知して、もれなくシフトを共有できます。従業員は自身のスマートフォンやパソコンなどから、いつでもシフト確認が可能。わざわざ店舗にシフトを確認しにくる必要もありません。
シフオプは、企業・従業員双方にとって効率的なSaaSサービスといえるでしょう。

ヘルプ募集をスピーディに

急な欠勤でシフトに穴が空いてしまったとき、従来であれば従業員一人ひとりに電話やメールで連絡を取り、出勤の可否を確認する必要がありました。

シフオプは、インターネット経由で利用するサービスのため、リアルタイムでの一括連絡が可能です。従業員にヘルプを一括募集する機能も標準装備されており、急な欠勤はもちろん、シフト作成時の過不足にも即座に対応できます。

従来のような個別連絡は不要。従業員一人ひとりへ連絡する労力や時間を削減し、欠員やシフトの調整を容易にします。

また、ヘルプの募集は従業員のデバイスに通知。欠員の補充をしやすくなるほか、シフトを増やしたい従業員の稼働率を向上させることも可能です。

労基チェックでコンプライアンスをサポート

従業員のシフトを作成するとき、とくに注意する必要があるのは労務コンプライアンスです。
企業は、一日8時間以上の労働には残業手当を支払う必要があるほか、18歳未満の22時以降の勤務は違法になるなど、各従業員の状況に応じた適切な労務対応が求められます。

しかし、雇用形態が異なる従業員すべての勤務状況について把握することは容易なことではありません。「知らないうちに労働時間の上限を超えていた」、「正しい手当を支給できていなかった」というリスクも考えられるでしょう。

シフオプでは、コンプライアンスリスクを避けるためのチェック機能が搭載されています。シフト作成段階からコンプライアンス違反の可能性の高いシフトに対してアラート（警告・注意）を表示。

企業コンプライアンスを強化できるだけでなく、連続勤務や長時間労働による健康被害も予防できるため、従業員が働きやすい職場づくりにも貢献します。

複数店舗でも共有できる

適切なシフト管理を行うためには、従業員のシフト充足率や人件費など、細かな動きを常に把握しておくことが重要です。

しかし、複数の店舗を経営している場合、シフト管理はより複雑になります。
店舗がそれぞれ独立して管理している場合、各店舗の従業員の充足率や人件費、欠員状況などの共有はおろか、組織的に把握することは困難といえるでしょう。

そのため、本社の決済が必要となる人員調整や人件費予算などの策定をスムーズに行えないというケースも少なくありません。

シフオプは、複数店舗で同じシステムの共有が可能です。各店舗のシフト充足率をデータ化して、欠員または余剰がある店舗・時間帯などを数値として把握できます。

人員が不足している店舗・時間帯には他店舗からヘルプを投入して調整することもできるため、リソースを効率よく活用した最適な人員配置が可能になります。

時間帯や曜日によって必要な人員の把握もわかりやすく、適切な人件費予算の算出にも役立てられるでしょう。

ストレスフリーな操作性

シフト管理システムというと、操作に不安を持つ方も多いかもしれません。
シフオプは、難しい知識やノウハウがなくても利用できる、簡単な操作性が魅力です。

シフト作成の基本操作は“クリック＆ドラッグ”の2つだけ。エクセルのようにシートを複製して関数を入力するといった煩わしい作業は必要ありません。
導入時の初期設定についてもサポートがあるため、システム導入はハードルが高いという方もストレスなくご利用いただけます。

また、シフオプはパソコンやスマートフォンにも対応。希望シフトの申請や確認もすべてオンラインの操作で完結します。「紙にシフトを書いて提出する」、「チャットアプリから転記する」といった面倒な作業が不要になるため、従業員にとっても使いやすいシステムといえるでしょう。

低コストで運用できるのはSaaSならでは

シフト管理システムを導入するにあたり、もっとも気になることはコストではないでしょうか。

“シフオプ”は、オンラインで使用できるSaaSサービス。インターネット環境さえあれば導入が可能です。高額な買い取り型ソフトウエアを購入する必要もなく、初期投資は不要。月額料金で気軽に始められます。

また、1ユーザーあたり月額300円（税別）で利用できるため、従業員の増減があった場合に対応しやすいのもメリットです。

少人数の店舗はもちろん、従業員数が1000人以上の企業であれば一定のユーザー数を月額固定価格で利用できる“IDパックプラン”もおすすめです。

システムの更新やセキュリティ対策もシフオプサーバー側が担当し、自社でIT部門を設置する必要はありません。

まとめ

シフト管理を効率化できるシフオプの魅力や操作性、価格について紹介しました。シフオプを利用することで、これまで手間や時間がかかっていたシフト作成の負担を減らし、現場の業務効率化を図ることができます。

人件費の最適化や人手不足の解消にも役立てられるため、企業の運営管理の一つとして導入を検討してみてはいかがでしょうか。
SaaSのシフト管理サービスをお探しでしたら、ぜひ一度シフオプの詳しい資料をご覧ください。