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シフト管理のカレンダーを作る方法4つ | 初めての方にもわかりやすく解説!

カレンダーを使って従業員のシフト管理をしたいと思うものの、具体的な方法がわからずにお悩みの方もいるのではないでしょうか。


本記事ではカレンダーでシフト管理をする方法をわかりやすく解説します。具体例を紹介していますので、効率よくシフト管理をする参考にしてください。


シフト管理のカレンダーを作る方法①:シフオプを利用する

シフト管理のカレンダーをつくるときに、非常に便利なのがシフト管理システムです。例えばこちらのシフオプは、シフト管理だけではなくさまざまな機能があります。


特徴

シフオプはシフトの管理を一括管理できるツールです。従来の手作業とは異なり、希望シフトの収集からシフト作成までスムーズにおこなうことができます。また、シフト作成と同時に人件費が算出されるので、予算の最適化にもつながるでしょう。


さらに、就業時間の設定をすればコンプライアンスの強化も可能です。さまざまな労働関連の法規に抵触するリスクがあると、アラート機能により通知が届きます。


シフト作成後は管理者も従業員もインターネットを通じて共有や確認ができます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からも利用可能です。場所を問わずシフト申請や管理がおこなえるので、より手軽に利用できるのもメリットでしょう。


急な欠勤が出ても、ツール内で出勤打診を一斉送信することで労働力の確保にもつながります。シフオプでは資料請求や無料見積もりもおこなっていますので、一度検討してみてはいかがでしょうか。


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費用

シフオプは初期費用0円で導入可能です。月額料金は1ユーザーにつき300円(税抜)となります。利用ユーザーが多いときは、IDパックプランで割引が適用されます。


導入事例

導入企業には「TOHOシネマズ株式会社」や「株式会社フレッシュネス」など、多数の実績があります。


シフト管理のカレンダーを作る方法②:Googleカレンダーを利用する

Googleカレンダーでもシフト管理は可能です。Googleカレンダーは、Googleアカウントを取得すれば無料で使用することができます。


特徴

Googleカレンダーを使った場合も、希望シフトの提出や管理がオンライン上でおこなえます。紙媒体では、記入した用紙を紛失してしまうなどのトラブルがおきる可能性がありますが、オンラインでの管理ではそのような心配もありません。


色分けしてシフトを管理できるので、出勤状況が一目でわかります。週単位でカレンダーを表示させると従業員の配置がわかりやすく、出勤状況から人手不足の時間帯が把握できるので、効果的な人員配置につながるでしょう。


勤務時間が近くなるとメールで通知してくれるので遅刻や欠勤の防止にもつながります。費用がかからないのもGoogleカレンダーのメリットです。


シフト作成方法

Googleカレンダーは閲覧権限を与えると、カレンダーを複数のメンバーで共有できます。共有設定が済むと、Googleカレンダーで入力したシフト一覧の確認できるようになります。


運用する際には、従業員が希望シフトを入力し、管理者が調整するとシフト作成がスムーズです。カレンダーは月単位、週単位、1日単位の設定が可能なので、利用場面に応じて切り替えるようにしましょう。


シフト管理のカレンダーを作る方法③:無料のExcelテンプレートを利用する

無料でシフト管理ができるカレンダーを検討するならば、Excelのテンプレートを使う方法もあります。さまざまな特徴を持つテンプレートが無料でダウンロード可能です。


「職種でわけたシフト管理がしたい」「夜勤にも対応したシフト表が欲しい」など、自社の希望にあったテンプレートも豊富に揃っています。ここでは、5つの無料テンプレートを紹介します。


人件費計算できるExcelテンプレート

シフト作成では、同時に人件費も考える必要があります。従業員がシフトを入力すると、合計労働時間の計算が行われて人件費の予想金額が出るテンプレートです。


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職種をわけてシフト作成ができるExcelテンプレート

「飲食店のキッチンとホールをわけてシフト作成したい」といった、職種をわけたシフト管理ができるテンプレートです。予算を入力すれば、稼働人員数と売上げをもとに生産性を確認しながらシフト作成ができます。


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色を塗るだけのシンプルなExcelテンプレート

計算式が一切入っていないシンプルなテンプレートです。線を引いてセルに色を塗るだけで使えます。希望シフトを収集したら、勤務時間の色を塗って可視化していきましょう。


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休日が一目でわかるExcelテンプレート

シフトは一覧になりませんが、従業員の休日(月単位)が一目でわかるテンプレートです。勤務の時間帯がほぼ変わらないときは、休日だけの表示で十分な管理ができるでしょう。


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表示形式が切り替えられるExcelテンプレート

1日単位のシフト確認はガントチャートが便利です。しかし、従業員が自分のシフトを確認するときには、月単位の方が見やすいこともあります。その両方で表示ができるテンプレートです。


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シフト管理のカレンダーを作る方法④:Excelでシフト表を自作する

シフト管理の初心者であれば、テンプレートがおすすめです。管理に慣れてきたら、カスタマイズしてシフト表を自作してもよいでしょう。


自作のシフト表では、Excelのさまざまな関数を理解する必要がありますが、より自社に合ったシフト管理カレンダーが作成できます。大まかな流れは、フォーマットを作成して関数を入れていく、という流れになります。


関数を先に入れてしまうとフォーマットの変更がしにくくなるため、最初にフォーマットを作成するようにしましょう。


具体的な作成の手順やポイントについてはこちらから



まとめ

シフト管理のカレンダーを作る方法はさまざまです。シフト管理システム、Googleカレンダー、Excelテンプレートのメリットをそれぞれ理解して活用していきましょう。


シフト管理を効率的におこないたいならば、シフオプがおすすめです。クラウドシステムによってシフト管理の負担が大幅に軽減できます。また、アルバイトやパートの人件費を最適化し、労務コンプライアンス面の強化にもつながります。資料請求や無料見積もりもおこなっているので、ぜひ、ご利用ください。


シフオプの無料見積もりはこちらから

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