シフト管理表をExcelで作るには？コツをおさえて基礎から解説

2019-12-02 01:00（更新：2019-11-12 07:45）

飲食店や小売店などの運営において、シフト管理表は店舗の運営を円滑にするだけではなく、コストや人間関係の調整にまで関わる重要なものです。とはいえ、無理のないシフト管理表を作りたいけれど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。

この記事ではExcel（エクセル）でシフト管理表を作るときのポイントから注意点、実際の作り方まで解説します。効率のよいシフトを組んで、売り上げや職場環境をより良くしていってください。

シフト管理表を作るときのポイント

ここではシフト管理表を作るときのポイントを2つ解説します。

シンプルで見やすいレイアウトにする

シフト管理表は「誰が」「いつからいつまで」をシンプルで見やすくまとめることが重要です。必要以上の情報を記載して見づらくなっていたり、一部の人にしかわからない表記がされていたりすると管理が煩雑になってしまいます。

シフト管理表は、誰が見てもわかりやすいレイアウトを意識しましょう。シンプルにまとまっているだけでシフトに穴がないかを把握しやすくなり、シフト管理が効率化されます。

スタッフの勤務条件を把握しておく

スタッフの勤務条件は、シフト管理表を作成する前に把握しておきましょう。正社員やアルバイトなど異なる雇用形態がある職場の場合、希望する勤務時間や曜日など、一人ひとりの勤務条件も変わります。勤務条件を把握しておくことで、余計な人件費がかかったりシフトに穴を開けてしまったりするリスクを回避できます。

シフト管理表を作るときの注意点

初めてシフト管理表を作るにあたり、どのような点に気をつけたらよいのでしょう。ここでは、シフト管理表を作るときの3つ注意点について解説します。

必要な人員数、部署に注意する

シフト管理表を作るときは、各業務における必要な人員数や部署に注意しましょう。必要な人員数や部署は業務ごとに異なります。適切な人員を配置することで1日の営業がスムーズに進みます。飲食店であれば、キッチンには人員があふれているのに、フロアを担当するスタッフが足りないなどの状態は避けなければいけません。

ベテランと新人のバランスや人間関係を見る

新人ばかりが集中するシフトになってしまうと、指導係の負担が増えて業務が非効率になります。また、人間同士のやり取りである以上、性格や仕事のやり方で合う人、合わない人は出てきます。店舗を運営する中で、従業員の情緒面を考慮することは大切な仕事のひとつです。

人件費などコストの調整

シフト管理表は、人件費などのコストも意識しながら作りましょう。ある日は人件費が5万円だったのが別の日は8万円もかかっていたなど、日によって偏りがあると、コストが正しく管理できません。1日の人件費の上限を設定すると、特定の日時だけコストがかかるといった事態を回避できます。

シフト管理表の種類

シフト管理表には、目的に応じてさまざまな種類があります。ここでは大きくわけて4つのシフト表について解説します。

週間シフト表

週間シフト表とは、1週間における曜日ごとのシフトを管理するためのものです。その週の何曜日に、誰が何時から何時まで勤務しているかがひと目で把握できます。スタッフの勤務条件は曜日単位で決まることが多いため、曜日ごとに人員が不足しがちかなどの傾向がわかりやすいというメリットがあります。

月間シフト表

月間シフト表とは、カレンダーのように1ヶ月分のスケジュールが管理できるシフト表です。週間シフト表に比べると1日に使えるマスが小さく、勤務時間ごとの管理には向いていません。職場で共有するよりも個人で管理するものとして使われます。

1ヶ月単位での勤務状況が俯瞰できるため、月における一人ひとりの勤務バランスを管理できる点がメリットになります。

休暇管理シフト表

休暇管理シフト表とは、誰がいつ休暇を取得しているかを管理するためのものです。基本的なフォーマットは月間シフト表と同じですが、勤務時間ではなく休暇の予定が記載されている点が異なります。土日や祝日などの通常休暇と、有給休暇を色わけして使うことが可能です。

休暇のタイミングが把握できるので、週や月単位で動く業務の場合に有効です。

タイムシフト表

タイムシフト表とは、オープンからクローズまで1日の店舗運営において、出勤するスタッフの名前やスケジュールが記載されているシフト表です。1枚のシフト表が1日分となるため、毎日交換されます。時間ごとにスタッフの勤務・休憩時間を把握できるメリットがあります。表は縦軸に従業員の名前を、横軸に勤務時間を書いた棒グラフにするとよいでしょう。

シフト管理表をExcel（エクセル）で作る手順

ここからは、実際にExcel（エクセル）でシフト管理表を作成する手順について、4つのステップにわけて解説します。

（1）テンプレートをダウンロードする

シフト管理表を作るのに慣れていないうちは、ネット上にある無料のテンプレートを利用するのがおすすめです。テンプレートを利用すると、人員数や日付、曜日などが自動で入力されて便利です。週ごとや月ごとで見られるものもあるので、自分の店舗にあったテンプレートを選んでダウンロードしましょう。

（2）スタッフの名前や時間を入力する

テンプレートを利用する場合でも、勤務するスタッフの名前や勤務時間は手動で入力する必要があります。手動で入力する箇所はミスが発生しやすい箇所です。シフトの内容に合わせて、不備がないようひとつひとつ確認しながら入力しましょう。

（3）週や月が変わったら新しいシートを用意する

週や月が変わるたびに、新しいテンプレートをダウンロードする必要はありません。Excelの画面下のタブ、またはExcelファイルをコピー&ペーストして新しいシートを用意しましょう。日付やスタッフ名、勤務時間などを修正するだけですぐに新しいシフト表を作ることができ、時間短縮になります。

（4）シフト管理表のアレンジに使える関数

慣れてきたらExcelの関数を利用して、自分でカスタマイズしさらに使いやすくしてみましょう。ここでは3つの関数と具体例について解説します。

・SUM関数

SUM関数とは、指定したセルの範囲内にある数値の合計を、自動で計算してくれる関数です。たとえば、タイムシフト表における1日の合計勤務時間や合計人件費は、SUM関数で計算するとよいでしょう。SUM関数を設定しておけば、勤務スケジュールが変更になった際の手計算の手間を省くことができます。

・COUNTA関数

COUNTA関数とは、指定したセルの範囲内にある、空白でないセル（文字や数字が入力されているセル）を数えてくれる関数です。週間シフト表においては、各スタッフの勤務時間が書かれたセルを指定することで出勤の有無をカウントでき、合計の出勤日数を把握したいときに便利です。

・COUNTIF関数

COUNTIF関数とは、指定したセルの範囲内において、指定した条件に合ったセルの数を数えてくれる関数です。たとえば、正社員とアルバイトが混在する週間シフト表でCOUNTIF関数を利用すれば、1日毎の正社員とアルバイトの人員数の内訳を簡単に算出できます。

無料で使えるシフト管理表のテンプレートサイト

実際に、無料で使えるシフト管理表のテンプレートサイトを3つ紹介します。

EXCEL勤怠テンプレート

EXCEL勤怠テンプレートは、月間シフト表のフォーマットがダウンロードできるサイトです。シンプルな出欠管理表からアルバイトの時給の予実管理、給与の締日に合わせた日付の並び順の変更など、複数の機能をもったフォーマットが用意されています。

※参考：EXCEL勤怠テンプレート

bizocean（ビズオーシャン）

bizoceanはビジネスシーンのサポートを目的としたサイトです。検索機能もついているため、多数あるフォーマットの中から目的に合わせたものが見つけやすいのが特徴です。シフトの管理だけでなく、進捗状況を確認できたり、来客予定などが把握出来たりするものもあります。

※参考：bizocean（ビズオーシャン）

勤怠管理表エクセルテンプレート

勤怠管理エクセルテンプレートは、飲食店や小売業におけるシフト管理にフォーカスしたサイトです。時給計算に特化しており、曜日割増や残業割増、変形労働時間制や休憩自動控除など、さまざまな働き方に対応できるようになっています。

※参考：勤怠管理表エクセルテンプレート

Excel（エクセル）が難しかったらシフト管理システムが便利

Excelでシフト管理表を運用する場合、Excelの操作や関数に慣れていないとかえって時間がかかってしまったり、管理が煩雑になったりすることもあります。Excelに不便さを感じるときは、「シフト管理システム」の利用がおすすめです。シフト管理システムとは、パソコンやスマートフォンにインストールするだけで使えるソフトのことです。

スマートフォンから直接シフトを提出できる機能をはじめ、勤怠管理や給与の自動計算、長時間労働の改善や指紋・ICカードでの打刻など、管理者の負担を軽減してくれるさまざまな機能が備わっています。効率のよい店舗運営を目指すのであれば、シフト管理システムの導入を検討するのもひとつの手です。