現在日本では、少子高齢化による人口の減少や働き手のニーズの複雑化といった課題に直面しています。

このような課題を解決していくには、“働き方改革”によって雇用形態による待遇差をなくすとともに、就業機会を拡大して働く意欲・能力を存分に発揮できる社会の実現が必要です。そこで、働き方改革の取組みの一つとして、“ITの活用”が挙げられています。

しかし、企業としては「どのようにITを活用すればいいか分からない」「簡単にITの導入ができるのか」などの疑問を感じる担当者の方もいるのではないでしょうか。

今回は、ITを活用した働き方改革の取組み例や導入課題について解説します。

なお、働き方改革の課題や人手不足への対応については、こちらの記事でも解説しています。併せてご確認ください。

ITを活用した働き方改革の取組み事例

働き方改革を実現するには、限られた人材で労働生産性を高めるために、ITを活用して業務の効率化や柔軟な働き方ができる環境の整備が求められます。

ここでは、ITを活用した働き方改革の取組み事例を紹介します。

①クラウドサービスの導入

1つ目はクラウドサービスの導入です。クラウドサービスを導入することで、固定のデバイスや物理的なオフィスに依存することなく、インターネット環境があれば業務ができるようになります。

また、クラウドサービスの利用で業務をデジタル化することで、業務の効率化や生産性向上、社内における迅速な情報共有などにつながります。

▼クラウドサービスの導入事例

出典：厚生労働省『働き方改革 特設サイト 中小企業も働き方改革 ～成功の秘訣はやわかりガイド～』／総務省『平成30年版 情報通信白書のポイント』

②テレワーク環境の整備

2つ目はテレワーク環境の整備です。ITやICTを活用してテレワーク環境を整備することも、働き方改革に貢献する取組みの一つです。

テレワークができる環境を整備すると、時間と場所を有効活用できる柔軟な働き方を実現できます。自宅で仕事ができるようになれば、育児や介護など両立しやすくなるといったメリットもあります。

従業員が個々の事情に合った働き方ができることは、働き方改革に挙げられているワークライフバランスの向上、定着率の向上につながるといえます。

▼テレワークの導入事例

出典：厚生労働省『働き方改革 特設サイト 中小企業も働き方改革 ～成功の秘訣はやわかりガイド～』／総務省『テレワークの推進』『働き方改革とICT利活用』

③職場環境のICT化

3つ目は職場環境のICT化です。働き方改革を進めるには、テレワークの導入だけでなく、職場でのICT化も重要なポイントです。

職場環境にICT機器・システムを取り入れることで、業務効率化による生産性の向上が期待できるほか、長時間労働の是正にもつながると考えられます。

▼職場におけるICT化の事例

出典：厚生労働省『働き方改革 特設サイト 中小企業も働き方改革 ～成功の秘訣はやわかりガイド～』／総務省『働き方改革とICT利活用』

働き方改革におけるITの導入課題

ITの活用は、働き方改革において目指されている多様な働き方の実現や、生産性向上につながる有効な施策の一つです。

しかし、ITの導入にはいくつか課題があります。課題をどのように解消するか具体的な施策を検討したうえで、導入計画や運用体制を検討することが重要です。

ここでは、ITの導入で考えられる3つの課題について解説します。

①導入コスト

クラウドサービスの導入やテレワーク環境の整備にかかるコストが懸念材料となり、ITの導入が進まないケースが考えられます。

▼IT導入にかかるコスト例

• ノートパソコンやタブレット、Wi-Fiルータの購入・リース料金
• 業務システムや情報共有ツールなどのソフトウェアの導入費

IT機器・ツールを導入する際は、自社での利用範囲や規模に応じてツールを選定することが重要です。また、複数の機能が統合・パッケージ化されたツール・サービスを活用すれば、コストを抑制できる場合もあります。

さらに、テレワークを導入している、または検討している企業であれば、テレワークによって削減されたコストをIT機器・ツールの導入に充てるのも一つの方法です。

出典：総務省『働き⽅改⾰のためのテレワーク導⼊モデル』

②セキュリティの確保

ITの活用にあたって、セキュリティ面に懸念がある企業も少なくありません。

テレワークを導入すると、オフィス以外で仕事をすることになるため、情報の持ち出しやネットワーク上のセキュリティリスクが生まれます。

また、ITツール・システムによってデータ共有・管理を行う際にも、不正アクセスや情報漏洩などのリスクが伴います。

このようなセキュリティリスクを把握したうえで、物理的・技術的な面から総合的にセキュリティ対策を行うことが重要です。

▼セキュリティ対策例

出典：厚生労働省 テレワーク総合ポータルサイト『テレワークではじめる働き方改革』／総務省『働き方改革とICT利活用』

③労務管理

テレワークを導入する際に課題となるのが従業員の労務管理です。

オフィスでの勤務とは異なり、上司・管理監督者がテレワーク実施者の働く様子を現認できないため、労務管理が難しいと感じる企業も少なくありません。

隠れ残業や過度な長時間労働を発生させないためには、労働時間を適切に管理できるツール・制度を導入することが重要です。

▼労務管理を適切に行うためのツール・制度

• Web上で勤怠管理ができるツールの導入
• テレワーク実施の際の申請・承認制度の導入
• プレゼンス（在籍）管理ツールの導入
• スケジュール管理ツールによる業務遂行状況の確認
• シフト管理ツールによる労務違反の事前チェック

出典：厚生労働省 テレワーク総合ポータルサイト『テレワークではじめる働き方改革』

シフト勤務に役立つクラウドサービス

シフト勤務の従業員を多く採用している企業では、「シフトの収集が面倒」「シフトを埋めるのが困難」「労働時間の制限があるスタッフの管理が大変」などの課題があります。

このような課題を解決できるのが、シフト管理システムの『シフオプ』です。

▼シフオプの導入メリット

• スマートフォンで簡単に従業員のシフト希望を収集できる
• 確定したシフトを従業員へ自動で通知できる
• 欠員が出た場合、ヘルプ機能で一斉に従業員へ連絡できる
• アラート機能で長時間労働をシフト作成の段階でチェックできる

これらの機能によって、人事・労務担当者のシフト管理業務を効率化できるだけでなく、従業員にとっても働きやすい職場環境への改善が期待できます。

働き方改革を後押しするIT活用の一環として、シフオプの活用をぜひご検討ください。

まとめ

この記事では、ITを活用した働き方改革について以下の内容を解説しました。

• ITを活用した働き方改革の取組み事例
• ITの導入課題
• シフト勤務に役立つツール

少子高齢化によって労働人口の減少が進行しているいま、人手不足の課題に対応するためには、企業の労働生産性や人材定着を図るための取組みが欠かせません。

ITを活用することで、業務の効率化や柔軟な働き方ができる環境を整備できるため、働き方改革に貢献することが期待されています。

シフト管理システム『シフオプ』なら、煩雑になりやすいシフト管理をスムーズに行えるため、多様な雇用形態・勤務形態にも柔軟に対応しやすくなります。

また、事前に人件費予算を設定することで、シフト作成時に人件費の自動計算も可能です。

シフオプの導入メリットについては、こちらをご確認ください。