シフト管理ツールを3つ厳選紹介｜導入するメリットや選ぶポイントも徹底解説
飲食業や小売業で、店舗数やアルバイト人数が多いことから、シフト管理作業が大変になったと感じている方は多いと思います。本記事では、シフト管理の課題やシフト管理ツールを導入するメリット・デメリット・シフト管理ツールの選び方を解説しています。
おすすめのシステム管理ツールを3つ厳選し紹介しているので、導入を考えている方はぜひ参考にしてください。
シフト管理ツールとは？
シフト管理ツールとは、従業員ごとのシフトや出退勤時間を管理するためのものです。給料計算やタイムカードの機能もあり、効率的にシフトの管理が行えます。近年IT化が進んだことにより、シフト管理の主流は、紙やエクセルから管理ツールへと変わってきています。
シフト管理の課題
管理者の負担となるシフト管理の課題を3つ取り上げて解説します。
シフト表作成の負担
従業員から提出されたシフトを集計した上で、バランスよくシフト表を作成することは、管理者にとって、かなりの負担となります。シフト表を作成する際は、従業員の希望を聞き取り、できるだけ不満が出ないようにする必要があります。
従業員の希望提出後、短時間でシフトを作成しなければならないのも負担の原因となります。
給与計算の負担
時給制のアルバイトは、勤務時間が従業員ごとに異なります。管理者にとって、給与計算はかなりの負担です。全ての従業員の給与計算を行うには時間がかかります。人件費の予算は決められているため、残業代などが増えることで、予算を超えないように管理する必要もあります。
従業員配置の負担
従業員配置も、シフト管理者にとって負担が大きい課題のひとつです。従業員の配置にあたっては、各々の能力や、忙しい日と忙しくない日を考慮するだけでなく、急な欠勤への対応も必要になります。不平等な従業員の配置を行うことによって不満が出ることがないように配慮する必要もあります。
シフト管理ツールを導入するメリット
シフト管理ツールを導入するメリットを3つ解説します。
業務を効率化でコスト削減できる
シフト管理ツールを導入することで、業務が効率化され、コスト削減ができます。従業員の希望シフトを一括で管理し、シフト表をツール上で作成できます。紙ベースで集計する手間に比べて、シフト作成の工数が大幅に減ります。
給与計算も簡単にできます。シフト作成・管理・給与計算の作業に費やしていた時間を他の業務に当てることができ、人件費等の削減につながります。また、紙などのコストも不要になるなど、様々なコストの削減が可能となります。
スマートフォンやPCから簡単に操作できる
シフト管理ツールは、スマートフォンやPCから簡単に操作ができます。従業員は、自分のスマートフォンやPCを使い、勤務先以外の場所でも入力できます。ツールの通知機能を利用すれば、シフトの記入忘れも防げます。
確定後のシフト表の共有もできるので、従業員はスマートフォンやPCから、いつでもシフトを確認できます。シフト管理ツールは管理者だけでなく、従業員にもとっても、都合の良い便利なツールと言えます。
最適な配置で従業員の満足度が向上する
シフト管理ツールの導入により、従業員の最適な配置ができるようになります。混雑する時間帯にはベテランを配置し、暇な時間帯には少なめの従業員配置にするなどの管理がし易くなります。
新人といっしょにベテランの従業員を配置したり、人間関係に配慮した配置行ったりすることも可能です。一部の従業員だけが過剰に入るなどの不平等なシフトも防げるため、従業員の満足度向上につながります。
シフト管理ツールを導入するデメリット
シフト管理ツールを導入するデメリットを3つ解説します。
初期導入などのためコスト負担が増える
シフト管理ツールを導入する際、初期費用や月額費用などが発生します。導入する機能が増えれば、その分コストも増えます。不要な機能を導入してしまうとその分のコストが無駄になってしまいます。
コストの無駄をなくすためには、導入前に必要な機能を選択・検討しておくことが重要です。システム導入にかけられる予算を設定し、最低限必要な機能のみを導入することをおすすめします。
初期設定などに時間がかかる
システム管理ツールは、初期設定などを行う必要があり、使用開始までに時間がかかります。また、使い始めは、操作に慣れなかったり、操作ミスをしたりなど、従業員が使いこなせるまでには、やはり時間がかかります。
マニュアルの配布を行ったうえで、説明会を行うなど、従業員教育が必要となります。複数店舗で導入する際は、一斉に使い始めるのではなく、試験的に一店舗で導入することをおすすめします。従業員の意見を参考にし、段階的に導入するとよいでしょう。
シフト管理ツールを選ぶ際の注意点
シフト管理ツールを選ぶ際の注意点を5つ解説します。
自社の勤務体系とあっているか？
自社の勤務体系や、業務内容に合ったシフト管理ツールを選びましょう。シフト管理を行う際に必要な機能は、業種によって異なります。複数店舗の運営・24時間営業など、業種によって異なる勤務体系にツールの機能があっているかを確認しましょう。
自社の雇用形態とあっているか？
自社の雇用形態と合ったシフト管理ツールを選びましょう。正社員・派遣社員・パート・アルバイトなど、複数の雇用形態の管理に対応できるかを確認する必要があります。従業員の雇用形態によって、時給・手当などの契約内容が異なるため、柔軟な対応のできるツールがおすすめです。
簡単に操作できて使いやすいか？
誰でも簡単に操作できるシフト管理ツールを選びましょう。操作が難しいツールであれば、管理者も従業員も導入のメリットを感じにくいです。ツールの操作が苦手な方もいると考えられますので、誰もが簡単に使える操作画面のツールにすることをおすすめします。
スマホなどの端末で利用できるか？
スマホなどの端末で利用可能なシフト管理ツールを選びましょう。スマホが利用できれば、従業員・管理者は、時間や場所を問わず、シフト入力・作成・管理などを行えます。スマホ上で、完成したシフト表の共有ができるので、とても便利です。急な休みなどの連絡も、スマホで行えれば、その後の対応も速やかに行えます。
セキュリティなどのサポート・サービス体制は？
シフト管理ツールはオンラインで利用するので、セキュリティに関するサポートやサービス体制を必ず確認しましょう。困った時や、急なトラブル発生時には、電話やメールでいつでも対応してくれるかなども重要なポイントです。
おすすめシフト管理ツール３選
たくさんシフト管理ツールの中から厳選し、3つのシフト管理ツールを紹介します。
複数店舗のシフト管理「シフオプ」
・概要
複数店舗のシフト管理がしやすい、クラウド型のシフト管理ツールです。従業員から提出されたシフトを収集し、シフト作成・管理ができます。急な欠勤が出た時には、ヘルプ募集の一括送信機能を利用することで管理者の負担を軽減できます。また、長時間労働の注意喚起などの労務アラート機能があります。
・特徴
・チャット機能があり、シフト連絡をリアルタイムに行える
・確定したシフト表の共有
・シフトを可視化し、現場の欠員を把握
・ヘルプ募集機能あり
・シフト表作成時に人件費を自動計算
・ツール操作は簡単
・スマホ・PC・タブレットに対応
・費用
・初期費用：0円
・月額料金：月額300円/ユーザー
・1,000名以上の利用は割引プランあり
※税抜き、2019年8月時点の情報
・導入企業
「銀のさら」など
必要な機能がオールインワン「jinjer勤怠」
・概要
勤怠管理の他に、労務管理・人事管理・マイナンバー管理などの管理ができるクラウド型のシフト管理ツールです。従業員の多彩な登録情報からスキルを把握して、能力別や過不足時間帯を踏まえたシフト管理ができます。早番・遅番といったシフトパターンにも対応しています。
・特徴
・予算や人員配置を考えた最適なシフトの自動作成できる
・従業員の過不足を能力別・時間別に管理できる
・データのCSV出力ができる
・ChatworkやSlackなどのアプリで打刻できる
・スマホ・PC・タブレットに対応
・費用
・初期費用：100,000円～
・月額料金：300円/ユーザー
・無料トライアルあり
※税抜き、2019年8月時点の情報
・導入企業
株式会社P＆Eフーズ、株式会社東京調剤センターなど
店舗形態のシフト管理「アールシフト」
・概要
小売業やサービス業に必要な機能が豊富にそろったクラウド型のシフト管理ツールです。複雑な条件を考慮した月間シフト・日別シフトを自動作成できます。従業員の勤務時間・日数が把握でき、給与計算に便利です。欠員が発生した際の追加募集を自動化できるのも特徴です。
・特徴
・直感的でわかりやすい操作画面
・ストレスを感じないレスポンス
・月間、日別シフト自動作成
・勤怠データ・POSデータ・気象データなどの連携
・欠員が生じた際の追加募集の自動化
・スマホ対応
・費用
・初期費用：500,000円
・月額料金：300円/ユーザー
・無料トライアルあり
※税抜き、2019年8月時点の情報
・導入企業
ドンキホーテ、ロフトなど
まとめ
シフト管理ツールは、従業員・アルバイトなどの勤怠を一括で管理できるツールです。ツールを導入することで、管理コストの削減もでき、従業員の満足度向上にもつながります。ただし、自社に適するツールを選ばないと、却って作業の負担が増えたり、コスト負担が重荷に感じられたりするので注意が必要です。
シフオプは、複数店舗の管理がしやすいシフト管理ツールです。サポートやコールセンターの対応も手厚く、安心して利用できます。利用人数による割引プランもあり、利用の見積もりは無料で行っているので、お気軽に資料請求ください。
