無料で使えて楽々シフト管理｜おすすめシフト管理システム５選
社員やアルバイトの管理において、シフト作成や管理を手作業で行っている方も多いと思います。しかし、シフト作成や管理を手作業で行うのは大変です。そこで便利なのが、まずは無料でお試しすることができるシステム管理ソフトです。
本記事では、シフト管理システムの導入で解決する問題から、おすすめシフト管理ソフト５選まで紹介します。ぜひ、シフト管理の参考にしてください。
シフト管理システムを使ってみよう
従来のシフト作成は、従業員から希望を用紙に書いてもらって手作業で集計していくのが一般的でした。これは時間と手間がかかって大変な作業です。記入した用紙の紛失や入力ミス、などのトラブルの原因にもなります。
しかし、シフト管理システムを使えばシフト作成の悩みを解決することができます。
シフト管理システムと勤怠管理アプリの違いとは？
シフト管理システムと勤怠管理アプリの違いはなんでしょうか。以下で、違いを解説します。
シフト管理システムとは、シフトを自動作成できるツールです。スマートフォンアプリでも操作が可能なツールが多く、従業員が希望のシフトをツールから提出すると、自動的にシフト表が作成できます。そのほかにも、従業員の出退勤打刻機能などがついているものもあります。
さらに給与計算が簡単にできる機能や、データ連携など多くの機能が備わっているものもあります。
一方の勤怠管理アプリとは、従業員の出退勤状況を把握するものです。しかし、多くの勤怠管理アプリでは、シフト管理機能も含まれる場合が多いです。シフトの収集からシフトの作成・共有など、シフトを作成するという基本的な作業は十分に行えることでしょう。
シフト管理システムで解決する問題
シフト管理システムの導入で、以下の5つの問題を解決できます。
どのような問題が解決できるのか順に説明します。
均等かつ公平なシフトを作成できる
シフト管理者が、均等かつ公平なシフトを自力で作成するのは大変なことです。均等なシフトの割り振りができないと、公休取得などにも差が出てしまいます。公平性が維持されないと、従業員間や、会社と従業員の間でトラブルになってしまうことも。シフト管理システムを使えば、均等なシフトの割り振りができるのでトラブルを防止できます。
人的ミスを防げる
従来のシフト管理では、従業員の勤務時間をタイムカードからエクセルなどの別のシステムへ再度入力しなくてはなりませんでした。しかし、管理者が入力する際に、ミスしてしまうこともあります。シフト管理システムなら、それらの人的なミスを防ぐことができますし、シフト希望の収集からシフト作成まで一括して管理することができます。
急な変更にも対処できる
シフト制の業種では、従業員の急な欠勤があると早急な対応が求められます。管理者は欠勤の連絡を受けてから、従業員の一人一人に連絡して出勤の打診をしなくてはなりません。これには時間も手間もかかります。
シフト管理システムなら、急な欠勤が出た場合、出勤できる従業員を素早く検索できます。複数の従業員への出勤の打診も、一括で送信することが可能です。このように、急なシフトの変更にも対処できるのも大きなメリットです。
シフトへの反映漏れを防げる
手作業のシフト管理は、シフト表への反映漏れが起きる可能性があります。また従業員がシフトの希望を紙で書いたり、口頭で伝えたりすると管理者に正確に伝わらなかったり勘違いが起きたりもします。
シフト管理ツールならば、管理者は従業員が入力した情報をもとにシフトを作成します。「言った、言わない」などのトラブルが起きる可能性は低くなります。
シフト作成にかかる時間を短縮できる
現場がうまく回るかは、シフト作成によって決まります。新人とベテランスタッフを組み合わせたり、人手が足りない時間帯に配置を増やしたりなど、考慮すべきことは多岐に渡ります。それを手作業で行うのは、大変な時間と労力を要します。
シフト管理システムを活用すれば、従業員の配置が自動化できるため、シフト作成の時間短縮につながります。
シフト管理システムの選び方
シフト管理システムを導入するメリットは多くあります。しかし、自社に合うツール選びが重要です。以下で、シフト管理システムの選び方を解説します。
自社のシステムと合っているか調べる
シフト管理システムを導入するときには、自社のシステムと連携できるかが重要です。システムの連携ができれば、従業員の勤怠情報を活かした計画を立てることができます。
エクセルに連携できるフォーマット（CSV形式）が搭載されていれば、データ共有が簡単になります。すでに勤怠管理システムを導入している場合でも、自社のシステムとシフト管理が連携できるかをしっかりと確認しましょう。
勤務体系と合っているか調べる
働き方の多様化が進んでいる現在では、自社の勤務体系と合うシステムであるかどうかも大きなポイントです。外勤、内勤、在宅勤務、サテライトオフィス勤務など幅広い勤務体系がある場合、システムを導入することで管理者の負担を大幅に軽減できます。
システムを導入すれば、誰がどの時間にどれだけ働いたか管理しやすくなります。その一方で、従業員数が少なかったり、オフィス内の勤務がほとんどだったりすると、システムとマッチしないこともあるでしょう。自社の勤務体系を振り返り、適切なシステムを選びましょう。
費用に合わせて選ぶ
シフト管理システムのサービスは沢山あり、それぞれ機能や特色、費用が違います。費用も無料、1ユーザーあたりの月額料金、最低利用料が決められているものなどさまざまです。
どれが合うかは企業によりますが、従業員が少人数の場合は無料のものや1ユーザー単位で利用できるシステムを導入するとよいでしょう。
数百～数千人の従業員をかかえる大企業だったり、複数の店舗を運営しているときは、1ユーザー単位のシステムでは費用が高くなりがちです。ユーザー数による割引があるツールを選ぶなどして、コストとのバランスを考えましょう。
シフト管理システムのおすすめソフト５選
シフト管理システムは、無料のものも有料のものもあります。
そのなかでもおすすめのソフトを5つ紹介します。自社に合うソフトかどうか検討してみてください。
※情報は2019年8月現在のものです。今後、サービスの内容や価格が変更になる可能性があります。
シフオプ
・概要
飲食店など多店舗とのシフト連携が可能なシフト管理システムです。
・特徴
従業員の申請シフトが管理者の画面に自動反映されるので、申請状況が一覧で確認できます。
日別・週別・月別など、幅広いシフト表作成が可能です。
・費用
見積と初期導入費は0円です。
1ユーザーあたり月額300円で、従業員数が1,000名以上は、月額利用料固定のパッケージプランもあります。
・提供元
株式会社リクルートジョブズ
ジョブカン
・概要
シフト管理に加えて、勤怠管理までできるクラウド型システムです。
・特徴
ジョブカンの特徴は以下の通りです。
・豊富な打刻方法
・カスタマイズ性が高い
・働き方改革にも対応
ジョブカンは従業員の打刻方法が多彩です。ICカードや指静脈、モバイルGPS、PCやタブレットなどに対応しています。
機能のカスタマイズ性にも優れ、自社の希望に合わせて使いこなせるでしょう。働き方改革により、年次有給休暇の取得や時間外労働の上限が定められました。それに応じた勤務時間や休暇取得の管理もできます。
・費用
30日間の無料プランが用意され、有料プランでは利用できる機能数で月額料金（1ユーザーあたり）が異なります。月額最低料金は、2,000円です。
TIME CARD
・概要
勤怠管理機能が無料で導入できるツールです。
・特徴
TIME CARDの特徴は次の通りです。
・30名までは勤怠管理が無料
・外部サービスとの連携が可能
・有料プランで幅広い管理が可能
・費用
30名までの勤怠管理のみならば、無料で利用できます。（スタンダードプラン）
給与計算やシフト作成までカバーしているプレミアプランは、10名まで月額2,000円です。
全ての機能が使えるエンタープライズプランは10名まで月額6,000円となります。
Airシフト
・概要
シフト作成から従業員とのやりとりまでできるツールです。
・特徴
Airシフトの特徴は次の通りです。
・チャット機能で従業員とのやりとりができる
・シフト調整がスムーズ
・おおよその給与額がわかる
シフト作成にあたり従業員とのチャット機能があるため、スムーズに作成できます。急な欠勤があっても、チャットで出勤要請が可能です。シフト共有や勤怠管理といった基本的な機能だけではなく、人件費のシミュレーションもできます。
・費用
無料体験期間があり、利用開始月と翌月は0円です。
それ以降は1ユーザーあたり月額100円となります。
CLOUZA
・概要
勤怠管理がクラウドで利用できるサービスです。
・特徴
CLOUZAの特徴は次の通りです。
・クラウドサービスのためLAN環境がなくても利用可能
・24時間打刻可能
・多彩な外部連携サービス
・申請と承認のワークフロー（オプション）
CLOUZAはクラウドサービスのため、スマートフォンやタブレット端末で利用可能です。24時間打刻ができるため、夜勤にも対応可能です。
「弥生給与」「PCA給与」「給与奉行」といった給与計算ソフトとの連携が可能です。
オプションで、シフト申請や上長の承認といったワークフローもつけられます。
・費用
30日間の無料体験版が利用できます。
正式版は初期費用0円、1ユーザーあたり月額200円です。
まとめ
手作業では手間も時間もかかるシフト管理は、ある程度までは無料で使えるシステムで対応が可能です。しかし、無料トライアルだけで終わらない場合は、費用がかかっても自社に合ったソフトを導入することをおすすめします。
シフオプは、複数店舗のシフト作成や大人数のマネジメント管理に適したシフト管理システムです。従業員の多い大手企業の場合は、コストパフォーマンスも抜群ですし、サポート体制やコールセンターの対応が手厚いのも特徴です。
ご検討の際は無料見積を行っていますので、ぜひ一度お問い合わせください。
