シフトを作成する方法とは？Excelからフリーソフトまでを解説
最近では、Excelやフリーソフトなど、シフトを作成するツールやアプリがあふれており、自社のシフト作成に活用しているという声も多く聞かれます。
数多くの選択肢は、使いやすいものを選んで使えるというメリットはありますが、たくさんあるからこそどれを使えば良いかわからないと悩んでいる方も多いでしょう。
本記事では、シフト作成に使える方法と、おすすめのサービスについて解説します。
シフト作成の方法
ツールを使ったシフトの作成方法は多種多様です。基本的には以下の4つが主流となっています。
- 表計算ツール
- Webサービス
- フリーソフト
- アプリ
それぞれの特徴やメリットとデメリットを詳しくみてみましょう。
表計算ツール
Excelといった表計算ツールの機能を活用してシフトを作成する方法です。
表計算ツールは、オフィスでは欠かせないソフトの一つと言えるほど広く普及しています。シフトの作成だけでなく、業務で書類を作成する際はほとんどの企業が表計算ツールを利用しているのではないでしょうか。
さまざまな場面で活用されていることから、だれでも取り組みやすいのが表計算ツールを用いたシフト作成の特徴でもあります。
また表計算ができるソフトは種類もさまざまです。Excelにこだわらず使いやすいソフトを選びましょう。
テンプレートを使用する
シフト作成用のテンプレートは、多くの種類がネット上で公開され、なかには無料で使えるテンプレートも存在します。
ネットからダウンロードすることに抵抗がある場合は、ソフトウエアのベンダーが提供しているテンプレートを使用するという方法もあります。
Excelの場合、“ホーム”から自分の職場で使えそうなテンプレートをダウンロードし、カスタマイズすることが可能です。
またExcelと同じように使えるGoogleスプレッドシートにも、シフト表のテンプレートが用意されています。
■メリット
- PCにExcelがインストールされていれば、基本的に無料で使用できる。
- 関数を使用すれば、使いやすくカスタマイズすることも可能。
■デメリット
- 入力は手作業になるためミスが起きやすく、共有しにくい。
- 関数の知識が必要になるため、Excelに詳しくない場合は勉強が必要。
Webサービス
Webサービスとは、インターネット回線があればどこからでもアクセスして利用することができるサービス全般のことを指します。
たとえば、Google Chromeでサイトを閲覧するのも、Webサービスを利用していることになります。
GmailやEvernote、YouTubeなどもWebサービスの一部です。
あまりにも身近にあるため、Webサービスだと意識して使っている人は少ないかもしれません。わかりやすく使いやすい設計のため、特別な知識を持たなくても使用できます。
■メリット
- インターネット環境さえあれば、Excelがインストールされていなくても使用できる。
■デメリット
- 常に通信している状態で作業するため、通信量が多くなる。
- 作業がスムーズにできるかどうかは、個人のインターネットの速度環境に依存する。
- 速度制限や、周辺の電波状況によっては、読み込みの待ち時間などで作業に時間がかかる可能性がある。
フリーソフト
フリーソフトとは、無料でインストールしたり使用したりすることが可能なソフトウエアを指します。
さまざまな種類があるため、目的に合ったものや使い勝手の良いものを選びやすいことがメリットです。
ただしフリーソフトは基本的に品質の保証はされていないため、使用した際になんらかの不利益を被る可能性があります。
使用する際はそのリスクを考えた対策が必要と言えるでしょう。
■メリット
- 種類が豊富で使い勝手の良いものが見つかりやすい。
- 無料で使用できる。
■デメリット
- 不具合などが発生した際の保証がない。
- ウィルス感染のリスクがあるため、フリーソフトのインストールを禁止している職場もある。
アプリ
シフト管理システムのなかには、スマートフォンアプリを活用できるものがあります。
スマートフォンを使ってシフトの提出や共有ができるほか、リアルタイムの情報共有も容易に行うことが可能です。
アプリは通信量の消費も少なく、プッシュ通知を利用することができるメリットがあります。
■メリット
- アプリ自体は無料で使用することができる。
- 通信量の消費が少ない。
■デメリット
- もととなるシステムの利用は有料契約が多い。
シフオプはWebサービスとアプリの良いとこどり
手軽にシフト管理を行えるシフト管理システムなら、“シフオプ”をおすすめします。
シフオプは、インターネットを通じてシステムが使用できるASPサービスです。ASPサービスはPCやスマートフォンへのインストールは不要で、インターネット環境があれば、スマートフォン・PC・フィーチャーフォン・タブレットなど、どの端末からでも利用できます。
ASPは通信量の消費も少なく、データは端末でなくクラウドに保存されるため、場所にとらわれない活用が可能。
ダウンロードして使用するオンプレミス型のシステムと違い、バージョンアップやメンテナンスはシフオプ側が行うため、シフト管理をいつでも最新バージョンで行うことができます。
シフト管理に特化しているため、コンプライアンスチェックや人件費の自動計算、ヘルプ機能など、シフト管理に必要なさまざまな機能を搭載。
PCや関数の知識は不要で、だれでもスムーズにシフトを作成することができます。
まとめ
シフト作成は定期的に行う必須業務にもかかわらず、慎重かつ臨機応変な対応が求められる難しい業務です。
シフトを作成するためのツールやアプリが数多く提供されているため、「どのツールを選べば良いかわからない」とお悩みの方は多いのではないでしょうか。
シフト作成を効率的に行い、本来の業務やマネジメントに注力するためには、自社にふさわしいツールを活用することがおすすめです。
そのためには、さまざまなツールの特性を知り、自社に必要な機能は何かを見直してみましょう。
シフオプは、シフト作成に関するさまざまな悩みを低コストで解消。
時間の有効活用やストレス軽減のためにサポートいたします。
