シフト制勤務を導入している会社では、「会社が発展して従業員が増えたら、シフト作成にかかる時間も増大した」「店頭や接客にもっと時間を割きたい」などの悩みが尽きず、シフト管理者は定期的に行わなければならないシフト作成業務に負担を感じているのではないでしょうか。

このような悩みを抱えているシフト管理者におすすめしたいのがシフト作成業務を合理化・効率化できるシフト作成・管理サービスの“シフオプ”です。

シフオプはパソコンやスマートフォンなどを使って、オンラインでシフト管理を行えます。
この記事ではシフト作成業務をスピードアップするだけでなく、質の高いシフト作成の実現が可能となるシフオプの機能やシフトの作成手順を解説します。

シフト作成を簡単にできるシステム

シフトの作成や、管理は、主に事業所の責任者である店長やマネジャーの業務になっていることがほとんどです。

従業員からの希望を収集してシフトを作成する業務のなかには、人件費計算や調整といった煩雑な部分もあり、時間や労力を取られてしまうことがあります。

ITトレンド年間ランキングで1位を獲得

シフオプは、ITを活用して、シフト作成にかかる作業工程を徹底的に合理化することが認められ、法人向けのIT製品の比較を行う“ITトレンド”というサイトで、2017年度シフト管理・人員計画(WFM)部門で年間ランキング総合第1位を 獲得しました。
 シフト作成ソフトをお探しの多くの企業様に採用され、反響を得ています。

出典：シフオプ「 『ITトレンド』2017年 年間トレンドランキング1位を獲得しました！」

従業員からの希望を管理画面に集約、業務の効率化を図る

シフオプは従業員からの希望シフトを管理画面に集約し、一覧化できる機能を搭載しています。 基本操作はクリックとドラッグのみ。パソコンに慣れていない方にも使いやすいインターフェースです。

管理画面では人員の過不足や時間帯ごとの人件費も可視化。シフト変更対応もクリック＆ドラッグで完了するため、スピーディーなシフト作成が可能です。

クラウド型システムなのでインターネットの環境さえあればOK

シフオプはクラウド型システムのためインターネット環境があればどこからでも使用できます。また、複数店舗での利用や店舗間でシフト共有も可能。店舗数の増加にともなう人員増にもスムーズに対応し、企業の発展と成長を支えます。

シフオプが多くの企業に選ばれる理由

リリース以来、多くの企業にシフオプが選ばれ続けてきた理由は、ユーザーの利便性と合理性にこだわった機能にあります。 

モバイル機能

シフオプはパソコンだけでなく、従業員個人のスマートフォンやフィーチャーフォン、タブレットからもログインできます。

シフトスケジュールの閲覧だけでなく希望シフトの申請もできます。従業員がわざわざ店舗やオフィスに足を運んでシフト表を提出したり、出勤日や時間を確認したりする労力を省きます。

ヘルプ機能

急な欠勤や、希望者が足りないシフトにはヘルプ機能で従業員全員に出勤依頼を募集できます。個人のデバイスにメッセージが一斉通知されるため個別連絡は不要です。さらに、メッセージを確認した従業員はその場でヘルプの可否を返信できます。

また、ヘルプ要請以外にもメッセージを送ることも可能。従業員とのコミュニケーションをスムーズに行うことができます。シフオプを介してやりとりするため、従業員の個人情報漏えいといったセキュリティリスクにも備えられます。

アラート機能

労働時間や休日の日数など、見落としがちな労務コンプライアンスのリスクを自動で検知、アラートを表示します。シフトを作成する時点で労働基準法はもちろん、社内規則違反といったコンプライアンスを違反していないかが一目でわかるため、健全なシフト作成を効率良く行えます。

人件費管理機能

シフオプはシフト管理に必要な人件費を自動で表示します。人件費率や人時売上高といった指標も表示できるため、人件費の最適化や人員の余剰配置などの把握をサポート。店舗のマネジメントに貢献します。

シフオプを使ったシフト作成手順

ここからは、シフオプを使用したシフト作成手順を解説します。 

1 スタッフ登録

管理画面の「従業員を登録する」というボタンをクリックしてスタッフを登録します。登録は、CSVファイルで一括登録する方法と、従業員自身がQRコードを読み取り登録する方法があります。

2 希望シフトの収集

管理画面の「シフトを集める」から、希望シフトを収集します。

従業員はそれぞれが使用しているスマートフォンやパソコンなどのデバイスからシフオプを通じて希望シフトを申請※1します。

※1・・・シフオプでは希望シフトを提出することを“申請”といいます。 

3 シフト申請の締め切り

 従業員からのシフト申請を締め切ります。画面上の「申請を仮確定にする」をクリックします。 

内容を仮確定※2して調整作業に移ります。

※2・・・シフオプではシフト申請を締め切ることを仮確定といいます。

4 シフトの調整

仮確定の状態で管理者はシフトを調整します。人員が不足している場合は、系列店も含めた従業員全員にヘルプの募集を行います。

カレンダーをクリックすると、その日のシフトの詳細が確認できます。

シフト詳細画面では、各仕事場（ホールやキッチン、A店、B店など）ごとに申請できる従業員の名前が一覧化しています。

画面右側では労働時間を管理するシフトバーが表示されており、変更したい時間帯を選択してシフト時間を変更します。

5 シフトの確定

シフトの調整が終わったら、確定して従業員に通知します。

「確定して通知する」をクリックすると「従業員に通知しますか？」とポップアップが表示されますので、「通知する」を選んでください。
 確定したシフトは従業員へ一斉に通知され、従業員個人のデバイスから確認できます。

​​​​​​​シフオプのホームページでは詳しい手順を4分ほどにまとめた動画も掲載しています。あわせてご確認ください。

 出典：シフオプ「操作イメージ」、＠Press「リクルートジョブズのシフト管理システム　「シフオプ」がデザインを全面リニューアルし、さらに使いやすくなりました！」

まとめ

今回はシフオプの機能や作成手順について詳しく解説しました。
時間のかかるシフト作成を効率化し、マネジメントに役立つ多くの機能を搭載したシフオプ。シフト申請の受付から作成、従業員への通知まで、シンプルな５つのステップで完成させるシフト作成・管理システムです。
 
シフト作成業務の合理化を実現するソフトをお探しなら、ぜひシフオプの詳しい資料をご請求ください。