シフト管理ソフトのメリット・選び方は？おすすめソフト・サービス【7選】
従業員のシフト管理をしているものの、シフト作成に時間がかかったり変更が多く対処するのが大変だったり、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、そのようなシフト管理者が抱えている問題について解説したあと、シフト管理ソフトのメリットやソフトを選ぶ際のポイントを解説します。おすすめのシフト管理ソフトも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
シフト管理者が抱える悩み
はじめに、シフト管理者の多くが抱えている悩みについて、以下で解説します。
シフト作成・修正に時間がかかる
従来の手作業によるシフト作成の場合、従業員から希望のシフトを収集し、それぞれの希望や能力を考慮する必要があります。シフトを作成したあとも、従業員の急な欠勤などがあれば、その都度人員配置を考え直さなければなりません。そのため、すべての工程を手作業で行うのは、非常に時間がかかります。
人件費がかかる
手作業の場合、シフト作成に時間がかかるため、その分の作業中の人件費がかかります。また、シフトを作った結果、適切に人員を配置することができずに人員が余ってしまえば、余計なコストが発生します。
適切な人員配置には経験が必要
シフト作成の際は、従業員の希望だけではなく、経験年数や能力・スキルも考慮した人員配置が必要です。総合的な判断からシフト作成をするには、シフトを管理する側の経験も必要とされるのです。また、シフト管理の経験は他者に引き継ぐことが難しいため、管理者がいなくなるとシフト管理に支障をきたすことがあります。
手作業によるミスが起きやすい
従業員から紙で希望シフトを出してもらい、ひとつひとつを手入力していくと、ミスが発生しやすいです。従業員の急な欠勤があった際にも、シフト表を修正し忘れるといったミスが起こることもあります。そのため、勤務時間や給与の集計の際のミスに繋がってしまう場合があります。
シフト管理ソフトでできること・メリットは？
ここからは、シフト管理ソフトでどのようなことができるかや、そのメリットを解説します。
シフト自動作成で時短・コストカット
シフト管理ソフトの強みは、シフトを自動で作成できることです。手作業でシフトを作る手間をなくせるほか、シフト作成に費やしていた時間を大幅に短縮できるため、コストカットに繋がります。
均等にシフトを割り振れる
シフトを作る際、均等にシフトを割り振るは難しいです。特に夜間勤務があったり24時間営業だったりする場合には、シフトを作成するのは大変です。しかし、シフト管理ソフトでは、複雑な勤務形態でもスムーズなシフトの割り振りが可能です。
スキルや相性を考慮した人員配置が可能
シフト管理ソフトでは、従業員の経験年数やスキル、従業員間の相性なども事前に登録できる場合があり、それらの情報をもとに、最適な人員配置をしてくれます。また、飲食店など土日や平日など曜日ごとに必要な人数が異なる場合も、各曜日に適した配置が可能です。
アラート機能で人的ミスが減る
急なシフト変更があると、伝達ミスなどが起こりやすいです。しかし、シフト管理ソフトでは、シフトを修正した際に人員不足や重複配置などのミスがあれば、アラート機能で通知してくれます。人的なミスが減ることで、円滑なシフト管理につながります。
シフト表への反映漏れがなくなる
シフトを手入力していると、入力漏れが発生することがあります。特に、シフトを修正する際には、起きやすいでしょう。シフト管理ソフトならば従業員本人が希望シフトを入力するので、反映漏れが起きる心配がありません。従業員が入力したシフトは自動的に反映されるため、管理者が調整するのも簡単です。
シフト未提出者へ自動催促できる
従業員から紙で希望シフトを収集すると、未提出者を特定し、個別に連絡することが必要になります。しかし、シフト管理ソフトは、シフトの未提出者にも自動で催促してくれるので、管理者の負担が減ります。
急な欠勤・シフト変更へ素早く対応できる
急な欠勤が出ると、代理を探したり、シフト表を確認したうえで空いている従業員へ連絡したりする手間が生じます。シフト管理ソフトを使うと、空いている従業員を自動で探してヘルプ要請を出してくれます。
シフト管理ソフトを選ぶときのポイント
シフト管理ソフトは数多くあります。そのなかで、自社に最適なソフトを選ぶことが重要です。ここでは、シフト管理ソフトを選ぶときのポイントを解説します。
自社の勤務体系に対応しているか
業種や職種、店舗ごと、または雇用形態などによって勤務体系は異なります。夜勤があったりアルバイトが多かったり、状況はさまざまでしょう。店舗を横断したヘルプ体制が必要なケースもあります。シフト管理を適切にするには、自社の勤務体系に対応しているソフトを選ぶことが重要です。
他のシステムとの連携が可能か
自社の勤怠管理システムと、シフト管理ソフトが連携できるかも重要なポイントです。連携ができれば、シフト管理ソフトで入力したシフトが、勤怠管理システムにそのまま反映されるので、自動的に給与計算なども行ってくれます。導入済みのシステムと連携できるかを、しっかり確認しましょう。
サポート体制が充実しているか
シフト管理ソフトで管理するデータは店舗などを運営いていくうえで重要なものなので、不具合があったときのサポート体制が充実しているかも重要です。事前にどのようなサポートがあるかを確認しておきましょう。
スマホ対応か
スマートフォンに対応したシフト管理ソフトは従業員にとっても便利です。従業員の希望シフト提出やシフトの確認がいつでもできたり、管理者は出先でもシフト調整ができたりします。スマートフォン対応のソフトを導入する際は、どのOSに対応しているか、従業員が利用できるかの確認をしてからがよいでしょう。
おすすめのシフト管理ソフト・サービス【7選】
数多くのシフト管理ソフトがあり、どれを選ぶべきかも迷うでしょう。そこで、おすすめのシフト管理ソフトやサービスを7つ紹介します。
（費用については、すべて2019年9月3日時点のものとなります。）
シフオプ
・特徴
・さまざまな切り口でシフト作成が可能
・リマインドメールの自動送信
・複数の店舗間でシフト共有・ヘルプ要請が可能
・シフトの作成と同時に自動で給与計算される
・労務管理アラートの機能がある
・PC・スマホ・ガラケーも対応
シフオプでは、日別や週別、月別といったさまざまな切り口の画面でシフト作成が可能です。従業員から申請されたシフトは、管理者側の画面に自動反映されます。事前に設定したタイミングでリマインドメールを送信できたり、ヘルプ要請も簡単な操作で複数店舗へ一斉送信できたりするなど、便利な機能があります。
そのほか、労務管理アラートがあり、シフト作成時に労務規定違反などがあれば知らせてくれるので、コンプライアンス面の強化が期待できます。
・費用
初期費用なしで導入できます。月額料金はユーザー1人あたり300円です。1,000名以上の利用で、お得なパックプランもあります。
Airシフト（エアシフト）
・特徴
・入力されたシフトの自動反映
・日別の概算人件費を自動で算出
・人手不足の可視化
従業員が入力したシフトは自動的にシフト表に反映され、管理者はそこから調整するだけで簡単にシフトが作れます。また、作成したシフトから人件費が計算され、日別にかかるおおよそのコストもわかりますので、予算に応じたシフト作成ができるでしょう。人手不足の状態も把握しやすくなっていますので、早期に確保の手配が進められます。
・費用
無料体験期間があり、利用開始月と翌月は0円で利用可能です。それ以降は1人あたり月額100円がかかります。
R-Shift（アールシフト）
・特徴
・月間シフトの自動作成
・作業割り当ての自動作成（日別シフト）
・オプションにより機能追加
シフト管理と作成に重点を置いたソフトです。収集した希望シフトから、月間と日別で自動的にシフト作成します。日別では従業員別の作業割り当ても可能です。勤怠データの連携や、POSデータとの連携などはオプションで追加できます。
・費用
30日間の無料体験期間があります。初期導入費用が50万円、月額利用料は3万円～となっています。
ジョブカン勤怠管理
・特徴
・豊富な打刻方法
・給与計算ソフトとの連携
・外国語対応
・さまざまな勤務形態に対応
従業員の打刻方法は、ICカードや指静脈認証などに対応しています。給与計算ソフトの主要なものに連携可能ですので、勤怠管理もスムーズでしょう。時差や英語表示にも対応しているため、グローバルに展開する企業も導入しやすいです。夜勤や早番・遅番といった勤務形態にも対応しています。
・費用
無料体験期間が30日間あります。無料プランと有料プランがあり、有料プランは機能をいくつ選ぶかで異なります。（1つ利用の場合、1人あたり月額200円）月額最低利用料金は2,000円です。
jinjer勤怠
・特徴
・シリーズサービスとクラウドで連携可能
・アプリ上で管理可能
・人員の過不足把握がしやすい
jinjer勤怠は、ほかにも人事や経費管理、労務管理など複数のサービスを提供しています。勤怠も連携することで、総合的な従業員の管理が可能です。スマートフォンアプリでも作業ができるため、急な欠勤でもアプリ上からヘルプ要請ができます。従業員の過不足を能力別や勤務時間別で把握できるため、最適な人材配置も可能です。
・費用
無料体験ができます。有料プランは選んだサービス数で初期費用と1人あたりの月額費用が異なります。（初期費用10万円〜、1人あたり月額300円〜）
SHIFTEE（シフティ）
・特徴
・連絡事項の一斉送信
・豊富な機能でシフト作成が可能
・マルチデバイス対応
管理者が連絡事項を一斉送信でき、希望シフトの収集に便利です。シフト作成時は、固定シフトや従業員のスキル表示により効率的な作業ができます。クラウド型のシステムのため、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレット端末にも対応しています。
・費用
初期費用0円で導入可能です。有料プランは機能制限のあるLIGHT版が1人あたり月額200円、機能制限なしのFULL版は1人あたり月額400円（500人未満の場合）になります。FULL版を500人以上で利用する場合は問い合わせが必要です。
おまかせシフト
・特徴
・手書き感覚のシフト作成
・メッセージ機能で一括連絡
・時間ごとに必要な人員把握が可能
シフト作成をマウスのドラッグだけで簡単に行うことが可能です。また、メッセージの一括送信により、業務連絡やヘルプ要請が効率的に行えます。シフト作成時には1時間単位でスタッフ数が自動集計されるため、過不足の把握がスムーズです。また、スマートフォンやタブレット端末での利用もできます。
・費用
すべての機能が使える無料体験があります。初期導入費用は0円で、月額契約は7,000円、年間契約は7万円です。
まとめ
シフト管理ソフトを活用すると、人的なミスを防いでスムーズなシフト管理が可能になります。導入する際には、自社にあったサービスを選ぶことが重要です。
シフオプは複数店舗のシフト管理が可能で、大手企業も導入しやすいシステムです。労務管理アラート機能がありコンプライアンス面の強化もできるほか、不具合時のサポート体制やコールセンターの対応も手厚く行ってくれます。無料見積りも行っていますので、ぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。
