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はじめてでも簡単に作成!シフトテンプレートの作り方

シフト管理に不可欠なシフト表は、業種や勤務形態、勤務時間などで異なるため、これといった決まりはありません。

シフト表は、毎週・毎月と決まった時期に作成が必要な業務ですが、休日数や役割ごとの配置などを考慮して作成する必要があるため、時間と労力がかかります。

シフト作成をもっと簡単に行うためには、エクセルで基本的なテンプレートを作成しておくと便利です。

本記事では、シフト表を作成するときのベースとなる、テンプレートの作り方を解説します。


目次[非表示]

  1. 用意したいシフトテンプレートの種類
  2. 自作するのが難しい場合は?
  3. 初心者にも使えるシフト管理システムがおすすめ
  4. まとめ


用意したいシフトテンプレートの種類

シフトといっても、シフトパターンはさまざま。とくに、勤務する時間帯が固定されていない店舗や、営業時間の長い店舗では従業員一人ひとりの勤務状況を把握・管理することは大変です。

従業員の労働時間や休日数などを考慮する必要もあるため、数種類にわけてテンプレートを作成するとわかりやすくなります。

必ず作成しておきたいテンプレートといえるのが、以下の4つです。

①シフトの概要(勤務パターンや雇用形態や時給、担当業務など)
②日間・週間シフト表
③月間シフト表
④休暇管理表

それぞれ必要な項目について見ていきましょう。

①シフトの概要

従業員の雇用形態や役割ごとの時給、シフトパターンなど、シフトを作成するときに必要な基本情報を把握するときに使います。

シフト制を導入している職場では、正社員だけでなく高校生アルバイトやパートタイマーなど雇用形態が異なる従業員が在籍しているところが多いです。

それぞれの雇用契約に基づいてシフトを作成する必要があるため、わかりやすくまとめておきましょう。

【記入例】

まずは、以下の項目を記入します。

  • シフトパターン名
  • 時間帯
  • 労働時間
  • 担当業務
  • シフトに必要な従業員数

これらの項目をシフト表にまとめると、次のようなテンプレートを作成できます。


シフトパターンが細かくわかれている場合は、上記の限りではありません。
忙しい時間帯や繁忙期などを考慮し、一日あたりに必要な従業員数を事前に設定しておきましょう。

次に、賃金や雇用形態に関する事項をまとめます。

  • 雇用形態
  • 従業員名
  • 賃金



一週間や一か月単位で各スタッフの勤務時間や給与合計をシートにまとめておくと、コンプライアンスチェックや給与計算、人件費の算出などに役立ちます。

②日間・週間シフト表

人員の過不足をなくしてスムーズに運営するためには、だれをどこに配置するかが重要です。

とくに飲食店や小売店ではアルバイトの入れ替わりが激しいため、従業員のスキルにムラがあります。業務を円滑に行えるよう、バランスよく配置しましょう。
「忙しくて人が足りない」、「人員が余って人件費を無駄にした」などのトラブルにならないよう、ひと目で把握しやすいガントチャート式の表を使うことをおすすめします。

【記入例】

日別、週別のシフトをつくるときには、以下の項目を記入しましょう。

  • 従業員名
  • 曜日・日時
  • 開始・終了時刻
  • シフトパターン名
  • 勤務時間の合計

これらの項目をまとめると、以下のようなシフト表が作成できます。
ここでは、一日の勤務シフト表を作成しました。



だれがどの時間に勤務するのか、人数を視覚的に把握できるようにすることで人員調整がしやすくなります。

週間シフトを作成する場合も、基本的には日間シフトと同じです。時間帯ごとに区切るのではなく、曜日とシフトパターンごとに表を作成することがポイント。シフトパターンがある程度固定されている場合は週間シフトがわかりやすいかもしれません。
一週間の労働時間の上限を超えてシフトを作成しないよう注意しましょう。

③月間シフト表

月間シフトは、日間・週間シフトと記入する項目は基本的に同じです。

  • 従業員名
  • 曜日・日時
  • シフトパターン名
  • 担当のポジション
  • 各シフトパターンの合計日数

これらの項目を入れると、以下のような表を作成できます。



労働基準法では、一週間の労働時間だけでなく、一か月の労働時間も上限が定められています。月間シフトは、週間シフトと紐づけ、関数で表示されるようにしましょう。

また、ほとんどの企業が月ごとに予算をたてて月次決算を行うため、労働時間や人件費の把握にも必要です。

④休暇管理表

シフトを作成するうえで、従業員の休日や休暇の取得状況を把握することはとても大切です。
法定休日をしっかり付与できているか、休日出勤に適切な手当てができているかなど、労務違反にならないためにも正しく取り扱いましょう。

無給の休日はシフト表で管理することもできますが、休日が有給休暇かどうかを把握するためにも休暇管理表は必要です。通常の休暇と見わけるために、色分けしてシートにまとめるのがおすすめです。

休暇管理表に必要な項目は、次のとおりです。

  • 従業員名
  • 雇用形態
  • 1か月のスケジュール


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働き方改革で、企業は従業員に有給休暇を取得させなければ罰則が科されることになったため、休暇の管理は大変重要といえるでしょう。


自作するのが難しい場合は?

シフト表をより、健全なものにして管理するためには、日別や週別、月別に分けて用意したり、休暇を管理したりといった作業が必要となってきます。さらに使いやすくするためには、関数を入力し、項目を追加してカスタマイズする必要もあるでしょう。
エクセルや関数の知識がなければテンプレートの自作が難しくなることも考えられます。

インターネット上には、無料でダウンロードできるテンプレートも多数用意されていますが、自社の勤務形態や担当業務、ローテーションの方法などを反映できるものでなければ、使いにくく見づらいシフト表になるでしょう。

また、テンプレートを使ったとしても、従業員の希望シフトを転記したり、労働時間や休暇をチェックしたりというときは、必ず手作業が発生します。手作業を行う部分が多ければ、それだけミスが起きる可能性が高くなります。

エクセルや無料テンプレートを使ったシフト作成が難しい企業は、簡単な操作のみで複数パターンのシフトを作成できる、“シフト管理システム”の導入がおすすめです。


初心者にも使えるシフト管理システムがおすすめ

シフト作成は、エクセルや関数に詳しければだれでも簡単に作成できるというものではありません。

人件費予算や労務コンプライアンスはもちろん、従業員のスキルや人間関係といったあらゆる要素を考慮することが必要です。エクセルの知識以外にも、経営視点やシフト作成のノウハウがなければ、自作は難しいといえます。

シフト管理システムの“シフオプ”は、日別や週別、月別などのさまざまなシフトパターンに対応しています。直感的に操作できるためPCが苦手な初心者でも簡単に利用できます。

シフオプは人件費の自動計算やコンプライアンスのチェックも可能。適切なシフト作成をサポートします。今までシフト作成に要していた時間や労力を大幅に削減できるでしょう。

モバイル対応

“シフオプ”はクラウド型サービスのため、サーバーやソフトウエアのインストールは不要です。モバイル対応のため、インターネットがあればスマートフォンやフィーチャーフォンなどさまざまなデバイスでアクセスできます。

またシフトの申請や確認も手持ちのデバイスで行えます。わざわざシフトの申請のために職場に来たり、電話やメールで共有したりといった作業も不要です。

管理画面ですべての作業が行える

紙やメールで希望シフトを集める必要はなく、シフトの収集から調整、共有までをすべて管理画面から行えます。

従業員の希望シフトを仮のシフトに反映させるときもクリックひとつで完了。手入力は不要です。シフオプは、モデルシフトを表示することもできるため、ノウハウのない初心者でもバランスの取れたシフト作成をサポートします。

多店舗共有が可能

シフオプは、複数店舗とシフトの共有が可能です。シフト作成時はもちろん、当日欠勤などで人手が足りなくなったときも、シフオプを通じて系列店舗にヘルプを募集できます。また、オンラインで作業を行うため情報共有もスムーズ。複数の店舗で同時ログインができるため、リアルタイムでシフト作成・管理が行えます


まとめ

シフトを作成するとき、繰り返しシートを利用できるように、エクセルなどでテンプレートを作成しておくと非常に便利です。

しかし、データを転記するなどの手入力は必ず必要になるほか、労働時間や人件費なども加味すると、関数を使用したカスタマイズが不可欠。どうしても関数のノウハウが必要になってくるため、自社で対応できないという担当者様も多いのではないでしょうか。

このようなときは、ぜひ、シフト管理システムのシフオプをご検討ください。
難しい知識は不要で、健全で精度の高いシフト表を簡単に作成できます。手づくりのシフト表は卒業し、直感的に作業できるシフオプをお試しください。

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