おすすめクラウド型シフト管理システム【8選】メリット・導入失敗例も紹介

2019-11-25 01:00（更新：2020-07-16 05:56）

従業員が複数在籍している会社のシフト作成・管理は大変な作業です。シフト管理システムを導入して、シフトの作成・管理における業務効率化やコストカットをしたいと考えている人もいるのではないでしょうか。

この記事では、シフト管理システムを導入・利用するメリット、クラウド型・パッケージ型の違い、システム導入の失敗例などを解説します。おすすめのクラウド型シフト管理システムも紹介しますので、導入検討に役立ててください。

シフト管理システムとは？

シフト管理システムとは、事前に必要な情報を登録・設定しておくことでシフト作成や勤怠登録ができるシステムのことです。このシステムを使用すれば、パソコンやスマホでもシフト管理ができるだけでなく、従業員ごとにシフトを設定できたり、タイムカード機能を利用して勤務時間を管理したりできるようになります。

また、人件費計算ができるものもあり、業務効率化が図れます。

シフト管理システムを利用するメリット

シフト管理システムを利用した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下で解説していきます。

シフト作成の時間が短縮できる

シフトを手作業で作成する際、必要な人数や従業員の希望シフト、スキルのレベルなど、さまざまな点を考慮して決めなければならないため、時間がかかるのが普通です。しかし、シフト管理システムならば、事前に必要な情報を設定・登録しておくだけで、シフトを自動作成してくれるため、シフト作成の時間短縮が可能になります。

従業員のレベルに合わせた配置が可能

シフト管理システムには、従業員の勤務年数やスキルなどを登録できたり、曜日や時間ごとに必要な人数などを設定できたりするものもあります。このような機能のあるシステムを導入すれば、登録情報をもとに適切な人員配置をしてくれます。バランスよくシフトが組めるので、現場での業務もスムーズに行えるようになるでしょう。

入力ミスの心配がない

人が手作業でシフトを作成する場合、従業員が多ければ多いほど入力ミスが起こる確率が上がります。しかし、シフト管理システムならば従業員本人が希望シフトを入力するため、シフト作成者による入力ミスが防げます。また、アラート機能のあるシステムを利用すれば、急なシフト変更があった際や入力ミスの場合でも知らせてくれるので安心です。

提出期限や人員不足のアラートが出る

シフト管理システムには、シフト未提出者への催促や、人員不足の際に自動でヘルプ要請をしてくれるものもあります。期日までにシフトを出すように言っていてもなかなか出してくれず督促しなければならない場合や、人員不足の際代わりに出られる人を調整しなければならない場合の負担が減らせます。

人件費を自動計算してくれる

シフト管理システムには、勤怠管理や給与計算機能、既存の勤怠管理システムとの連携ができるものもあります。これらの機能があるシステムを選べば、シフトから勤務時間を割り出して自動で人件費を算出してくれるため、人件費や給与計算の手間を省くことが可能です。

「クラウド型」「パッケージ型」どちらのシフト管理（勤怠管理）システムがよい？

シフト管理システムは、大きくクラウド型とパッケージ型に分けられます。クラウド型の場合、事業者のサーバーを借りて使用するため導入費用が安いです。また、セキュリティレベルが高く、法改正時に無料アップデートサポートが受けられるなどのメリットもあります。ただし、規模の大きな会社の場合、パッケージ型と費用の差がほぼないというデメリットもあります。

パッケージ型の場合、自社に合わせて機能や仕様を選べるというメリットがありますが、サーバー設置など導入費用が高く、システム運用のための専門知識を持ったスタッフが必要などのデメリットもあります。自社の状況に合わせて選ぶことが大切ですが、気軽に導入したいならば、クラウド型がおすすめです。

クラウド型シフト管理システム導入で失敗する例

クラウド型シフト管理システムを導入したことで、失敗してしまう例もあります。詳しく解説しましょう。

自社のワークスタイル・勤務体系に合わない

夜勤がある、定休日がない、アルバイトがいる、直行直帰が多いなど、業種や企業によってさまざまなワークスタイル・勤務体系があります。導入したシフト管理システムが自社に合わなければ、シフト管理がかえってうまくいかなくなったり対応できない可能性もあるため注意が必要です。

企業規模・要件に合わずコストがかさむ

複数の店舗や支店があるにもかかわらず、本社で一元管理できず支店ごとにシステムを導入しなければならないなど、企業規模や要件に合わないシフト管理システムでは、コストがかさむ場合があります。反対に、企業規模が小さい場合は、必要最小限の機能を選ぶことでコストを抑えられるでしょう。

既存システムとの連携ができない

シフト管理システムを導入したにもかかわらず、既存の勤怠管理システムと連携できず業務が煩雑になる、連携できる勤怠管理システムを新たに導入するコストがかかるなどの可能性があります。システム連携ができれば、データを自動で移行したり、計画と実績を比較してシフトの管理方法を改善したりすることが可能ですので導入前に確認しましょう。