人事部は人材採用から教育、人事異動をはじめ、幅広い業務を担っています。業務課題を抱えながら、事務業務に追われてしまうこともあるのではないでしょうか。

担当者の業務負荷を軽減して採用計画や人事制度の構築などのコア業務に注力するためには、事務業務の効率化がカギとなります。

本記事では人事部の業務における課題を踏まえ、業務効率化を図るための方法を紹介します。

人事部の業務課題

人事部の仕事は大きく人事と労務に分けられ、企業で働く人をサポートします。人事部で行う業務には、以下のような課題があります。

兼任による負荷の増加

人事部で行う主な業務内容には以下が挙げられます。

▼人事管理の業務例

• 採用・雇用
• 人材教育
• 人事考課
• 人事異動
• 人事制度の整備・運用

▼労務管理の業務例

• 給与・勤怠管理
• 入社・退社・保険手続き
• 福利厚生
• 労務トラブル対応
• 就業規則の作成

このように人事部の業務は人事と労務に分けて行われます。しかし、人手不足の企業では人事と労務の業務を兼任することもあり、担当者の業務負荷が増加しやすいことが課題です。繁忙期に残業や長時間労働が発生してしまうこともあります。

属人化による業務のブラックボックス化

人事部は従業員一人ひとりと密接に関わるほか、個人情報を扱うことも多いです。しかし、業務の手順・方法を一部の担当者しか把握しておらず、業務が属人化してしまうこともあります。

属人化によって業務のブラックボックス化が進めば、「部署内で協力して業務に取り組めない」「担当者が不在の場合にすぐに対応できない」など、業務遂行が非効率になる恐れがあります。

また、急な退職や異動があった場合の引継ぎも困難です。属人化には円滑に業務を進められなくなることも懸念されます。

計算・処理業務の煩雑化

人事部では、さまざまな計算・処理業務も発生します。

▼人事管理の計算・処理業務

• 採用コストの計算
• 応募者への交通費計算
• 人材教育コストの計算
• 紹介者へのインセンティブの計算

特に、アルバイトを雇用している職場では入退社の処理、労働時間の管理が煩雑化しやすいです。限られた人材リソースを有効活用してコア業務に注力するためには、毎月の定型業務を効率化することが重要です。

人事部の業務を効率化する方法

ここからは、煩雑化しやすい人事部の業務を効率化する方法を紹介します。

①業務スケジュールの策定

1つ目は業務スケジュールの策定です。採用時期やシフトの作成時期など、年間・月間の業務スケジュールを策定して、いつ、どのような業務が発生するかを可視化します。

業務スケジュールを明確にすることで繁閑期や各業務に着手するタイミング、必要な時間・人員を把握できます。

これにより、業務の優先度に応じて人員を調整したり、時間に余裕を持って準備を進めたりなどの対応が可能です。計画的に業務量を調整できるため、担当者の負荷・残業時間の削減につながります。

②業務フローの構築

2つ目は業務フローの構築です。業務の属人化を解消するために仕事の流れ・作業手順を示したマニュアルを作成して業務フローを標準化します。

各業務を行う部署・担当者で業務内容や手順を共有することで、業務のブラックボックス化を防ぎ、繁忙期の協力体制を構築できるようになります。

また、マニュアルを作成するなかで、業務フローにおける問題点・課題を洗い出せるため、業務効率化や生産性の向上に向けた改善策も講じられます。

③各種システムの導入

3つ目は各種システムの導入です。計算・処理業務の効率化を図るために、システムを活用するのも一つの方法といえます。

勤怠管理やシフト作成などの事務業務にシステムを導入すれば、計算・処理業務の効率化を図れます。Excelへの転記、手作業での集計などが不要になるため、人的ミスの発生も防止できます。

▼人事部の業務に役立つシステム

システムの活用によって事務業務にかかる労力が削減することで、より重要度の高いコア業務に人材リソースを回すことが可能です。その結果、組織全体の生産性の向上につながります。

シフオプでシフト作成・労務管理を効率化

人事部の業務のなかでも、従業員の勤怠管理には『シフオプ』を役立てられます。

オンラインでのシフト収集・作成・共有

シフオプには、シフト作成時に必要な労働時間・人件費の計算を自動で行う機能が備わっており、シフトの収集から作成、共有までをオンラインで完結できます。

紙面やExcelでシフトを作成・共有する必要がないほか、計算・処理業務を効率化できるため、担当者の業務負荷を軽減できます。

労務違反のリスクの検知

シフト作成時に労務違反のリスクがあれば、それを検知してアラートを出します。

残業や長時間労働の状況をシフト作成時に把握できるため、法令違反を未然に防ぎ、適切な労務管理を可能にします。

人員過不足の可視化による採用の最適化

時間帯別・業務別など、シフト作成時に人員の過不足が可視化できるのもシフオプの特長です。

人員補充が必要な業務・時間帯を把握できるため、採用計画に役立てられます。採用の最適化により、採用コストの削減や求人募集時における機会損失の防止にもつなげられます。

勤怠管理システム・給与管理システムなどとの連携

シフトデータをCSVファイルで出力して勤怠管理システム・給与管理システムなどのシステムと連携することも可能です。

たとえば、シフオプのデータを実績に合わせて修正すれば、勤怠データとして活用できます。そのため、労働時間管理をより早く・正確に行えるようになります。労働時間管理の最適化に役立ち、給与計算や税金計算などの効率化を図ることが可能です。

まとめ

人事部の業務には、人事管理と労務管理の兼任による業務負荷の増加や業務の属人化、計算・処理業務の煩雑化などの課題があります。

こうした課題の解決には、業務スケジュールの策定や業務フローの構築、システムの導入などにより業務を効率化することが大切です。

『シフオプ』を活用すれば、労務管理の適正化をはじめ、採用業務、勤怠管理の効率化を実現できます。人事部で抱えるさまざまな課題解決を目指して、シフオプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。