無駄をなくそう！店舗運営の効率化のポイント
日々の店舗運営において、思うように成果が得られない理由のひとつに“非効率な業務の存在”が挙げられます。
働き方改革が促進されるなか、業務を効率化させ残業を減らすためには、できるだけ早い課題の発見と改善が必要になります。
非効率な作業を効率化することで、コストを削減するだけでなく、生産性の向上にもつながります。
本記事では、業務効率化のポイントについて解説します。
日常の無駄な作業を洗い出そう
店舗運営では、接客・販売といった通常業務に加え、受発注作業や経費管理、従業員管理などのあらゆる業務が存在します。
行っている業務が店舗運営やサービス向上のために本当に必要か、作業内容や管理方法は非効率ではないかということを洗い出すと、効果的な改善策を打ち出せます。
業務改善の4つの指針「ECRS」とは
働き方改革の施行により、生産性向上に向けた業務改善への重要性が高まっています。しかし、膨大な業務を抱える店舗では、どのように課題を発見・改善していくべきなのか判断が難しいという側面もあるでしょう。
そこで考案されたのが“ECRS（イクルス：業務改善の4ステップ）”という考え方です。
ECRSとは、業務改善に向けた効果的な取り組みを4つの視点と順番で示したもので、業務効率化を実現するために重要な指針のひとつです。
Eliminate（排除）なくす
現在の業務に、排除できる業務が無いかワークフローや管理体制を見直しましょう。売上やサービス品質における必要性を見極めることで、作業の無駄を省くことができます。とくに日常的に行われる習慣化した業務は、“必ず行うべきか”を考えてみましょう。
■取り組み例
・毎月恒例の会議を無くす（参加者を絞る）
・売上の少ないサービスを廃止する
・日報や報告書などの非効率な資料作成を廃止する
Combine（結合と分離）似たような業務を結合・集中化
似ている業務があれば、ひとつにまとめられないか、組み合わせを変更できないか見直しましょう。作業の工程数や工数を短縮できる可能性があります。また、業務をまとめることで属人化を解消し、チームワークを強化できるという効果もあります。
■取り組み例
・別々の作業をひとつのグループにまとめる
・会議や報告会を同時に開催する
・異なる業務は各チームに分割する
Rearrange（入替えと代替）順序、場所、人員などの入れ替え
ワークフローの順序や作業場所、メンバーを変更することで、効率化できる業務はないか考えましょう。効果的な入れ替えによって、各プロセスの事前準備や情報伝達にかかる時間を短縮します。
■取り組み例
・営業の訪問ルートを見直す
・確認が必要な案件を前倒しする（手戻りを無くす）
・終礼を無くし、朝礼に変更することで規定時間内に終わらせる
Simplify（簡素化）実態を測定・分析してあるべき姿にする
同じ結果が得られる場合は、時間や労力のかかる業務を簡素化しましょう。複雑かつ時間を要する作業については、システム・ツールの活用により、作業の一部あるいは全部を自動化することもひとつの方法です。
■取り組み例
・資料作成に必要なテンプレートを用意する
・GoogleDriveなどクラウドストレージの利用で、情報共有を簡素化する
・社内コミュニケーションツールの活用で、連絡の手間や時間を短縮する
シフトの作成方法の改善は効率化できる作業のひとつ
店舗運営に欠かせない業務として“シフト作成業務”が挙げられますが、シフト作成業務もECRSのうちSimplify（簡素化）をすることで効率を向上できる作業のひとつです。
一般的なシフト作成のフローは、以下の通りです。
- 申請用紙やメールなどで希望シフトを収集
- シフト作成担当者が、シフト表やExcelなどへ希望シフトを転記
- 人件費予算と希望シフトに応じて人員を配置
- コンプライアンスリスクの確認
- 完成したシフトを店舗の掲示板やメールで共有
このように、シフト作成にはいくつかの工程を要し、非効率になりがちなため、効率化に向けて見直すべき業務といえるでしょう。
煩雑なシフト作成はシステムを利用しよう
シフト作成は、希望シフトの収集から作成、共有に至るまで複数の作業プロセスが発生します。業務の効率化を進めるには、システムの活用によって一部の作業を自動化することが効果的です。
シフト管理システムの“シフオプ”では、シフト作成を効率化できる機能が充実しています。
たとえばシフオプでは、従業員は自身のスマートフォンやフィーチャーフォン、パソコンから希望シフトを申請し、申請された希望シフトは管理者が管理画面上で確認できるようになります。希望シフトの収集や転記作業が不要になるため、シフト作成にかかる時間が短縮できるでしょう。希望をシフトに反映する際もボタンひとつで可能です。
また、計算や比較はシステムで自動化できる作業のひとつです。
シフオプでは、人件費の計算や労務規定との比較をシフト作成時に自動で行われるため、シフトを作成しながら人件費とコンプライアンスチェックが可能になります。
そして完成したシフトは、従業員へ自動で通知できるため、宛先を選んで文章を入力するといった作業も不要です。
管理者の業務効率だけでなく、従業員の利便性も向上するため、店舗運営の効率化を図る場合はシフト作成業務からはじめてみてはいかがでしょうか？
まとめ
多くの業務のなかから無駄な業務を見つけることは容易ではありませんが、業務の棚卸しと改善によって人手や時間を有効に活用できる環境が整います。
シフト作成は店舗運営で失くすことのできない業務です。失くすことのできない業務だからこそ、シフオプの活用で効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
