※2025年8月22日更新

シフト管理を行う際に管理者さまの負担になりやすい業務の一つに“シフト調整”があります。シフト調整では、スタッフ一人ひとりの希望や労働時間を把握し、法令を遵守しながら勤務時間・休日を調整しなければなりません。

また、急なシフト変更が必要になった際にはポジションの変更や人員調整も求められます。日々のシフト調整に工数がかかることでお困りの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、シフト調整が必要になるシーンを踏まえ、円滑にシフト調整を行う方法をご紹介します。

シフト調整の際に生じる問題

シフト調整の際には、労働時間の管理やシフトの公平性、急な欠勤への対応などが問題になるケースが見られます。

労働時間の管理が煩雑になる

シフト調整においては、法定労働時間をはじめとする『労働基準法』上の規則を遵守するために、労働時間の管理が煩雑になる場合があります。

法定労働時間とは、労働基準法における原則としての労働時間の上限です。

▼労働基準法第32条

（労働時間）
第三十二条　使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
②　使用者は、一週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。

引用元：e-Gov法令検索『労働基準法』

また、法定時間外の労働についても割増賃金の発生や上限規制があるため、これらを考慮したシフト調整が求められます。

▼労働基準法第37条

（時間外、休日及び深夜の割増賃金）
第三十七条　使用者が、第三十三条又は前条第一項の規定により労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては、その時間又はその日の労働については、通常の労働時間又は労働日の賃金の計算額の二割五分以上五割以下の範囲内でそれぞれ政令で定める率以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならない。ただし、当該延長して労働させた時間が一箇月について六十時間を超えた場合においては、その超えた時間の労働については、通常の労働時間の賃金の計算額の五割以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならない。

引用元：e-Gov法令検索『労働基準法』

▼法定外労働時間の上限

画像引用元：中小企業庁『働き方改革関連法等について～ 時間外労働の上限規制、「しわ寄せ」防止対策 ～』

法定労働時間については、こちらの記事もご確認ください。

出典：e-Gov法令検索『労働基準法』／中小企業庁『働き方改革関連法等について～ 時間外労働の上限規制、「しわ寄せ」防止対策 ～』

公平なシフト調整が難しい

シフト調整で生じる問題として、公平性の確保が難しいことが挙げられます。

特に、学生や子育て世代のスタッフが多い職場では休み希望が特定の時期に集中してしまい、公平なシフト調整が難しくなりやすいといえます。

全員の休み希望を一度に叶えようとすると必要な人員を確保できない可能性があるため、長期的な視点でバランスを取れるような体制づくりが欠かせません。

急な欠勤に対応できない

従業員の欠勤によってシフトの調整が必要になることがありますが、急な欠勤の場合には代わりにシフトに入る従業員を見つけられない可能性もあります。

急な欠勤の発生には健康上の理由やトラブルだけでなく、「従業員がシフトを忘れている」「シフト確定が遅く都合がつかない」などの原因も考えられます。

急な欠勤が発生しにくい体制づくりと、欠勤が生じた際に代わりの従業員を円滑に確保できる体制の双方が必要です。

シフト調整をスムーズに行う方法

労務管理や公平なシフト調整、急な欠勤対応などにスムーズに対応するには、シフト調整を効率化できる仕組みが必要です。

①法定時間外労働のチェックを自動化できる仕組みを導入する

労働時間の管理において法令の遵守を円滑に行うためには、労働時間の合計を自動で算出できる仕組みづくりが必要です。

スタッフ一人ひとりの労働時間を可視化することで、法令違反となる残業や長時間労働を防ぎながらシフトを調整できます。スタッフの労働時間を手作業で集計する必要がなくなるため、シフト管理業務の効率化だけでなく、管理者の負担軽減にもつながります。

②シフト希望を円滑に集められる仕組みを導入する

シフト希望を円滑に集められる仕組みを導入することで、シフトを早めに作成・共有できるようになります。

これにより、長期的な視点でシフトを調整する余裕が生まれ、公平なシフトが組みやすくなります。また、従業員側でもシフトを前提にしたスケジュールが組めるようになるためで、急な欠勤の防止にもつながります。

③ヘルプを円滑に行える体制を構築する

急な欠勤に対応できる体制を構築しておくと、職場の稼働率を低下させることなく欠員に対応できます。

店舗同士、スタッフ同士でヘルプを送り合える現場のフォロー体制を構築できていれば、管理者がスタッフ一人ひとりに声掛けをする労力も削減できます。

シフト調整の効率化にはシフト管理システムがおすすめ

シフト調整を円滑に行うためには、労働時間や人件費の自動算出をサポートしてくれるシフト管理システムの導入が有効です。

シフト管理システムの『シフオプ』には、以下の機能が備わっています。

▼シフオプの機能

• 法令違反のリスクがあるシフトへのアラート表示
• シフト調整時の人件費を自動算出
• シフトの収集・提出・共有をオンラインで完結（プリントアウトも可能）
• ツール上でのヘルプ募集

法定労働時間や予算などのチェック作業を自動化することで、シフト調整の業務負荷を軽減できます。また、オンライン上でシフトの収集・提出を行うことでシフト作成を円滑に進められます。

さらに、ツールを通じてメッセージのやり取りができるため、急な欠員が生じた際にもスピーディにヘルプを募集することが可能です。

まとめ

この記事では、シフト調整について以下の内容を解説しました。

• シフト調整の際に生じる問題
• シフト調整をスムーズに行う方法
• シフト調整を効率化するシフト管理システム

シフト調整においては、労働時間の管理や公平なシフト調整、欠勤対応など、さまざまな課題があります。

シフト調整を適切かつ円滑に行うためには、労働時間の自動算出やシフト収集の効率化、ヘルプ募集などをサポートしてくれるシステムの導入が有効です。

シフト管理システムの『シフオプ』は、シフトの収集・作成・共有を行えるクラウド型のシステムです。シフトの作成・調整を円滑に行うための豊富な機能が備わっています。

詳しくは、こちらの資料をご確認ください。