シフト管理は大変！アナログ管理でのシフトの作り方とその苦労
アルバイトを多く抱えている会社の場合、頭を悩まされるのが毎日のシフト管理です。基本的にシフトは、印刷した紙を使ったり、表計算ソフトなどを使ったりすることで、誰でも簡単に作ることができます。しかし適切な人数管理や欠員の補充などをしっかりしておかないと、業務が回らなくなったり、逆に無駄な人件費を発生させる要因になりかねません。
そのような事態を防ぐためにも、専用のシフト管理ツールの使用がおすすめです。ここでは、アナログのシフト管理のデメリットや、ツールによるシフトの作り方やメリットなどについて詳しくご紹介します。
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シフト管理業務の苦労
アルバイト管理の中でも、シフト管理業務で苦労している担当者は多いのではないでしょうか。アルバイトが2、3人などの少人数であれば、シフト管理も簡単でしょう。しかし、1週間や1カ月単位のシフトをしっかり回そうと思うと、少人数のアルバイトでは足りなくなってしまいます。
アルバイトの人数が増えると、個々の出勤希望や休暇希望などを考慮したうえで、適切なシフトを効率よく組まなければなりません。しかし、実際にはそんなに簡単にできるものではなく、アルバイトを配置することができない時間帯や、急な欠勤などのトラブルが頻繁に発生します。
さらに、アルバイト本人が希望したにもかかわらず、無断欠勤や遅刻などが頻繁に生じるケースもあるでしょう。そのような場合は、代わりに出勤できるアルバイトの交渉が必要となったり、管理者が代わりに出勤しなければならないなどの事態が生じます。
シフトの希望を考慮したうえで、平等にシフトを組むのは難しく、いつでも入れるアルバイトに頼ってシフトに入れてしまいがちです。しかし、バランスよく組まないとアルバイト間で不満が生じるなど、頭を悩ませることが多いのです。
シフト管理業務をアナログ的に行うデメリット
シフト管理は、手書きやエクセルなどの表計算ソフトといったようにアナログ方式で作成しているケースも多い傾向です。シフト管理担当者の苦労の元凶は、ここにある可能性もあるでしょう。アナログ方式の主なデメリットをご紹介します。
効率よくシフトを組めない
一般的なシフトの組み方として、一人ひとりからシフト希望日を収集したうえで、それをもとにシフトを組んでいきます。そのため、シフトを組んでみてはじめて人のいない時間帯があることや、希望者が固まっている時間帯が生じることに気がつくことも少なくありません。一人ひとりに調整が生じてくるので、効率良くシフトを組めなくなってしまいます。
管理者の業務時間の圧迫
効率良くシフトを組めないということは、それだけ担当者がシフト管理業務に時間を取られるということです。シフト管理に時間を取られてしまうと、本来担当者がすべき業務を行う時間がなくなってしまいます。それにより、無理な残業が発生するデメリットがあるのです。
スタッフへの周知の遅れ
アナログ方式のシフト表は、アルバイト先で掲示して周知することが多い傾向があります。スタッフは、わざわざ職場に来てシフトを確認したり、電話で確認したりする必要があるので、どうしても確認が遅くなってしまいます。それによって、遅刻や欠勤などのトラブルが生じることがあるのです。
シフト管理をデジタル化するメリット
シフト管理をデジタル化することで、業務においてもさまざまなメリットが生まれます。
シフト作成にかかる時間を短縮できる
シフト作成の業務は、日にちごとに人員配置をするだけでなく、利益を確保するため人件費の考慮も必要です。
そして、特にサービス業では勤務の時間や日数が異なるアルバイトを雇用していることも多いため、個別の希望に合わせたシフトを作成するには時間と労力がかかります。完成したシフトに変更があった場合は、修正したうえで再度人件費をチェックしたり、人員の過不足をチェックしたりという作業も必要です。
人件費や人員過不足といった数字で示せる値の算出は、デジタル化することで人的ミスを軽減できるほか、手作業がなくなる分ミスも起きにくく、作業効率も向上します。
店長やシフト作成担当の方の業務工数を削減できるため、空いた時間を手が回らなかった業務や新たな業務にあてることが可能になります。
シフト管理の悩みを解決してくれるツール
前述のとおり、シフト管理担当者の負担を少しでも軽くするためには、アナログのシフト管理ではなく、デジタルツールを使ったシフト管理が有効です。シフト管理ツールを活用することで、スタッフの出勤希望を収集したり、確定したシフトをメール配信やアプリ通知をしたりすることも可能です。
これにより、シフト管理の効率化や周知の確実性を保つことができます。また、作成したシフトによって「どの曜日の何時頃が人のいない時間帯なのか」などをデータとして蓄積し、後で確認することができます。特定の時間帯をピンポイントで指定した求人を出すことも可能なのです。
シフトの固定化をすることができれば、管理業務はさらに楽になっていくでしょう。担当者のシフト管理にかかる時間を大幅に短縮して、業務効率化を目指すことができます。
シフオプで複数店舗の一括管理が可能
「シフオプ」というシフト管理ツールでは、希望シフトの集約から作成、全従業員への周知まで、ツール内で一括で行えるというメリットだけではなく、複数店舗のシフト管理を一括で行えるというメリットもあります。異なる店舗のシフト状況を可視化することで、店舗をまたいでのヘルプ募集が可能になり、人手不足を迅速に解決できるようになります。
特に飲食店やコンビニエンスストアなどのフランチャイズ店・チェーン店では、急な欠員で人手が足りなくなったとき、従業員それぞれに電話やメールで出社可否を確認する必要がありますが、シフオプの場合は従業員へのヘルプ募集連絡をメールやアプリで一斉通知できるため、近隣店舗間への呼びかけが簡単に可能です。
また、店舗にどれだけの人員が余剰しているかを把握できるため、人件費を無駄にすることなく、適切な人員配置ができるようになります。
そのほか、働き方改革関連法案の施行によって、残業時間の上限規制といった法規制がはじまりますが、シフオプでは、コンプライアンス違反のリスクがあるシフトに対してアラートを表示する機能を搭載しているため、シフト作成段階でリスクのある長時間労働を是正できます。
シフト作成後の「コンプライアンスに抵触しないか」という確認時間短縮にもつながるため、さらなる業務効率化が実現できます。
まとめ
アナログでのシフト管理というのは、担当者にとって大きな重荷です。特にアルバイトの人数が増えてしまうと、個々の希望を考慮してシフトを組むことは大変な作業になります。そんな担当者の負担を少しでも軽くするためには、シフト管理ツールを導入することが必要です。
シフオプなどのシフト管理ツールを活用することで、アルバイト管理の効率化をすることができます。アナログからデジタルのシフト管理をはじめて、業務効率化を実現してみてはいかがでしょうか。
シフオプのお問い合わせはこちらから。
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