サービス業であるアパレル業界では、多くの店舗でシフト制が採用されています。主婦や育児中の女性が在籍していることも多いため、「いかに仕事とプライベートを両立できるか」という多様な働き方が求められています。

しかし、「休み希望が重なりシフトが埋まらない」「急な変更が多く人員調整が難しい」という問題に悩む店長さんも少なくありません。従業員が働きやすい職場を作るためには、一人ひとりの事情に配慮した柔軟なシフト管理が大切です。

本記事では、アパレル業界のシフト管理に必要なことや、柔軟性の高いシフト作成のポイントについて解説します。

女性が活躍する業界だからこそ

アパレル業界は、正規・非正規に関わらず、主婦や子育て中の女性が多く活躍している業種のひとつ。一般的に、勤務については営業時間に合わせてローテーションするため、“シフト制”を導入している企業がほとんどです。

とはいえ、接客業のアパレル業界は、土日祝日やゴールデンウィークなどの連休に休みを与えにくかったり、来客数が増えるセールやイベント開催時には十分な人手を確保しなければならなかったりと、さまざまな課題があります。シフト制は、休日や労働時間を選択できることが魅力ですが、実際には「休みたい日に休めない」と不満を感じている従業員も少なくありません。

また、経営者目線だけでシフトを作成してしまうのも避けたいポイントです。「特定の人だけ休み希望が反映されている」となれば、ほかの従業員の不満にもつながります。そのため、一人ひとりの事情に配慮した公平性のあるシフトを作る必要があります。

シフト管理の担当者は、女性が多く活躍する業界だということを踏まえて、家庭や育児と両立できる働きやすい職場づくりを心がけることが大切です。従業員が納得して働けるバランスの取れたシフトを作ることで、従業員の満足度アップやモチベーション向上につながります。さらに、定着率アップや業務効率化といった効果も期待できるでしょう。

柔軟性を高めるためのポイント

仕事とプライベートを両立しやすい、柔軟性の高いシフトを作るためにはどうすればよいのでしょうか。シフト管理で抑えておきたいポイントは次の3つです。

ヘルプ体制の構築

セールやイベント開催などの時期には、接客業務のほかにも商品の補充や入れ替え、店内レイアウト変更などのさまざまな業務が増えがちです。忙しい時期でもスムーズにお店を回すためには、人手不足にならないように人員を確保する必要があるでしょう。

しかし、従業員の希望シフトが重なってしまうことにより、必要なローテーションを組めないケースがあります。人手不足な状況では、その日働く従業員の負担が大きくなり、結果的に残業や長時間労働が起きてしまうことも考えられます。

このような事態に備えて、店舗でヘルプ体制を整えておくことが大切です。
ヘルプが必要な日・時間帯をあらかじめ従業員に通知することで、都合のつく従業員を見つけやすくなります。一人ひとりに連絡する手間を削減できるよう、一斉通知できるアプリやチャットツールなどを活用することもひとつの方法です。

また、複数の店舗を運営している場合にも、ヘルプ体制の構築は効果的です。繁忙期で人手が集まらないときには、店舗間で協力して人員を補うことで、人手不足解消につながります。

人員数の拡充

従業員の希望シフトを考慮してバランスの良いシフトを作るには、過不足のない人員配置が不可欠です。そのためには、人件費予算や売上目標、来客予測などのデータをもとに、どの時間帯に何人必要かということを事前に設定する必要があります。

各時間帯に必要な人員数を把握したあとは、実際の従業員の希望シフトと照らし合わせてみて、人手が少ない、あるいは多い曜日や時間帯を洗い出しましょう。

各時間帯の人員配置状況を可視化できるようになれば、人手の足りない時間帯に人員を追加したり、余剰人員のときに人員を調整したりといった柔軟な対応が可能です。従業員のシフト希望も反映しやすくなるため、シフトに関する不満やトラブル防止にもつながるでしょう。そして、適切な人員配置を行うことは、人件費の最適化や業務効率化にも大きく貢献すると考えられます。

公平性の担保

定休日以外で決まった休日が取りづらいアパレル業界だからこそ、公平なシフト管理が必要です。従業員間でシフトの偏りが生じないように、希望休のルールを事前に決めておくようにしましょう。

また、年末年始やゴールデンウィークなどの連休に休み希望が重ならないように、必要な出勤数を決めておくことも重要です。

社内で一定のルールを設けることにより、シフト編成の不満を抑制できるほか、従業員が予定を立てやすくなるといったメリットもあります。ルールを決めるときには、従業員に無理強いしないような配慮も忘れないようにしましょう。

デジタル管理で円滑に管理

柔軟性のあるシフト管理には、ヘルプ体制の構築や適切な人員配置が必要だとわかりました。しかし、シフト管理の見直しが必要だと気づいていても、なかなか時間に余裕がないという人も多いでしょう。

シフト管理は店長やリーダーといった管理する立場の人材が担っていることが多いため、接客だけでなく、従業員への指示や売上管理、在庫管理などのさまざまな業務を同時にすすめる必要があります。

このような場合におすすめなのが、シフト管理システムの“シフオプ”の活用です。
オンラインでシフトを一元管理できるシフオプは、曜日や時間帯ごとの人員配置状況を可視化しながらシフト作成できることが特徴です。人手が足りない時間帯、多すぎる時間帯をひと目で判断できるため、希望シフトを考慮しつつも最適な人員配置に役立ちます。

さらに、従業員の希望シフトは管理画面に自動で反映されるため、勤務時間帯や休日など従業員一人ひとりの事情に対応したシフトを作成しやすいというメリットもあります。人件費や来客予測に応じて柔軟に人員調整ができ、コスト削減や業務効率化にも貢献するでしょう。

また、シフオプには“ヘルプ機能”が備わっており、アプリを通じて従業員へ一斉にヘルプを募集することが可能です。従業員はスマートフォンやフィーチャーフォンから返答できるため、一人ひとりに連絡を取る必要はありません。シフト調整の段階で不足があるとわかったときにすぐヘルプを募集することで、人員不足を未然に防げるでしょう。

複数の店舗を運営する企業は、各店舗でシフト管理を共有することにより、連休やセール、イベントなどの繁忙期でも人材の稼働率を上げ、無駄なく活用できる利点があります。

まとめ

女性が多く活躍するアパレル業界では、働きやすさを構築・維持することが重要です。そのためには、シフトの穴が埋まらないときに備えたヘルプ体制をはじめ、公平性のあるシフト作成で、従業員の不満を減らす仕組みづくりが求められるでしょう。

シフオプを活用すれば、希望シフトをもとに、人件費や人員過不足を考慮した適切なシフト管理が可能です。
「来客予測に合わせて人員を調整するのが難しい」「希望シフトを反映したいけど経営優先になってしまう」という店舗は、シフオプでシフト管理体制を見直してみてはいかがでしょうか。