急な体調不良や家庭の事情などでシフトの変更をお願いしなければならないことがあります。しかし、伝え方を誤ると「無責任」「マナーがない」と受け取られてしまうおそれがあります。

この記事では、シフト変更を依頼・打診する際の正しい連絡方法を、依頼する側・依頼される側それぞれの立場から解説します。

実際に使える文例も紹介します。ビジネスマナーやアルバイト先でのやり取りに悩む方はぜひ参考にしてください。

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依頼する側（お願いする立場）

シフト変更をお願いする立場では、相手の時間を奪う「お願い」であることを意識することが大切です。

メール送信の基本ルール

まず、件名と送信タイミングは重要です。件名は一目で要件が伝わるよう、「【シフト変更依頼】○月○日分の勤務について」 のように、「シフト変更依頼」という言葉を明示します。

また、シフト変更の依頼は“気づいた時点で即座に”を意識することが重要です。シフトはチーム全体の勤務バランスで成り立っているため、早めに連絡することが上司や同僚、またはアルバイト・パートへの配慮につながります。

なお、『労働契約法』第8条には「労働時間や勤務体系の変更は労使間で話し合って決めるべきもの」と記載されており、シフト確定後に勤務日・時間を変更する際は双方の合意が必要です。

▼労働契約法 第8条

（労働契約の内容の変更）
第八条　労働者及び使用者は、その合意により、労働契約の内容である労働条件を変更することができる。

引用元：e-Gov法令検索『労働契約法』

したがって、変更が必要と分かった段階で、すぐにシフト管理者へ連絡しなければなりません。連絡が遅れると、相手の調整負担が増すだけでなく、信頼を損なう可能性もあります。「変更が必要になるかもしれない」段階でも早めに相談しておく姿勢が望ましいです。

出典：e-Gov法令検索『労働契約法』／厚生労働省『いわゆる「シフト制」により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項』

本文構成のポイント

シフト変更を依頼するメールは、「結論→理由→代替案→謝意」の流れを意識します。

▼冒頭
○月○日のシフトについて、変更のお願いがありご連絡しました。

▼理由
詳細を長々と書くと、言い訳がましくなったり、読む側の負担になります。「体調不良のため」「家庭の事情で外せない用事があるため」といった一文で十分です。さらに、代替案（出勤可能日や代わりに勤務できる人の候補など）を添えると、誠意が伝わります。

最後に「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」と謝罪を入れ、「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」の言葉で締めくくるのが丁寧です。形式的に見えても、丁寧さは信頼関係を築く基本です。

「○日シフト変えてください」とだけ送るのは避けましょう。 要件は伝わっても、急に感じられたり、理由が不明で判断に迷ったりすることがあります。理由や代替案を一文添えるだけで印象が大きく変わります。

依頼メールの例文

ここからは、承認されやすい依頼メールの具体例を紹介します。

▼メール例文

たとえLINEで連絡する場合でも、同じ内容と丁寧さを意識すると信頼感が保てます。

シフト変更の依頼を受ける立場では、「どう返信するか」で職場の信頼関係が左右されます。相手は困って連絡してきていますから、誠実かつスピーディーな対応が求められます。

基本姿勢

前提として、返信はできるだけ早く行うことが大切です。 放置してしまうと、相手がほかの候補者を探す時間がなくなり、職場全体に迷惑をかけることになります。メールやチャットは信頼を記録するツールでもあるため、迅速な返信を意識します。

また、承諾・断りのいずれの場合も誠実な姿勢が求められます。短文で済ませると、冷たい印象を与える可能性があります。例えば、「承知しました。」だけではなく、「大変だと思いますが、無理せずお大事にしてください。」など、一言添えるだけで印象が大きく変わります。

立場を尊重しながら、チーム全体のバランスを考えた対応が求められます。

承諾する場合の文例

依頼を快諾する場合は、「助け合いの気持ち」が伝わる文面の作成が重要です。例えば、以下のような例が挙げられます。

▼メール例文

ポイントは、「引き受ける姿勢を明確に示すこと」と「上司やチームへの共有を忘れないこと」です。 承諾後に共有漏れがあると、シフト表に反映されずトラブルになることもあります。

また、相手に感謝の言葉を返される前に「お互いさまです」と添えることで、良好な人間関係を築くきっかけになります。

断る場合の文例

どうしても都合がつかない場合は、遠回しにせず明確に断ることが重要です。ただし、「無理です」「行けません」だけではそっけなく、相手を落ち込ませてしまう可能性があります。以下のように、丁寧に理由と気遣いを添えましょう。

▼メール例文

このように、断る際にも相手の状況を理解する姿勢を示すことで、関係を悪化させずに済みます。「難しい」とやんわり伝えることで、相手も別の手段を検討しやすくなります。 冷たく突き放すのではなく、共感と配慮をもって対応しましょう。

双方に共通するマナー

シフト変更の連絡には、「お願いする側」「依頼される側」どちらにも共通する基本的なマナーがあります。これを意識するだけで、職場全体の信頼感やチームワークが大きく向上します。

早めの連絡

シフトの変更は、できるだけ早く伝えることが原則です。相手にも調整の時間が必要になるため、「早いほどよい」と覚えておくと安心です。

依頼を受けた側も「どうするか迷っている間」に時間が経ってしまうと、ほかの候補者に声をかけるタイミングを逃すことがあります。即答が難しい場合でも、「確認して折り返します」と一言返信しておくのが適切な対応です。

また、連絡のタイミングは状況によっても変わります。シフト作成前ならメールやチャットでの連絡で問題ありませんが、前日・当日の場合は電話で補足するのが確実です。特に繁忙日などは、上司がメッセージを確認できない場合もあるため、「確実に伝える」姿勢を意識しましょう。

簡潔で丁寧な言葉遣い

シフト変更に関するやり取りでは、「長すぎず、丁寧である」ことが大切です。あまりに長い文面は読み手の負担になり、短すぎると「冷たい」「雑」と感じられることがあります。

例えば、「すみません、代われません。」ではなく、「せっかくご連絡いただいたのに申し訳ないのですが、今回は都合がつかず難しいです。」と表現するだけで、印象が柔らかくなります。

また、絵文字やスタンプの多用は控えましょう。LINEでの連絡でも、「敬語＋簡潔さ」を意識すると信頼感が生まれます。特に上司や管理者への連絡では、ビジネスメールに近い言葉遣いを意識するのが安全です。

記録が残るメールやチャットを活用

口頭でのやり取りは誤解や抜け漏れが生じやすく、後から「言った・言わない」のトラブルにつながることがあります。 そのため、メールやチャットツールなどの記録が残る方法でやり取りすることが基本です。

特にシフト変更は勤務時間や給与計算に関わるため、上司や人事が確認できる形で残すことが重要です。 厚生労働省の『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』でも、勤務状況の記録を明確に残すことが求められており、勤務状況を明確に残す体制が推奨されています。

画像引用元：厚生労働省『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』

送信後も、相手が既読・返信したかを確認し、必要に応じて「念のため、再送します」とフォローすることもマナーの一部です。記録を残すことは、トラブル防止だけでなく自分を守る手段にもなります。

出典：厚生労働省『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』

相手への配慮を忘れない

正しい形式でメールを送っても、そこに思いやりの言葉がなければ好印象にはなりません。

「急なお願いでご迷惑をおかけしてすみません」「無理のない範囲でご検討ください」など、相手の負担を気遣う一言を添えましょう。依頼された側も、「大変な中でのご連絡ありがとうございます」といった言葉を返すことで、信頼と安心感を生み出せます。

つまり、シフト変更のやり取りは、ただのスケジュール調整ではなく「人と人との信頼のやり取り」です。お互いに立場を理解し、気持ちの通うやり取りを心がけることが、働きやすい職場づくりにつながります。

専用ツールを使用する

近年は、ビジネスチャットツールを導入する企業も増えています。「勤務連絡は専用ツールを使うこと」とルール化する職場も少なくありません。 もし勤務先で専用ツールが導入されている場合は、そのルールに沿って連絡することが職場マナーの一環です。

また、シフト作成・管理システムの『シフオプ』を利用すれば、勤務希望の提出やシフト変更の申請・承認をオンライン上で完結できます。管理者もリアルタイムで状況を確認できるため、連絡漏れや記録ミスの防止にも効果的です。また、メッセージのやり取りも可能で、シフオプだけでシフト管理からコミュニケーションまで対応できます。

シフト調整のストレスを減らし、チーム全体のコミュニケーションを円滑にする手段としても有効です。

まとめ

この記事では、シフト変更メール・LINEについて以下の内容を解説しました。

• シフト変更の依頼メールの基本ルール

• 依頼メールの本文構成のポイント、例文

• 依頼される側の基本姿勢

• 承諾する場合、断る場合の例文

• 双方の共通するマナー

シフト変更の連絡は、誰にでも起こりうる場面ですが、対応の仕方ひとつで印象が大きく変わります。 依頼する側は“早め・簡潔・丁寧”を徹底し、理由を簡潔に伝えて代替案を添えましょう。依頼される側は「早い返信」と「思いやりある対応」を意識し、承諾・断りのどちらでも誠実に返答することが信頼のカギです。

また、両者に共通するのは「記録が残る形でのやり取り」と「相手への配慮」です。これらを守ることで、職場の信頼関係を損なわず、スムーズな勤務体制を維持できます。

シフト作成・管理システムの『シフオプ』は、シフトの収集・作成・共有を行えるクラウド型のシステムです。シフト作成時の労務違反をチェックしてアラートを表示したり、労働時間を自動で算出したりする機能が備わっています。

詳しくは、こちらの資料をご確認ください。

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