日々のシフト作成にストレスを感じている管理者や店長は少なくありません。
シフト作成のためには、従業員一人ひとりのシフト希望を収集して人員の過不足がないように配置したり、人件費や法律を反映させたりと多岐にわたって考慮する必要があるため、非常に大変な業務といえるでしょう。

このようなシフト作成のストレスを解消するために有効なツールといえるのが、“クラウド型シフト管理システム”です。

本記事では、シフト作成におけるストレス解消に役立つクラウド型シフト管理システムの特徴を解説します。

シフト作成の悩み

シフト作成にストレスが多い理由には、以下のような悩みがあります。一つひとつ見てみましょう。

入力ミスをする恐れがあるため緊張感が必要

エクセルなどの表計算ソフトを使用している職場では、従業員から紙やメールなどで収集したシフトをエクセルのシートへ転記するという作業が発生します。

基本的なフォーマットを事前に作っていたとしても、日付や時間帯が毎回同じということはありません。そのため、従業員の希望をエクセルに反映させるために手入力が必要となります。手入力の場合、入力ミスが起きてしまう恐れがあります。

「休みの希望日を誤っていた」、「出勤不可な日にシフトに入れられていた」など、従業員の不満を耳にすることもあるでしょう。

シフト確定後にミスが発覚した場合、修正の時間や労力がさらにかかってしまうことに。「ミスをするかもしれない」という緊張感やプレッシャーがストレスになっています。

目視チェックが大変

作成後のチェックも重要な作業です。従業員数が多くなるほど、人の目で行うことは困難になるでしょう。

一つひとつチェックをするには時間と根気が必要になるため、「気がつかなかった」という人的ミスが起こるかもしれません。

また、出勤日や勤務時間については従業員が目を通すため、間違いがあっても比較的すぐに気づくことができますが、人件費を含めて考えると簡単にはすみません。

あらかじめ定められた予算内で最適な人員配置ができているか確認するには、現場や従業員のスキルを把握しておく必要もあるため、担当者の負担も大きくなります。

人手不足が問題となっている職場では、シフト管理業務をまかせられる従業員を確保できず、業務が属人化しているという声もあります。シフト管理の負担は大きく、さらなる効率の低下を招きかねません。

労働時間の上限や有給の管理

企業として、従業員の勤務時間や休日数を労働基準法に則って管理することは当然の義務です。

たとえば、未成年者や留学生は、厳密に労働時間の制限が定められており、本人が希望しても働かせることはできません。

従業員が多く、勤務形態が異なる従業員が在籍している職場では、一人ひとりの勤務状況を把握することは容易ではなく「知らないうちに労働時間を超過していた」、「必要な手当てが支払われていなかった」などのトラブルが起きる可能性は否定できません。実際に発生してしまうと、企業の信頼が失墜してしまいます。

さまざまなことを考慮する必要がある

シフトを作成する際は、従業員の希望だけではなく、個々のスキルや来客数が多い時間帯、人件費なども考慮する必要があります。

シフト希望を収集するだけでも大変なうえに、従業員のスキルを把握し、来客数を予想してバランス良く配置するとなると、さらに労力が必要となることは想像に難くないでしょう。

人件費予算を考慮しつつ人員を配置し、要望に応じて適宜調整を行うとなると、シフト管理にかかる時間が激増し、その他の業務に時間を割けないということもあります。

紙での管理が面倒

手書きやエクセルなどでシフトを作成し、印刷したシフト表を従業員に配布したり、壁に貼り出したりして従業員にシフトを共有する会社や店舗は多いのではないでしょうか。

しかし、紙でのやりとりとなると、どうしても情報共有に時間がかかります。

紙での管理は、従業員はシフトを確認するためだけに店舗まで足を運ぶ必要があったり、紙をなくしてシフトがわからなくなったりなど、スムーズにシフトを管理ができているとはいえません。

毎回印刷して配布するといったコストがかかることもデメリットといえるでしょう。

クラウドサービスの特徴

クラウドサービスとは、今まで手元のPCなどで利用していたハードウエアやソフトウエアを自社で保有せず、ネットワークを経由した仮想サーバー上で利用できるサービスのことを指します。

PC本体にソフトウエアのインストールが不要になるほか、インターネット環境があれば場所や端末を選ばずサービスへアクセスできることが特徴です。

自社でシステムを構築する必要がなく、設備投資やメンテナンスなどにかかるコストをおさえられるという魅力もあります。

最近では、業務負担の大きなシフト管理を容易にするクラウドサービスの普及が拡大しています。

シフト管理システムはクラウドサービスの”シフオプ“がおすすめ

”シフオプ“は、クラウドで利用できるシフト管理システムです。

従業員のシフトはオンラインで収集・共有できるため、手作業でエクセルに転記したり、印刷して配布するといった労力がなくなります。

PCやスマートフォン、フィーチャーフォンなど、さまざまな端末からいつでもシフトを確認でき、シフトの共有ミス防止にもつながります。わざわざ店舗に来てシフトを確認する必要がなくなることは、従業員にとっても非常に便利でしょう。

また、人件費もシフト作成の段階で自動計算されます。人件費や人員の過不足を見ながら調整することで、欠員・余剰のないバランスの取れたシフトを組めるでしょう。

シフオプは健全なシフト作成もサポートします。労働時間を超過していたり、残業などの手当が必要になるシフトについては、シフト作成時にアラートで注意喚起。法令違反を未然に防止することで、企業のコンプライアンスの強化にもつながります。

まとめ

シフト作成には、従業員の希望やコンプライアンスへの配慮、必要な人員や人件費の計算など、さまざまな悩みがつきものです。

シフト管理システムを使用すれば、手作業での管理による悩みの軽減できるほか、シフト作成の業務を効率化できるといったメリットもあります。

シフオプはクラウドサービスのため、リアルタイムでの作業が可能。従業員との情報共有もスムーズに行えます。
「シフト作成がストレス」、「シフト作成を簡単にしたい」などのお悩みがありましたら、クラウド型シフト管理システムを導入してはいかがでしょうか。

企業と従業員双方にとってメリットがあるシフト管理システム”シフオプ“を、ぜひ一度お試しください。