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バイトの採用は計画性が大事! 必要な採用人数を決めてコストの最適化を

レストランやスーパーマーケット、飲食店などサービス業を営む店舗では、特定の曜日や時間帯に人手不足が起こりがちです。

そのような人手不足を解消する手段として、“アルバイトの雇用”が挙げられますが、アルバイトの採用時には、採用コストや人件費などの考慮が必要になってきます。

必要以上の人材を雇用したり、求人掲載を繰り返したりすると大きなコストと手間がかかってしまうため、計画性を持って採用活動を進めることが重要です。


本記事では、アルバイトの採用に計画を立てることの重要性や、採用活動前に準備しておくべき施策について解説します。


目次[非表示]

  1. 採用人数の計画が重要
  2. まずは現状把握と要員ニーズを確認しよう
  3. 計画的な採用に向けて行うべきこと 
  4. 適切かつ効率的な採用活動を支援する“シフオプ”
  5. まとめ


採用人数の計画が重要

店舗によって必要とする従業員数は異なります。アルバイトを募集するにあたり、店舗の規模や不足人数などを調査しながら、自店舗にとって適切な採用人数の計画を立てましょう。


採用人数を決めないデメリット


採用人数の計画を立てずに採用活動を始めると、本来の必要人数に対して誤差が生じる可能性があります。


必要以上の人数を採用すると、人員余剰により人件費が過剰にかかってしまうほか、余剰を解消するため既存アルバイトのシフト時間が減り、不満を募らせてしまうというリスクがあります。


逆に、採用人数が必要人数より少なかった場合は、複数回に渡って求人媒体へ求人情報を掲載することになり、採用コストの負担が増してしまいます。

募集の都度、採用準備や面接を対応する人員が必要になるほか、採用後は人材育成も必要なため、既存の従業員にかかる負担も増加します。


採用人数を決めるメリット


採用人数の計画を立てておくと、人員余剰による人件費の増加を防止できます。また、求人情報の掲載回数を最小限に留められ、採用コストの削減にもつながるでしょう。


複数人を雇用する場合は、入社のタイミングを統一することで、オリエンテーションや業務研修など人材育成のスケジュールを立てやすくなるという利点もあります。計画的な人員配置ができるため、既存の従業員にとっても新人教育のしやすい環境となるでしょう。


このように、あらかじめ採用人数を決めておくことで、採用に関わるあらゆるコストや手間を削減できます。採用活動を進める前には、綿密な計画を忘れないようにしましょう。



まずは現状把握と要員ニーズを確認しよう

適切な採用人数を算出するためには、自店舗の欠員状況と要員ニーズの把握が必要です。

把握が必要な内容としては、

  • 自店舗のどの分野(業務)で人材が不足しているのか
  • 不足している人材はどのようなスキルを有する人なのか
  • 何人必要なのか

などが挙げられます。


また、就業している人の傾向を調査したり、現場の意見を聞いたりすることも大切です。欠員補充の要否をはじめ、人員を増加したい曜日や時間帯などの意見・要望も取り入れましょう。


そうすることで、既存従業員の負担減少につながり、従業員のモチベーションを高めるきっかけにもなります。



計画的な採用に向けて行うべきこと 

採用にあたって計画を立てておきたいのは、採用人数以外にもあります。

具体的な採用計画の立て方のうち、3つのポイントを見ていきましょう。


①過去の採用データを参考にする


過去の採用データは、採用計画を立てるための参考になります。

過去のデータから、応募が集まりやすい時期や費用対効果の高い求人方法、応募数に対する採用率などの傾向を確認してみましょう。


それらのデータを参考に、「どの媒体にいつからいつまで掲載する」という計画を立てることで、採用コストを抑える効果が期待できます。


②今後の勤続状況を把握する


現在就業している従業員の雇用形態や年齢から、今後の勤続状況について予測を立てておくことも大切です。


たとえば、学生アルバイトの多い職場では、就職活動時期や卒業シーズンに退職者が重なってしまうことがあるため、定期的に面談やヒアリングを実施し、退職予定や今後の勤続状況を聞いておくことが重要です。


もし退職の目途が立っている従業員がいた場合、退職時期を踏まえた人材募集が必要となります。


求人掲載から面接、育成などの一連の採用プロセスにかかる時期を考慮したうえで、欠員分の採用活動を始めましょう。


③人員配置を見直し、採用人数を減らす


シフト制の場合は、曜日や時間帯、業務内容などによって人数にばらつきが出ている可能性があります。

特定の曜日・時間帯・業務内容に人員余剰がないかを確認してみましょう。もし余剰があった場合は、不足している箇所に過剰分の人員を配置することで、採用人数が少なくすむ可能性があります。

採用人数の決定にもつながるため、現場の人員配置が適切であるかを一度見直してみましょう。



適切かつ効率的な採用活動を支援する“シフオプ”

上述のとおり、アルバイトの採用計画を立てるためには、現在のシフト配置状況を正確に把握する必要があります。シフト状況を正確に管理するには、システムの利用が効率的です。


シフト管理システムのシフオプでは、シフトの人員過不足状況を可視化できるため、人員補充が必要な曜日や時間帯、業務内容を把握しやすく、効率よく採用活動を進めることができます。

また、“人件費管理”の機能によって、シフト人件費の算出が可能なうえ、人件費予算の設定ができるため、予算内での人員配置も可能です。


採用活動を効率化させるのはもちろん、シフト管理システムならではのシフト作成を効率化させる機能も充実しているため、シフト管理の負担軽減にもつながります。

採用の効率化とともに、シフト管理体制の見直しを図ってみてはいかがでしょうか。



まとめ

アルバイトを募集する際は、自店舗の欠員状況を踏まえた計画的な採用が重要です。適切な人員配置ができているか、どのようなスキルの人が不足しているか、どの業務・曜日・時間帯に何人配置するべきかを把握することから始めましょう。


そして、既存従業員の意見を聞いたり、過去の採用データを参考にしたりすることも重要です。実際の採用データや現場の声をもとに採用計画の指標を立てることで、より効率のよい採用につながります。


採用を進めるにあたって、なにより日頃のシフト管理が要になります。採用計画を立てる際には、シフオプを活用してみてはいかがでしょうか。

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