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おすすめクラウド型シフト管理システム【8選】メリット・導入失敗例も紹介

従業員が複数在籍している会社のシフト作成・管理は大変な作業です。シフト管理システムを導入して、シフトの作成・管理における業務効率化やコストカットをしたいと考えている人もいるのではないでしょうか。

この記事では、シフト管理システムを導入・利用するメリット、クラウド型・パッケージ型の違い、システム導入の失敗例などを解説します。おすすめのクラウド型シフト管理システムも紹介しますので、導入検討に役立ててください。


シフト管理システムとは?

シフト管理システムとは、事前に必要な情報を登録・設定しておくことでシフト作成や勤怠登録ができるシステムのことです。このシステムを使用すれば、パソコンやスマホでもシフト管理ができるだけでなく、従業員ごとにシフトを設定できたり、タイムカード機能を利用して勤務時間を管理したりできるようになります。

また、人件費計算ができるものもあり、業務効率化が図れます。


シフト管理システムを利用するメリット

シフト管理システムを利用した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下で解説していきます。


シフト作成の時間が短縮できる

シフトを手作業で作成する際、必要な人数や従業員の希望シフト、スキルのレベルなど、さまざまな点を考慮して決めなければならないため、時間がかかるのが普通です。しかし、シフト管理システムならば、事前に必要な情報を設定・登録しておくだけで、シフトを自動作成してくれるため、シフト作成の時間短縮が可能になります。


従業員のレベルに合わせた配置が可能

シフト管理システムには、従業員の勤務年数やスキルなどを登録できたり、曜日や時間ごとに必要な人数などを設定できたりするものもあります。このような機能のあるシステムを導入すれば、登録情報をもとに適切な人員配置をしてくれます。バランスよくシフトが組めるので、現場での業務もスムーズに行えるようになるでしょう。


入力ミスの心配がない

人が手作業でシフトを作成する場合、従業員が多ければ多いほど入力ミスが起こる確率が上がります。しかし、シフト管理システムならば従業員本人が希望シフトを入力するため、シフト作成者による入力ミスが防げます。また、アラート機能のあるシステムを利用すれば、急なシフト変更があった際や入力ミスの場合でも知らせてくれるので安心です。


提出期限や人員不足のアラートが出る

シフト管理システムには、シフト未提出者への催促や、人員不足の際に自動でヘルプ要請をしてくれるものもあります。期日までにシフトを出すように言っていてもなかなか出してくれず督促しなければならない場合や、人員不足の際代わりに出られる人を調整しなければならない場合の負担が減らせます。


人件費を自動計算してくれる

シフト管理システムには、勤怠管理や給与計算機能、既存の勤怠管理システムとの連携ができるものもあります。これらの機能があるシステムを選べば、シフトから勤務時間を割り出して自動で人件費を算出してくれるため、人件費や給与計算の手間を省くことが可能です。


「クラウド型」「パッケージ型」どちらのシフト管理(勤怠管理)システムがよい?

シフト管理システムは、大きくクラウド型とパッケージ型に分けられます。クラウド型の場合、事業者のサーバーを借りて使用するため導入費用が安いです。また、セキュリティレベルが高く、法改正時に無料アップデートサポートが受けられるなどのメリットもあります。ただし、規模の大きな会社の場合、パッケージ型と費用の差がほぼないというデメリットもあります。


パッケージ型の場合、自社に合わせて機能や仕様を選べるというメリットがありますが、サーバー設置など導入費用が高く、システム運用のための専門知識を持ったスタッフが必要などのデメリットもあります。自社の状況に合わせて選ぶことが大切ですが、気軽に導入したいならば、クラウド型がおすすめです。


おすすめのクラウド型シフト管理システム【8選】

クラウド型シフト管理システムといってもさまざまなものがあります。ここでは、おすすめのものを8つご紹介します。(機能・特徴・費用は2019年8月23日現在のものです)


無料から始められるシフト管理システム

無料で利用可能なシフト管理システムを紹介します。


・R-GROUP


※画像出典:R-GROUP


【機能・特徴】

20カ国語に対応しており、シフト作成はもちろんスケジュール管理や勤怠管理などが可能です。グループメンバー間なら、スマホでの無料通話やチャットなどもでき、顧客などの名刺管理も簡単にできます。


【費用】

・初期導入費用:0円

・月額利用料金:0円(利用者制限なし)


・スマレジ・タイムカード


※画像出典:スマレジ・タイムカード


【機能・特徴】

勤怠管理、給与・賞与計算、日報やプロジェクト管理など組織運営に必要な機能がついています。このシステムのみでも給与計算できますが、外部サービスとの連携も可能です。


【費用】

・初期導入費用:0円

・月額利用料金:0円(登録から60日間、全機能利用可能)


・無料期間終了後は勤怠管理のみなら30人まで0円(31人以上は1人追加ごとに+100円)

・給与計算、シフト作成機能利用で10人まで2,000円(11人以上は1人追加ごとに+300円)

・給与計算、シフト作成、組織運営など全機能利用で10人まで6,000円(11人以上は1人追加ごとに+600円)


・ジョブカン


※画像出典:ジョブカン


【機能・特徴】

フレックスなど多様な勤務形態に対応しており、シフトの申請・作成・公開から有給管理や出勤管理まで、必要な機能を選んで利用可能です。操作性はシンプルで初めてでも使いやすいのが特徴です。


【費用】

・初期導入費用:0円

・月額利用料金:0円(利用開始から30日間、全機能利用可能)

・無料期間終了後:出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理のうち、1つ利用で200円/人、2つ利用で300円/人、3つ利用で400円/人、4つ利用で500円/人


高機能で人気のシフト管理システム

ここでは高機能で人気のシフト管理システムを紹介します。


・シフオプ


※画像出典:シフオプ 


【機能・特徴】

従業員が申請したシフトを管理画面に反映し、アプリ・スマホ・PCで共有できます。日・週・月など使いやすい画面を選んでシフト作成ができるだけでなく、シフオプのチャットでリアルタイムの連絡が可能です。利用者数・店舗数に制限がなく、ユーザーが1000人以上の場合はボリュームディスカウントプランも利用できます。


【費用】

・初期導入費用:0円

・月額利用料金:300円/人


・Airシフト(エアシフト)


※画像出典:Airシフト(エアシフト)


【機能・特徴】

従業員へのシフト提出要請から希望提出、希望シフトの反映までを自動で行うため、シフト作成者はデータをもとにシフトを組んでいくのみです。調整や共有、勤怠管理、人件費計算も簡単にできるため、業務を効率化することが可能です。自分のスマホでシフト確認やおおよその給与計算ができるため、従業員にとっても使いやすいシステムです。


【費用】

・初期導入費用:0円

・月額利用料金:利用開始月とその翌月は0円、3ヵ月目以降は100円/人(2019年8月以降に適用となる料金です)


・SHIFTEE(シフティ)


※画像出典:SHIFTEE(シフティ)


【機能・特徴】

従業員へのシフト提出依頼から提出、シフト作成まで素早く対応可能です。欠員が出た際にはヘルプ機能で従業員全員へシフト確認ができるなど、便利な機能がついています。シフト作成に必要な機能の付いた Light版と、LINE@連携や人件費計算、アラート機能など、すべての機能が利用できるFULL版があります。


【費用】

・初期導入費用:0円

・月額利用料金:SHIFTEE Light版(人数制限なし)200円/人、FULL版(~499人)400円/人、(500人~)要問い合わせ



・R-Shift(アールシフト)


※画像出典:R-Shift(アールシフト)


【機能・特徴】

小売業、サービス業のシフト管理において必要な機能を備えるシフト管理システムです。従業員はスマホからシフトや休みの申請が可能で、シフトを作成する際はマウス1つで基本操作ができるため簡単に操作できるようになっています。


【費用】

・初期導入費用:500,000円~(事前打ち合わせ・設定・検証・操作教育など)

・月額利用料金:30,000円~


・shiftcare(シフケア)


※画像出典:shiftcare(シフケア)


【機能・特徴】

従業員が申請した希望をもとにシフト作成ができ、インターネット上でいつでも最新のシフト確認が可能です。給与や交通費の計算もできるため、人件費も楽に管理できます。


【費用】

・初期導入費用:0円

・月額利用料金:100人まで基本料金3,000円(101人以上は+300円で10人単位の追加が可能)


クラウド型シフト管理システム導入で失敗する例

クラウド型シフト管理システムを導入したことで、失敗してしまう例もあります。詳しく解説しましょう。


自社のワークスタイル・勤務体系に合わない

夜勤がある、定休日がない、アルバイトがいる、直行直帰が多いなど、業種や企業によってさまざまなワークスタイル・勤務体系があります。導入したシフト管理システムが自社に合わなければ、シフト管理がかえってうまくいかなくなったり対応できない可能性もあるため注意が必要です。


企業規模・要件に合わずコストがかさむ

複数の店舗や支店があるにもかかわらず、本社で一元管理できず支店ごとにシステムを導入しなければならないなど、企業規模や要件に合わないシフト管理システムでは、コストがかさむ場合があります。反対に、企業規模が小さい場合は、必要最小限の機能を選ぶことでコストを抑えられるでしょう。


既存システムとの連携ができない

シフト管理システムを導入したにもかかわらず、既存の勤怠管理システムと連携できず業務が煩雑になる、連携できる勤怠管理システムを新たに導入するコストがかかるなどの可能性があります。システム連携ができれば、データを自動で移行したり、計画と実績を比較してシフトの管理方法を改善したりすることが可能ですので導入前に確認しましょう。


給与計算機能がない

シフト管理システムを導入したにもかかわらず、給与計算機能がなければ一人ずつ勤怠管理や給与計算しなければならないのは変わりません。勤怠管理システムと連携ができるシフト管理システム、もしくは勤怠管理・給与計算両方の機能がついたものを選ぶことで、より業務の効率化が図れるでしょう。


まとめ

勤怠管理・給与計算機能などのあるシフト管理システムを導入することで、シフト作成の手間だけでなく、さまざまな業務の効率化を図ることが可能になります。導入失敗例も参考に、自社に合ったものを選んでください。


企業規模が大きく店舗が複数ある、従業員数が多いけれど手ごろな価格で利用したい場合はシフオプがおすすめです。コールセンターも用意されており、手厚いサポートが受けられるため導入後もスムーズに利用できるでしょう。



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