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シフト管理者を悩ます「シフトが埋まらない」ときの対策方法

パートやアルバイトなど短時間労働者を多く雇用している企業で、人員配置が課題になっている現場は少なくありません。スタッフの希望やコンプライアンスを考慮してシフトを作成するのは労力がかかります。なかでも、シフト管理者が悩み頭を抱えるのが、「シフトが埋まらないこと」です。とくに大型連休や年末年始などは、シフトが埋まらず苦労しているという担当者の方が多いのではないでしょうか。今回はシフトが埋まらない要因と解消する方法について解説します。


目次[非表示]

  1. 大型連休や年末年始のシフトは埋まりにくいのはなぜ?
  2. シフトが埋まらないときの対策方法はどうする?
  3. シフトが埋まらない問題を解決するシフト管理サービス
  4. 【導入事例】ヘルプ募集機能で店舗をまたいだシフト調整が可能に
  5. まとめ


大型連休や年末年始のシフトは埋まりにくいのはなぜ?

業種や店舗によっては書き入れどきとなる大型連休や年末年始の長期休暇。
ゴールデンウィークやシルバーウィークなどの大型連休は、学生アルバイトにとって稼ぎどきなだけに、人手は充実していると思われがちです。しかし、実際の現場では人手不足は解消されていません。その理由はなぜでしょうか。

年末年始の繁忙期対策を行った企業は70.2%に上る

年末年始といった長期休暇は、学生アルバイトの帰省や旅行などのスケジュールと重なりがちです。また、扶養内での勤務を望んでいるスタッフは、配偶者控除の“103万円の壁”によって勤務したくても勤務できないという状況にあります。とくに小売業にとっての大型連休は、売上予算も高く利益を見込みやすい時期。人手不足による機会ロスを起こさないためにも企業は人手不足を補うために人材の確保をしなければなりません。
ジョブズリサーチセンターの調査では、年末年始に繁忙期対策を行ったと回答した企業が全体の7割を超えています。

また、大型連休では76.4%の企業が一時的な人手不足に陥りやすい時期に向けて採用を強化していると回答しています。

つまり、多くの企業が大型連休に際して「シフトを埋めたくても埋まられない」問題を抱えているということが分かります。

(出典:ジョブズリサーチセンター「ジョブズコミュニティーレポート vol.5 ―採用担当者に向けたホットトピック・アンケート結果―」)

学生アルバイトは多忙を極める

ジョブズリサーチセンターの学生を対象に行った調査では、大学生等の約8割が1年以内に仕事をしたことがあると回答しています。仕事を探した理由は「お金が必要になった」「自由な時間が増えた」など、仕事に対して積極的な姿勢が感じられます。

この結果にもかかわらず、学生アルバイトでシフトが充実しているという現場は多くないようです。

同調査で、仕事を探したときに重要視したことに“勤務日数(休日・休暇)”があげられていることから、学生アルバイトの多くがプライベートを重視していることが分かります。

内閣府が全国の16歳から29歳の男女に対して行った調査でも、8.3%は仕事よりも家庭やプライベートを優先するという結果に。空いている時間があればお金を稼ぎたいと考えると同時に、プライベートの時間を大切にしたいという欲求もあるため、学生アルバイトをはじめとした若年層のスタッフの日常は多忙を極めています。

たとえ学校の長期休暇でも、シフトに今まで以上に入って貰えるという期待を過度に持たず、あらかじめヒアリングを行い、シフトが埋まらない場合の代案を検討しておくことが必要です。
混雑が予想されるときの人手不足は、スタッフへの負担を増やし、業務の品質の低下をまねきます。ひいては、離職や顧客離れにもつながりかねません。

常に一定の労働力を確保し、品質を保持することは経営者の悩みの種といえるでしょう。

(出典:ジョブズリサーチセンター「<学生版>求職者の動向・意識調査 2018」、内閣府「就労等に関する若者の意識」)


シフトが埋まらないときの対策方法はどうする?

シフト申請を調整しても、どうしても人が足りない時間ができてしまう場合、あるいは急な欠員が出たとき、できる対策を考えてみましょう。コンビニエンスストアや飲食店では、複数の店舗を展開している企業も少なくありません。以下では小売業店舗の対策を系列店の有無で紹介します。

系列店舗がない場合

系列店がない場合、スタッフを補完するためのリソースを外部に求めるか、アルバイトの雇用を増やす、またはシフトが埋まらないまま少ない人数で業務をこなすことになります。

外部にスタッフの派遣を依頼するとなれば、自社採用の人件費よりコストがかかるうえ、通常業務をこなす戦力としてはスキル不足が否めません。アルバイトの雇用を増やすことは人材不足の解消につながりますが、同じく人件費がかかるため、店舗によっては選択できない場合もあります。

系列店舗にヘルプを依頼できる場合

複数店舗展開する企業では、系列店に対してヘルプスタッフの要請が可能なケースもあります。ただし、店舗ごとに業務内容が異なっていたり、マニュアルが共有されていなかったりすると、ヘルプスタッフも受け入れる側のスタッフも戸惑います。
ヘルプスタッフを効果的に活用するためには、業務マニュアルやルールなどを各店舗で統一することが必要です。他店舗からのヘルプスタッフを受け入れやすい体制が整えば欠員対策だけでなく、現在の労働力を最大限に生かせるシフト編成ができます。

シフトが埋まらない問題を解決するシフト管理サービス

外部スタッフの派遣依頼やアルバイトの雇用を増やすことができないときにはシフト管理システムの導入に効果が期待できます。

シフト管理システム“シフオプ”には、どの時間帯に何人不足しているのかという情報を可視化できる機能や、欠員補充にヘルプの募集を一括で行える機能があります。また、100人以上のスタッフはもちろん、複数店舗とのシフトの共有が可能。シフトの作成や調整、店舗間の連携がスムーズ行えるため、シフトが埋まらない問題を解決します。

シフト共有でスムーズな管理が可能に

シフオプはパソコンやスマートフォン、タブレットやフィーチャーフォンなど、さまざまな機器で使用できます。シフトが確定するとメールアドレスやアプリに自動で通知。個別に連絡をする手間を省けます。また、シフト管理者は複数店舗のシフト情報を共有できます。ある店舗でシフトに欠員が出たとき、ヘルプ募集機能を利用すれば、他店舗のシフト状況を見ながら、全員にヘルプ募集のメッセージを送れます。スタッフは返信をその場で行えるため、スピード感のある対応が可能。一店舗だけでなく全体を俯瞰して過不足を調整することができるため、人件費の最適化にも役立ちます。

【導入事例】ヘルプ募集機能で店舗をまたいだシフト調整が可能に

会社名:株式会社Wing
業種:小売
利用拠点数:2拠点

愛知県内で2店舗のコンビニエンスストアを展開する株式会社Wingは、2店舗目の出店を機にシフオプを導入しました。

学生アルバイトをはじめ、主婦やシニア層など幅広い年代層が働くコンビニ経営では、学校行事や体調不良などで急な欠員がでることもあり、リアルタイムのシフト調整が困難でした。

シフオプは、クラウド型サービスのため、複数店舗のシフトをリアルタイムで管理できるほか、メールの一括送信や個別連絡の一括管理も可能。そのため、ヘルプの要請や確認作業が容易になり、悩みのひとつだったリアルタイムのシフト管理に効果を感じています。
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また、外国人スタッフの複雑な労務管理にも労力が必要でしたが、シフオプはコンプライアンスに触れるおそれのあるシフトを自動で検知するため、コンプライアンスリスクの未然防止を実現。
シフトの提出や確認などの操作も簡単で、シニアスタッフや外国人スタッフも問題なく活用できています。

まとめ

シフト勤務の場合、時期によって人員が確保しづらく、人員配置がギリギリになる場合やシフトが埋まらない可能性もあります。

慢性的な人手不足はもちろん、スタッフの急な欠勤にもリスクを想定した対策が必要です。シフト作成の効率化だけでなく、「人がいないため営業ができない」という最悪の事態を避けるためにも、系列店との情報共有ができるシフト管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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