店舗運営のシフト管理を解決！無料から使えるシフト管理システム12選
店舗を運営するとき、管理の手間がかかるのがシフト表の作成です。特に、複数の店舗を運営している場合、シフト表を管理するだけで一苦労というケースも少なくないでしょう。
この記事では、シフト管理システムの選び方からメリット・デメリットまで詳しく解説しています。おすすめのシステムも紹介しているので、今後の店舗運営の参考にしてください。
シフト管理システムとは？
シフト管理システムとは、従業員ごとのシフト設定、勤怠管理を行うシステムのことです。従業員に希望勤務日の提出を一斉に呼び掛ける機能や、シフト表へ適切な人員を配置する機能など、管理の手間を大幅に軽減できる機能が搭載されています。
従業員のスキルレベルや、曜日ごとの来客予想数などをもとにしたシフト作成が可能なため、シフト作成担当者の経験不足による配置ミスの心配もありません。シフト作成の手間を省いて業務を効率化するだけでなく、転記や修正などに伴う人為的なミスも防ぐことができます。
シフト管理システムの選び方
いくつもあるシフト管理システムの中から、どのように自店舗にあうものを選べばいいのでしょうか。ここでは、システムを選ぶ際のポイントを解説します。
自店舗の勤務形態とあっているか？
正社員だけで構成されているのか、パートやアルバイトが多いのか、派遣や業務委託も含まれるのかなど、従業員の勤務形態によってもシステムの選び方は変わってきます。正社員のみの場合はシンプルなシステムで問題ありませんが、勤務形態が複雑な場合は、細かく設定が可能なシステムを選ぶようにしましょう。
自店舗の業務形態とあっているか？
自店舗の業務形態にシステムがあっているかどうかにも注意しましょう。店舗運営に特化したシステムなのか、オフィスワークを対象にしたシステムなのかで付属する機能も異なります。複数の飲食店を運営している場合などは、複数の店舗にまたがったシフト管理に対応しているかどうかも確認しましょう。
サポートや機能面は充実しているか？
導入後の運用を考慮し、サポート体制が整っているかどうかもしっかり確認しましょう。システムにトラブルがあったり、疑問点が出てきたりした場合に、適切にサポートしてもらえるかも重要なポイントです。また、シフト表の作成だけでなく、給与計算や勤怠管理システムと連携もできるシステムであれば、さらに業務を効率化することができます。
シフト管理システムを導入するメリット・デメリット
ここでは、シフト管理システムを導入するメリット・デメリットを挙げて解説します。自店舗の状況に照らしあわせて確認してみてください。
メリット
・シフト表の作成時間を削減して店舗運営に集中
シフト作成担当者が手作業やエクセルでシフト表を作ろうとすると、作成自体に手間がかかるうえに、シフト表を印刷したり配布したりする作業も必要になります。シフト管理システムを導入すれば、従業員から提出されたシフトを自動で集計できます。シフト管理の業務を大幅に効率化でき、浮いた時間を店舗運営に集中する時間にあてられます。
・スタッフ全員でシフト表を共有できる
シフト管理システムは、インターネット環境さえあれば店舗のスタッフ全員でシフト表にアクセスすることが可能です。従業員は、マートフォンやタブレットを使ってシフト希望を提出することができるため、メモや口頭で伝えていたときのような誤記入や連絡ミスが起きません。急にシフトを変更するときも、リアルタイムで変更が可能なので調整もスムーズです。
・効率的なシフトを組んで人件費を最適化
シフト管理システムでは、各従業員の出勤希望日はもちろん、スキルレベルや経験、当日に必要な人員予測など、さまざまな要素に対応したシフトが作成できます。人員の過不足を簡単に把握できるので、効率的なシフトを組むことができ、人件費を最適化できます。手作業でシフトを組んでいたときのような配置ミスもありません。
・不正な打刻や記入ミスを防ぐことができる
シフト希望をメモで提出してもらった場合、シフト作成担当者の転記ミスや計算ミスが起こる可能性があります。シフト管理システムを導入すれば、勤務時間数は自動で計算でき、メモやタイムカードで起こりがちな打刻の不正や記入ミスなどを防ぐことができます。また、シフト希望を従業員本人がシステム上で提出するため、転記ミスも起こりません。
・複数の店舗のシフト管理が可能になる
飲食店や小売店を複数管理している場合、店舗運営に抜けがないようスタッフをうまく配置する必要があります。シフト管理システムなら、複数店舗のスタッフの出勤希望を把握できます。これまでは複数のシフト表を別々に管理していた担当者も、システム1つで複数の店舗を同時に管理することが可能になります。
デメリット
・導入の手間やルール作りの手間がかかる
シフト管理システムでは、導入に際してある程度の手間がかかります。ルール作りやルールの共有のためには一定の時間が必要です。システムをうまく活用するには、スタッフ全員がルールを共有し、理解する必要があります。このため、スタッフ全員にルールが浸透するまでの間に、個人のスマホに設定したり使い方を説明したりするなど、いくつかの手間や時間が生じます。
・システムにトラブルがあったときの対応が必要
シフト管理システムを導入したものの、使い方がわからなかったり、何らかのエラーが発生したりすることもあります。不明点やエラーが出たときには、サービスセンターへの連絡などの対処が必要です。システムエラーなどの事態に備えて、トラブル時のサービス体制が整ったシステムを選んでおくといいでしょう。
・必要な機能をそろえるためにコストがかかることも
勤務形態や業務形態が多岐にわたり、独自制度が多い場合は、一般的なシフト管理システムでは対応しきれず、カスタマイズが必要になる場合もあります。無料の機能で補えない場合は、有料でシステムを拡張することになります。自店舗に必要な機能をそろえるために、ある程度のコストがかかる可能性も認識しておきましょう。
シフト管理システムは「クラウド型」がおすすめ
システム管理システムのメリット・デメリットを理解したうえで、導入を検討している方におすすめしたいのは、「クラウド型」のシフト管理システムです。「クラウド型」は、インターネット環境さえあれば、パソコンやスマートフォンからいつでもアクセスが可能なシステムです。
また、システム会社がサービスを運用するため、自店舗でシステムを開発したり、メンテナンスしたりする必要がありません。ソフトなどを購入する必要もなく、比較的リーズナブルに運用できるメリットもあります。
無料から使えるシフト管理システム12選
無料でも使えるものなど、おすすめのシフト管理システムについて解説します。
おすすめのクラウド型シフト管理システム
クラウド型シフト管理システムの中からおすすめのものを7つ厳選して紹介します。
・シフオプ
【特徴】
複数の店舗間で人材を共有でき、欠員状況の可視化や複数店舗間でのシフト共有、ヘルプ募集などが可能です。労務規定違反やリスクのあるシフトに警告を表示するアラーム機能も搭載しています。
【費用】
初期費用0円で、ユーザー1人あたり月額300円で利用できます。1,000名以上で利用する場合はユーザー数に関わらず金額は固定になります。1,000名のIDパックプランは月額270,000円です。
・ジョブカン
【特徴】
変形労働やフレックスなどさまざまな勤務形態に対応しており、所属・雇用形態ごとに設定することが可能です。GPSを利用した打刻システム、LINEを用いたシフト確認などの機能も充実しています。
【費用】
初期費用は0円で、ユーザー1人あたり月額200円から利用できます。4つある機能を自由に組み合わせて利用できるという特徴があります。
・Airシフト（エアシフト）
【特徴】
スタッフへの希望シフトの提出依頼や大枠のシフト作成が自動化されていて、紙やメールで詩賦を集める手間が軽減されます。チャット機能による出勤依頼や欠勤申請なども可能です。
【費用】
ユーザー1人あたり月額100円で利用できます。毎月1日～末日のユーザー数に応じて計算されます。
・SHIFTEE（シフティ）
【特徴】
従業員のスキルを確認しながら、シフト表を作成することができます。複数の店舗を横断したシフト調整や完成したシフトをスタッフへ通知する機能があります。
【費用】
初期費用は0円です。プランは3種類あり、ユーザー1人あたり月額200円から利用できます。
・R-Shift（アールシフト）
【特徴】
小売業やサービス業に特化したシフト管理システムで、シフト表や作業割当表、レジ割当表などを自動で作成でき、来店客数予測機能も付属しています。
【費用】
初期費用は500,000円で、ユーザー1人あたり月額300円から利用できます。従業員数による数量割引もあります。
・CLOUZA（クラウザ）
【特徴】
シフト管理だけでなく勤務データの集計ができたり、各給与ソフトとの連携があったりと、勤怠管理ソフトとしても役立ちます。
【費用】
初期費用0円で、ユーザー1人あたり月額200円から利用できます。500名以上の場合は、別途問い合わせとなります。
・jinjer勤怠（ジンジャー）
【特徴】
従業員にとってわかりやすい画面で、マニュアルがなくても使いやすいデザインが特徴です。勤怠管理だけでなく、従業員のモチベーションや退職リスクも察知してくれます。
【費用】
初期費用100,000円で、ユーザー1人あたり月額300円から利用できます。
業種に特化したシフト管理システム
次に、飲食店や医療施設など、業種に特化したシフト管理システムを紹介します。
・BistroMate（ビストロメイト）
【特徴】
飲食業・外食業に特化したシフト管理システムです。シフトの管理だけでなく、売上や食材の発注などのデータを管理する機能も搭載されています。
【費用】
初期費用は100,000円からで、利用料は1店舗ごとに月額10,000円からです。なお、利用する機能やサポート内容によって変更となります。
・Fooding Journal（フーディング ジャーナル）
【特徴】
飲食店に特化したASP方式のシステムで、シフト管理はもちろん、原価管理や売上管理、管理上の損益計算なども可能です。
【費用】
都度問い合わせする必要があります。費用は企業単位で発生する初期費用と、店舗単位で発生する月額利用料の2つで構成されています。
・ほすぴタッチ
【特徴】
大規模医療機関や病院に特化したシフト管理システムで、個人間のシフト交換ができるのが特徴です。高度なセキュリティレベルで情報が管理されています。
【費用】
初期費用は220,000円で、100ユーザーまでは月額46,000円で利用できます。以降は100ユーザーごとに費用が上がり、500ユーザー以上での利用は別途見積もりとなります。
・快快シフト君NEO
【特徴】
一般業種向け、介護業種向け、医療業務向けの3種類のシフト管理システムがあります。シフト表の作成から人材確保まで、それぞれの業種のニーズに沿った内容になっています。
【費用】
都度問い合わせる必要があります。
・TeamSpirit Leaders（チームスピリット リーダーズ）
【特徴】
シフト管理はもちろん、プロジェクト原価管理などの実績入力、予実管理、工数管理などを行うことができるプラットフォームです。
【費用】
初期費用は150,000円からで、ユーザー1人あたり月額600円から利用できます（最低30,000円、50ユーザーのサブスクリプションを含む）
Excel（エクセル）によるシフト管理
シフト管理システムを導入せず、エクセルなどでシフト表を作成・管理することも可能です。エクセルのシフト表もテンプレートが無料で配布されていますし、文字のサイズや色の変更など、自由にカスタマイズすることが可能です。
ただし、時給や時間数などを計算する場合は関数を入力しなければならず、ある程度の知識が必要になります。
まとめ
店舗を運営するうえでシフト作成に苦労しているという方に向けて、シフト管理システムの選び方やメリット・デメリットを解説しました。システムを導入する際は、シフト作成担当者だけでなく、従業員全員が使いやすいものを選び、コストに見合った機能が搭載されているかも確認することが大切です。
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