効率よくシフト管理をするメリットとツールの有用性
従業員の希望と人員の状況を考慮し、シフトを管理していくことは簡単なことではありません。
「手間がかかる……」
「面倒……」
など、シフトの管理は大変だと思ってあきらめてしまっていませんか？
シフト管理が煩雑になると、管理者の業務は圧迫され、ほかの業務に支障をきたしてしまう可能性もあります。シフト管理を効率化することは、業務全体の効率化を考えるうえでも非常に大切なことです。
今回は、シフト管理をしっかりと行うメリットや、簡単にできるシフト管理の方法を解説していきたいと思います。
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シフト管理を効率化！そのメリットとは？
大企業はもちろん、中小、零細企業でもシフト管理を効率化、明確化することはとても大切です。
特にシフト管理システムに大きな費用をかけられない小規模な企業は、紙でのシフト管理に時間がかかり過ぎてしまっていることもあるのではないでしょうか。
従業員のシフトや勤怠状況をしっかりと管理し、把握しておくことは企業にとって大きなメリットになります。
ここではその具体的な内容を紹介していきたいと思います。
業務の効率化
コンビニや飲食、宿泊業など24時間営業の場合、従業員の勤務時間が一定ではないことも多く、希望シフトと人員状況を考慮してシフトを管理していくことは非常に困難です。
そこに時間をかけ過ぎてしまうと、人材教育や接客など、日々の業務の圧迫にもつながります。シフト管理を工夫することで、ほかの業務に回せる時間を確保することができます。
人員配置の最適化
「人手は足りているのに忙しい……」、そう感じている方も多いのではないでしょうか。
効率の悪いシフト管理だと、曜日や時間帯ごとに最適な人員配置ができず、忙しい日に人手が足りなかったり、さほど忙しくない日に過剰な人員を置いてしまったりと、人件費の偏りにもつながります。
人員配置を最適化することで、人件費の無駄なコストを削減できる可能性もあるのです。
給与計算のミスが減る
紙でのわかりづらいシフト管理をしてしまうと、給与計算の際にも無駄な手間や時間がかかってしまいます。
それが給与計算ミスにつながってしまうと、企業として健全な状態とはいえません。
シフト管理を効率化し、明確にしておくことは、このような給与計算ミスを減らすことにもつながります。
コンプライアンスの徹底
年次有給休暇制度は法律で定められたものであり、会社にとっては義務です。
シフト管理をしっかり行うことで、従業員の有給休暇の取得状況が把握できます。
また、シフトの管理ができていないと、従業員の勤務状況を明確に把握できず、勤務時間や休憩時間をごまかす不正打刻に気づけないこともあります。
しっかりとシフト管理を行うことで、このような問題を回避することができます。
シフト管理の効率化は従業員のメリットにもなる
シフトが明確にわかりやすく管理されていることは、管理者だけでなく従業員にとってもメリットになります。
前述した給与計算のミスやコンプライアンスの不徹底は、従業員の不満や会社への不信にもつながります。
また、人員の配置が最適化されることで、従業員の業務量の分散・均一化が可能となり、一人ひとりの負担が軽減されます。
働くうえでの従業員の満足度を上げるためにも、シフト管理を徹底し、管理者、従業員双方が把握できている状況を作る必要があります。
どうすれば良い？シフト管理の方法とそれぞれのメリット
近年はパソコンやスマホなどを使って、データで管理することが一般化しています。しかし、普段パソコンをあまり使用しない方は、シフトの作成や管理に逆に時間がかかってしまうこともあるでしょう。
ここでは、初めてでも比較的手間がかからないシフト管理の方法を紹介していきます。
エクセルでの管理
エクセルでは表計算ができるため、従業員ごとの勤務時間や月の合計勤務時間を自動で算出できます。管理の手間を軽減する意味では、紙での管理より効率的です。
ほかにも、エクセルにはさまざまなメリットがあります。
エクセルでシフト管理のフォーマットをテンプレートとして保存することによって、ファイルを毎月作成する必要がなく使用できます。たとえ従業員が退職したり新たに雇用したりする場合でも、表を増減させるだけなので非常に便利です。
またエクセルには一般的な表のほかに、見やすいグラフで管理することが可能です。「ガントチャート」のように、横棒のグラフで勤務日と勤務時間を作成することもできます。
カレンダーでの管理
最近スマホを持つ人がかなり多くなりました。
スマホやタブレットにカレンダーのアプリを入れることで、簡単にシフトを作成することができます。例えば、有名なものだとGoogleカレンダーがあります。
Googleカレンダーは日にちごとに予定を入れることができるのはもちろん、1時間刻みで予定を入れることができるので、それをシフトの管理に応用することができます。
作成したシフトはほかの従業員に送信することができるので、素早く情報を共有・確認することも可能です。
従業員があまり多くない場合は短時間で作成することができ、また急な変更がある場合でも簡単に修正できるため非常に便利です。
勤怠管理ツールを活用する
勤務シフトを紙で管理する場合は手書きゆえの効率の悪さや、入力ミスなどの危険性があます。そういったミスをなくし、なおかつ早く作業ができるツールはメリットが多くあります。
特に、最近はパソコンやスマホアプリの進化によって、シフト管理を行えるツールが増えてきました。シフト管理ツールを使用することで、日程や必要な従業員数をあらかじめ設定することができ、ある程度自動的に振り分けられるので考える時間が節約されます。必要な従業員が不足している時間帯を瞬時に確認でき、給与計算を素早く行うことができるので、変更の多い仕事では特に便利でしょう。
シフト管理はツール導入しよう！
現在では数多くのシフト管理ツールが登場しており、無料で利用できるツールもあれば高機能が売りの有料ツールもあります。無料のシフト管理ツールは機能限定版が大半ですが、無料トライアル版から豊富な機能を持つ有料版へと移行できるツールも存在します。
有料版は簡単な操作でシフト表が自動作成できる機能に加え、スマホやタブレット端末で従業員の勤務データを集計可能な機能も含まれてきます。作成したシフト表はクラウドを通じて24時間どこからでも確認できるうえに、従業員の側でも携帯端末を使って勤務シフトの申請ができる仕組みです。
このような機能はシフト管理ツールごとに異なります。人員が足りない場合に従業員へのヘルプ募集が一斉送信できるようなツールもあります。職場の事情や担当者の好みに合わせて最適なツールを選べば、面倒だったシフト管理がずっと楽になるのです。
まとめ
シフト管理は面倒だと思われがちですが、やり方ひとつで非常に簡単に行えるようになることがわかっていただけたかと思います。
シフオプでは、上記のメリットはもちろん、そのほかにも以下のようなメリットがあります。
自店舗だけではなく他店舗からも簡単にヘルプを募ることができる。
シフトを組んでいる段階で、リスクのあるシフトの場合はアラートが発信する。
現場の人手が一番欲しい時間帯を把握して、募集することができる。
中小企業はもちろん、1000人を超える従業員を抱える企業にも対応しているので、シフト管理でお困りの方は、ぜひ一度ツールを使用してみてはいかがでしょうか。
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