アルバイトスタッフの多くは、自身のスマートフォンやタブレットに出勤日時のアラームを設定する、または手帳に勤務日を書き写すといった方法でシフトのメモをしています。

しかし、スマートフォンに打ち込んだり、手で書き写したりする方法では、メモのミスや漏れによって、休日と出勤日を誤ってしまう、出勤時間を誤って遅刻してしまうといったトラブルが起こるケースもあります。

今回はそのようなミスを防止するシフト管理サービスと、その機能に焦点を当てます。

アラームの設定ミスによる遅刻や欠勤

シフト制の職場では、月や週によって出勤する曜日・時間が異なることは珍しくありません。そのため、シフトの認識違いによる遅刻や欠勤が起こってしまうこともしばしばあります。

そして、こうしたトラブルが発生すると、出勤しているスタッフが電話やメールで連絡をしたり、シフトの穴埋めをしたりというさまざまな問題が発生します。

本人に連絡がつかなかったり、代わりの人材が確保できなかったりする場合は、業務を肩代わりする人、フォローする人に負担をかけてしまいます。
シフトの認識違いを防ぐための対策とともに、万が一急な欠員がでたときの対処方法を決めておくことが大切です。

アルバイトの遅刻や欠勤を減らすために必要な工夫

アルバイトのシフト転記ミス・漏れによる遅刻や欠勤を防ぐ方法と、それをリカバリーするには、どのような手段が有効なのでしょうか。考えられる方法を紹介します。

アラートでリマインド

まずは出勤日の前日あるいは当日に、アルバイトへメールでリマインドをするという方法です。認識違いによる遅刻・欠勤に対して一定の効果が期待できます。一方で、管理者の負担が大幅に増えるというデメリットもあげられます。

アルバイトのシフト管理をシステムに一任

次に“シフトを転記する”という作業そのものをなくす方法です。
Web上で確認できるシフト管理ツールを使用することで、アルバイト自身がメモをとらなくても、いつでも気軽にシフトを確認できるようになります。デメリットとしては、導入するツールによってはコストがかかるということがあげられます。

欠員対策

それでも欠員が出てしまった場合の対処方法としては、あらかじめメーリングリストを用意するなどして、ヘルプ募集の体制を効率化しておくという方法があります。しかし、それでもメール作成時間はかかってしまうため、繁忙期には困難が予想されます。

シフトを簡単作成できるシフオプと画期的な機能

シフト管理サービスの“シフオプ”は、アルバイトのシフト転記ミス・漏れを防ぐ機能が備わったシステムです。それだけでなく、アルバイトのシフト管理を効率化、急な欠員対策にも力を発揮します。シフオプの機能をいくつか紹介します。

アラート機能

シフトが入っている前日には、アルバイトへ出勤のリマインドを通知するアラート機能があるため、未然にシフトの認識齟齬を防止できます。手作業で行わなくても自動化でスムーズに通知できるため、管理者はもちろんのこと、アルバイト自身にとっても利便性が向上します。

ヘルプ募集機能

急な欠員が出てしまったときやシフトが埋まらないときには、管理画面からボタン操作をするだけでスタッフ全員にヘルプ募集を一斉通知できます。一人ひとり個別に連絡をとるなど、リソースが割かれがちな欠員補充が迅速に対応可能になります。

シフト希望収集

シフト希望の収集も管理者のリソースが割かれる業務のひとつですが、スタッフが自身のパソコンやスマートフォン、フィーチャーフォンからオンラインでシフト希望を提出でき、提出されたシフト希望は管理画面に集約されるため、収集の効率化を図れます。また、シフト申請の締め切り前には、スタッフ全員へリマインドが自動通知されるため、申請漏れの予防にもつながります。

シフト作成

シフオプでは、日別・週別・月別など、さまざまな切り口でシフト作成が可能です。そのため、たとえば「大型連休や忘年会シーズンなどの繁忙期には手厚いシフトにする」「平日や閑散期にはシフト人数を少なめに」といった売上予測に対する細かな人員調整も可能になります。シフト作成時に不可欠な、労務コンプライアンスのチェックも、リスクのあるシフトに警告が表示される仕組みになっているため、チェックが容易になります。

シフト共有

シフトの確定後は、スタッフにメールやアプリで自動的にシフトが通知されます。スタッフは、インターネット環境があれば、いつでもシフトの確認が可能になるため、アルバイト自身でメモをとるという作業が不要です。印刷も可能なため、職場で掲示や労務管理での利用など、事務的作業の合理化にも役立ちます。

まとめ

人手不足が課題に掲げられている企業が多いなか、経営者やマネージャー、シフト作成担当者は、欠員を未然に防ぐ方法を策定する必要です。

シフオプは、シフトにつきまとう問題を解決する機能が搭載されています。シフト管理サービスの導入を通じて、業務の効率化や欠勤対策、トラブルを軽減するためのシフト管理をはじめてみてはいかがでしょうか。