営業時間が長く年中無休で営業している飲食店では、シフト制勤務を取り入れていることがほとんどでしょう。

飲食店にとってシフト管理はとても重要であると同時に、時間と労力のかかる負担の大きい業務であると言えます。

本記事では、シフト管理の効率化に成功した実例を紹介しつつ、効率化するための方法を解説していきます。

管理業務はどんどん効率化する時代に

働き方改革の後押しもあり、全産業で業務効率化と生産性向上の取り組みが加速しています。デジタルに移行できる業務は、システム導入などを推し進めることで効率化につながるでしょう。削減できた時間を他業務に回したり残業をなくしたりと、限られたリソースの有効活用が可能になります。

そのなかで目を向けたいのが管理業務です。管理業務の多くは、専用システムが幅広く展開されているため、効率化を図りやすい業務と言えます。

とくに飲食店では、在庫管理やパート・アルバイトのシフト管理など、負担の大きい管理業務が多くあります。シフト管理をパソコンやエクセルで行うことは一般的ですが、エクセルでの管理は、かなりの時間や労力がかかります。

他業務にあてられる時間が少なくなったり、残業が必要になったりなど、管理業務が影響を及ぼしている場合には、一度シフト管理用の専用システムを調べてみることをおすすめします。

シフト管理システムなら“シフオプ”

前項で管理業務の負担の大きさや、シフト管理が効率化を図りやすい業務である旨について触れました。本項では、シフト管理システムを導入することで実際にどのような効率化が可能なのか、“シフオプ”の3つの特徴とともに解説します。

シフト収集

シフオプは、従業員が自身のスマートフォンやフィーチャーフォン、パソコンからいつでもシフトを申請できるため、アルバイト・パート側の負担も低減できるというメリットがあります。申請したシフトは管理画面に集約されるため、個別で収集する労力も削減します。

ヘルプ機能

シフオプは、従業員全員にヘルプ通知を一括送信することができます。
他店舗へもヘルプの要請ができるため、自店舗だけでは解消できない労働力の確保が可能です。

シフト共有

作成したシフトも、従業員一人ひとりに自動で共有されます。そのため、作成後に印刷して配布するといった、共有の労力も省けます。また、手持ちのデバイスでいつでも閲覧することが可能なため、情報共有時に抜けや漏れがありません。

シフオプで効率化を図れた事例

シフオプを導入すると、実際にどのような変化があるのでしょうか。
本項では、シフオプで実現した効率化について、ご活用いただいている企業様の事例をもとにご紹介します。

コミュニケーションにも役立てられる

株式会社フレッシュネス様では、シフオプを導入したことでコミュニケーションが円滑になり、人間関係の向上につながったとのことです。

目標達成に向けた急激な店舗の増加で、店長は一人で複数の店舗を管理。急速に店舗数が増加しているときこそ、人と人とのつながりを意識して運営・経営に努めていらっしゃいました。当然、シフト作成といった管理業務にかかる負担も増大。店舗間や店長・マネージャー間での情報共有もあまり行えていなかったそうです。

しかし、シフオプを導入したことで、シフト管理業務にかかる時間と負担を減らすことが可能に。その時間を従業員一人ひとりと密なコミュニケーションを取るために使うことができるようになりました。

また、シフオプは他店のシフト状況も確認できるため、人員配置・調整の精度が改善。現場の状況を正確に把握することで、ミーティングやコミュニケーションのきっかけにも役立っています。
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シフオプを導入し管理業務にあてる時間を削減し、従業員と向き合う時間の確保が可能になります。

出典：シフオプ「株式会社フレッシュネス」

ヘルプ機能で労働力の確保ができるように

株式会社シュゼット・ホールディングス様では、人手不足により社員の残業が発生していました。また、シフトの状況を本部が把握する術がなかったため、問題が発生しても店舗で解決するしかない状態でした。

シフオプを導入してからは、本部でもシフトの状況をリアルタイムで確認できるようになり、人手が不足している店舗への新規採用やシフトに関するアドバイスなど、本部が店舗を支援することが可能になったのです。

また、シフオプのヘルプ機能を活用することで、ヘルプ勤務による人員の確保をスムーズに行えるようになりました。人手が足りない時間帯に店舗間でヘルプを送り合うといった、助け合いの風潮も生まれているとのことです。

シフオプはリアルタイムでの情報共有も可能なため、人員過多や人手不足の解消にも役立ちます。

出典：シフオプ「株式会社シュゼット・ホールディングス」

まとめ

業務効率化の波は、今後さらに重要性を増してくるものと考えられます。まずは、店舗における管理業務の効率化を見直してみてはいかがでしょうか。

シフト管理システムの“シフオプ”は、シフト収集や共有、人件費計算などのシフト管理業務を効率化できるほか、コミュニケーション改善のきっかけにもなります。

シフト管理に時間を取られて残業が発生している、従業員とのコミュニケーションをあまり取れていないなど、シフト作成にまつわるお悩みをお持ちでしたら、シフオプの導入を検討してみませんか。

シフオプは、シフト管理の負担や手間を軽減し、時間を有効活用できるよう、サポートします。詳しい資料も用意しておりますので、ぜひ一度お気軽にご相談ください。