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シフトの作成はオンラインで作業できるサービス“シフオプ”におまかせ

「シフトをなかなか作成できない」、「シフトの穴を埋めるのが大変・・・」など、シフト管理に悩みはつきもの。

しかし、ルーチン業務であるシフト管理に、大切なリソースを割いてしまうのはもったいないことです。

定期的に行う業務は、積極的に専門のサービスやシステムを利用して、効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

シフト管理システムの"シフオプ"は、シフト作成から共有までをワンストップで完結できるため、非効率なシフト管理業務を改善し、作成や管理にかかる労力を削減します。

本記事では、シフト管理でよくある悩みやシフオプを使って解消できることについて詳しく解説します。


目次[非表示]

  1. シフト管理の悩み
  2. シフト作成サービス“シフオプ”でできること
  3. オンラインサービスならではのメリット
  4. まとめ


シフト管理の悩み

シフト制を導入している職場では日々のシフト管理が業務の負担になっていることが多いです。

従業員のシフト希望を考慮しつつ、人件費や人員の過不足を見ながら日時を調整する必要があるため、作業が煩雑化しやすく、悩みとなってしまうケースも多いのかもしれません。

シフトに対する悩みには、以下のことが挙げられます。

従業員の悩み

シフトに関する悩みを抱えているのは企業だけではありません。
従業員もさまざまな悩みを抱えていることがあります。一部を紹介しましょう。

・シフトが決まるのが遅い

シフトが確定してからプライベートの予定を立てるという声も多いです。
確定が遅ければ、シフト提出時点ではあやふやだった予定が決まり、シフトの再調整を依頼する必要が出てくることもあります。そのため、確定が遅くなるほど不満につながります。

・希望通りに稼げない

状況によっては、シフトの希望が通らないこともあります。従業員が希望する日数や時間に出勤できなかったり、希望以上のシフトを入れられたりといったことも悩みになります。

シフトがあまりに少なければ、従業員は思うように稼げません。また、「人手が足りないから」といった理由で、従業員の希望を無視したシフトを押しつけられていれば、不満を感じるのは当然でしょう。

・休みが取りづらい

休みが取りづらいという不満も多いです。「希望を出しても経験の長い従業員の意見が尊重され、希望の日に休めない」、「人手不足で休みを希望しづらい」という声も聞かれます。

特定の従業員に負担を強いたシフトや、職場の都合を押しつけた不公平なシフトは不満がたまる原因です。

企業の悩み

従業員のシフト希望を考慮するだけでも大変なシフト管理業務ですが、さらに次のようなことが担当者の悩みになっています。

・シフトがなかなか集まらない

シフトの提出期限を決めていても、すべての従業員がもれなくシフトを提出してくれるわけではありません。「締切に出勤がなかった」、「期日を忘れていた」という従業員も多いため、個別に連絡して提出を促したり、口頭で確認したりといった労力がかかることがあります。

・欠員対応依頼の連絡が大変

従業員の希望だけでは人員が足りない場合や、急な欠勤でシフトに穴が空いてしまうことも少なくありません。従業員一人ひとりへ連絡して出勤の可否を確認するのも大変な負担です。従業員数が多ければ、さらに負担は大きくなるでしょう。

・集めたシフトを転記する手間がかかる

実際にシフト表を作成する事務作業の悩みもあります。従業員の希望を仮シフトに反映する際、手入力で転記することを負担に感じている方は多いでしょう。従業員が多くなるほど入力に時間がかかるほか、一つでも間違えてしまうと、全体的に修正が必要になることもあります。

・従業員にシフトを通知するのが大変

シフト共有の悩みもあります。シフトを通知する場合、店内に掲示し従業員にシフトを確認してもらったり、メールや電話などで共有したりといったフォローが必要になるため、双方にとって不便といえます。

シフト作成は、従業員と企業のどちらにとっても非効率な部分が多いものの、おろそかにすることができないため不満になりやすい業務といえるでしょう。
ルーチン業務の一つとして積極的に改善し、無駄な労力を削減していくことが重要です。


シフト作成サービス“シフオプ”でできること

現在のシフト管理に効率の悪さを感じているなら、シフト管理サービスの導入を検討してはいかがでしょうか。

シフオプは、シフト管理を効率化して、シフト作成業務の負担を削減します。

従業員ができること

・モバイル対応で使いやすい

シフオプは、インターネットにつながる環境であれば、個人のパソコンはもちろんスマートフォンやフィーチャーフォン、タブレットから、いつでもシフト申請や確認ができます。
シフトの提出や確認のためにわざわざ店舗に来る必要はありません。

・出勤日やシフト提出締切日をリマインド

シフオプは任意の日時にリマインドできます。シフトの提出締切日や出勤日をプッシュ通知で知らせることで、提出遅れや出勤日の勘違いなどのミスを防止できます。

・休暇の申請が簡単

有給休暇の申請も可能です。直接伝えにくいような休暇申請もシフオプでできるため、有給申請のハードルが下がります。

企業ができること

・さまざまなパターンのシフトを作成できる

シフオプは、日別や週別など、さまざまな切り口でシフトを作成します。
基本となるシフトパターンを登録しておくこともできるため、シフト作成に不安がある方でも安心です。

・直感的な操作が可能

画面操作も直感的に行える簡単設計。パソコン初心者の方もスムーズに活用できます。
クリック&ドラッグだけで作業を行えるため、難しい知識は一切不要です。

・一括送信でヘルプを募集できる

ヘルプを募集したいときにも、従来のように個別で電話やメールをする必要はなく、管理画面から一斉連絡が可能です。
過不足が発生した時間帯・曜日にすばやくヘルプを募集できます。

・必要な情報を可視化できる

シフオプは各時間帯の人数や従業員の勤務状況を可視化できるため、人員の過不足や、公平さを把握できます。

人件費率や従業員の充足率を見ながら、シフトを調整することもできるため、バランスの取れた適切なシフト作成が可能です。
充足率の低い時間帯にはアルバイトを募集するといった採用活動にも役立ちます。

・コミュニケーションツールとしても使える

シフオプのメッセージ機能は、従業員とのコミュニケーションツールとしても活用できます。
不必要に個人情報を交換する必要がないため、情報管理の観点においても安心といえるでしょう。


オンラインサービスならではのメリット

シフオプはオンラインサービスのため、インターネットさえ利用できれば、場所やデバイスを選ばずシステムを利用できます。

複数の同時ログインや、リアルタイム更新はオンラインサービスならではのメリット。
シフト作成を複数人の担当者で分担して作業したり、複数の店舗でシフトを共有したりすることもできるため、短時間で効率的なシフト管理が可能となります。

店舗間での情報共有がスムーズになることで、企業全体の運営状況を把握しやすくなります。店舗運営に不可欠となる人件費予算の算出や、人材採用といった重要な経営判断をするときにも役立てられるでしょう。

自社でサーバーやソフトウエアをインストールする必要もありません。保守やメンテナンスも不要で月額の利用料金のみで利用できる点も大きな魅力です。


まとめ

シフト管理は、悩みが多い業務の一つ。シフトのよしあしは従業員の働きやすさにも影響するため、業務効率の向上や定着率アップを目指すためにも最適なシフト管理が求められます。

オンラインで利用できる“シフオプ”は、シフトの収集や作成、共有までの作業を効率化できるほか、従業員の希望シフトや人件費をも考慮した最適な人員配置を可能にします。

難しいパソコンの知識や大がかりな機器を用意する必要もないため、すばやく簡単にサービスを導入できるというのもシフオプの魅力。

双方にメリットのある“シフオプ”の導入にむけて、まずは資料請求からはじめてみてはいかがでしょうか。

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