シフト管理を行う際に管理者さまの負担になりやすい業務の一つに“シフト調整”があります。シフト調整では、スタッフ一人ひとりの希望や労働時間を把握し、法令を遵守しながら勤務時間・休日を調整しなければなりません。

また、急なシフト変更が必要になった際にはポジションの変更や人員調整も求められます。日々のシフト調整に多大な工数がかかりお困りの管理者さまもいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、シフト調整が必要になるシーンを踏まえ、円滑にシフト調整を行う方法をご紹介します。

シフト調整が必要なシーン

シフト調整が必要になる例として以下のようなシーンが挙げられます。

法定労働時間を超えそうになる

根本的に人手不足な場合やピンポイントな時間帯で人員が足りなくなる場合など、少ない人員でシフトを組まなければならないときに法定労働時間を超過してしまうことがあります。

給与計算の時期になってから法令違反が発覚しないよう、シフト作成時からスタッフの勤務時間を法定労働時間内に調整することが重要です。

▼アルバイトの法定労働時間については、こちらの記事もご確認ください。

売り上げ予測に対する人材配置が不足している

学生や子育て世代のスタッフが多い職場では、休み希望が重なることがあります。テスト期間や運動会などの時期が被ってしまい、売り上げ予測に対する人員を確保できないケースも考えられます。

また、人員が不足したままシフトを確定させた場合、人手不足で業務が円滑に回らない、一部のスタッフに負荷がかかる、残業が発生するといった問題が生じやすくなります。シフト作成時には人員が不足している時間帯を把握し、ヘルプを要請できる体制を整えておくことも大切です。

欠勤者が出る

急な欠勤や早退などによってシフトの調整が必要になることがあります。健康上の理由やトラブル対応以外で欠勤が発生する原因には、従業員がシフトを忘れている、シフト確定が遅くスタッフの都合がつかないといったことも考えられます。

急な欠勤者が出ないように、なるべく早くシフトを確定させることやスタッフとシフトを共有できる体制づくりが求められます。

シフト調整を効率化する方法

スタッフの勤務時間の把握や人件費の考慮、急な欠勤対応などに適切に対応するには、シフト調整を効率化できる仕組みが必要です。ここでは、効率的にシフト調整を行う方法を3つご紹介します。

①法定時間外労働のチェックを自動化できる仕組みの導入

法令遵守を果たした労働時間を設定するために、労働時間の合計を自動で算出できる仕組みづくりが必要です。

スタッフ一人ひとりの労働時間を可視化することで、法令違反となる残業や長時間労働を防ぎながらシフトを調整できます。スタッフの労働時間を手作業で集計する必要がなくなるため、シフト管理業務の効率化はもちろんのこと、管理者の負担軽減にもつながります。

②売り上げ予測に対する人件費予算を自動算出できる仕組みの導入

人件費予算を自動算出できる仕組みを導入すると、売り上げ予測に対して必要な人員配置ができているかを確認できます。人件費と人時生産性※1を考慮したうえで、最適な人員配置を検討することが可能です。

ただし、人件費は一定に発生する固定費のため、調整が難しいという課題があります。その日の売り上げ予測や忙しい時間帯、業務内容などを考慮して、柔軟に人員をコントロールすることが重要です。

※1・・・従業員1人における1時間あたりの生産量のこと

③急な欠員を埋めるための体制の構築

急な欠勤に対応できる体制を構築しておくと、職場の稼働率を低下させることなく欠員に対応できます。店舗同士、スタッフ同士でヘルプを送り合える現場のフォロー体制を構築できていれば、管理者がスタッフ一人ひとりに声掛けをする労力も削減できます。

シフト作成前には、シフトを早めに作成・共有して調整する余裕を持つことも重要です。スタッフによるシフト忘れや共有漏れを防ぐために、シフトをリマインドすることも大切です。管理者とスタッフがシフトをスムーズに共有できるよう、連絡ツールを活用するのも一つの方法です。

まとめ

シフトを作成する際は、法定労働時間や売り上げ予測、スタッフの希望シフトなど、さまざまな要素をチェックしなければなりません。特に、スタッフの人数に余裕がない場合には人手不足が発生しやすく、人員調整が困難になります。

シフト調整を適切かつ円滑に行うためには、労働時間や人件費の自動算出をサポートしてくれるツールの活用が便利です。

『シフオプ』には、以下のような機能が備わっています。

• シフトの収集・提出・共有をオンラインで完結（プリントアウトも可能）
• 法令違反のリスクがあるシフトへのアラート表示
• シフト調整時の人件費を自動算出
• ツール上でのヘルプ募集が可能

法定労働時間や予算などのチェック作業の自動化により、シフト調整の業務負荷を軽減。管理者の作業効率が向上します。

また、ツールを通じてメッセージのやり取りができるため、急な欠員補充が必要なった際にスピーディにヘルプを募集することも可能です。シフト調整にお困りの方は、シフオプの活用を検討してみてはいかがでしょうか。