管理者は大変…バイトの急な欠員をカバーするための施策
フリーターや大学生など、アルバイトスタッフのシフト管理を担当している責任者が頭を悩ませやすいトラブルといえば、スタッフの欠員問題です。無断欠勤というケースもありますが、ほとんどはスタッフを責めることのできない体調不良や交通事情によるものが多いでしょう。スタッフの欠員補充については、各社でさまざまな対応策をとっていると思います。
しかし、場合によっては違法になってしまうような内容もあるので、注意が必要です。ここでは、欠員カバーの事例やおすすめの対応策をご紹介します。
管理者を悩ませる「急な欠員問題」
急な欠員問題は、アルバイトの管理者にとって頭を悩ませる問題の一つです。多くのお店などでは、人件費を最低限に抑えるために、シフト配置は仕事を回せる最低限の人数であることが多いでしょう。そのため、1人欠勤してしまうと、仕事を回すことができなくなる恐れがあります。他のアルバイトスタッフへの負担が非常に大きくなってしまうでしょう。
このような仕事が回らない問題を避けるために、シフト管理者は、欠員補充を考えなければなりません。1人減った穴を埋めることで、その日の業務を円滑に回す必要があります。ただし、急な欠員ですので、欠勤がわかるのが早くても当日の朝、場合によってはシフトに入る数時間前ということが多いでしょう。
そのようなタイミングで、欠勤の事実を知り、他のアルバイトスタッフに確認しても、すでに予定が入っていることにより、代わりに入ってもらうことができないこともあります。「仕事に穴をあけることができない」「代わりを見つけることもできない」という2つの問題に、シフト管理者は頭を悩ませるのです。
もちろん、タイミングよく手の空いているスタッフに代わりに入ってもらうことができる場合もありますが、見つからないことも多いでしょう。さらに、待機要員がいないという会社も多い傾向にあります。
よくある欠員カバーの例
欠員が生じた場合の補充事例でもっとも多いのが、アルバイトの代わりに社員が出勤して、欠員をカバーするということです。アルバイトの仕事を社員が行うことで、人件費がかさむというデメリットがあります。また、社員が働くことで、時間外労働など、企業や社員本人にとっての負担が大きくなるでしょう。
ただ、社員でカバーする方法は、労働基準法に則ったものであれば、大きな問題にはなりません。近年、問題視されているブラックバイトでも、欠員補充問題が取り上げられるケースが多くありますが、よくある事例として、次のような独自のルールを設けている会社もあります。
・アルバイトを休ませないために、休んだ場合の罰金ルールを設定する
・休む場合は、代わりの要員を本人が見つけてからでないと休めない
このように、アルバイトを管理する側である社員がアルバイトを抑えつけすぎてしまうと、人間関係や労働環境にひずみが生じることがあります。また、アルバイトへの罰金は違法です。それに加えて、代わりのスタッフを見つけるのは、本来は管理者側の義務になります。
管理者としては、勝手に休んだりしないように罰金や代わりを見つけるルールを作っただけで、実際に請求する気はないかもしれません。しかし、その場合であっても、互いの関係を損ねてしまう恐れがあるので絶対にやめるようにしましょう。
ヘルプを探しやすいシステム作りが重要
人間環境、そして労働環境を円滑にしたうえで、急な欠員補充をしやすい体制を作るためには、シフト管理ツールを含むシステムの導入がおすすめです。近年では、シフト管理を効率化させるために、非常に多くのシステムが展開されています。
たとえば、「シフオプ」というシフト管理ツールを利用すれば、「シフトの収集」「シフト組み」「欠員補充」など、すべてを一つのツールで対応することが可能です。特に、欠員補充の機能は優秀。ボタンを一つ押すだけで、アルバイトスタッフ全員に対してメールやアプリからヘルプの依頼をかけることができるのです。
電話で一人ひとりに確認する手間が省けるので、シフト管理者の負担もかなり軽くなるといえるでしょう。また、シフオプの便利な機能で、店舗間のヘルプ機能があります。ある企業が、実際にすべての店舗のシフト管理でシフオプを導入することによって、店舗間でヘルプを依頼し合えるようになりました。
近隣店舗間で空いている人員の確認ができるため、欠勤する本人が代わりを探す必要がなくなったのです。また、別店舗ということで不安に思うスタッフの不安を払しょくするために、コミュニケーションの場を設けるなど、労働環境の改善のきっかけにもなりました。このように、シフオプを導入することで、欠員補充をより簡単に管理できることが期待できます。
まとめ
急なアルバイトの欠勤は、代わりを見つけならなければならないということで、シフト管理者の頭を悩ませます。欠員補充ができなければ、仕事を回せなくなることから、早急な対応が必要です。そのようなトラブルを避けるために、罰金制度などを設けて問題となっているケースもあるのです。
社員にとってもアルバイトスタッフにとっても、良好な職場環境にするためには、シフト管理ツールの活用がおすすめです。「シフオプ」では、ボタン一つでヘルプを出したり、店舗間のヘルプ確認を実現したりすることができるので、シフト管理で悩んでいた方は一度試してみてはいかがでしょうか。
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