手書きのシフト作成はもう古い？最新のシフト管理サービスとは
シフトを作成するには多くの時間や労力がかかります。手書きで作成しているとすれば一層その負担は大きくなるでしょう。しかし、そんな面倒くさいシフト作成の負担を軽くするシフト管理サービスがあります。手書きと、シフト管理サービスを使ったときの負担にどれくらいの差があるのか今回は紹介したいと思います。
手書きのシフト作成の流れ
まずは手書きのシフト作成の方法、気を付けるポイントについて流れに沿って説明します。
･シフト希望を収集する
職場で働くアルバイトの人たちから期間分の希望を提出してもらいます。提出の方法は、メールやメッセージアプリで提出する方法や紙に書いて直接店舗に持っていくなどの方法があります。直接提出する場合は、提出期限付近でシフトにはいっていれば特に問題はないですがもしシフトに入っていない場合は、提出のためだけに職場に行く必要があり、アルバイトの人たちが負担に感じることもあるでしょう。
また、提出期限までに提出をしないアルバイトの人がいる場合は、提出を促すために個別に連絡を取ることも必要になります。
･希望を転記する
次に必要な作業は、提出してもらったシフトをまとめるための転記作業です。ミスなく転記をしなければならないため、非常に労力のかかる作業といえます。万が一この段階でミスが起きてしまうとアルバイトの人が希望していない日にシフトを入れてしまったりすることにつながります。
また、職場の人数が多ければ多いほどこの作業に時間がかかりほかの業務に支障をきたす可能性もあります。
･人数を調整する
転記が終わったら次は適正な人数に調整する作業です。人数の多いところは適正な人数に削ったり、足りていないところはシフトに入れる人がいないかを探したりといった調整をします。削る作業もやみくもに削るのではなくアルバイトの人の勤務日数がなるべく公平になるように考慮する必要があります。
また、足りないところに入れる人を探すために個別での連絡をするなど調整作業も簡単ではありません。
･完成したシフトを広報する
調整が終わりシフトが完成したら、アルバイトの人たちへの広報です。職場に貼りだしたり、メールなどで個別連絡したりします。中にはシフトの収集の時と同様、確認のためだけに職場に来ることになりアルバイトの人たちに負担をかけてしまう恐れもあります。
また、最近ではSNSの普及から、職場のシフトを良かれと思ってSNSにアップしてしまうといった事例も発生しています。このようなことが起きると情報管理上問題になることもあります。
シフト管理サービス「シフオプ」を使ったシフト作成
次にシフト管理サービス「シフオプ」を使ったシフト作成の方法や、手書きのシフト作成に比べてどれほど作業が楽になるのかを同じく流れに沿って説明します。
･シフト希望を収集する
シフトの提出方法は自身のスマートフォンやガラケーを使って申請をします。もし、週の中で働く曜日や時間パターン化しているなら、そのパターンを登録しておくことで自動的に反映させて簡単に登録することもできます。
また、いつでもどこでも申請ができるため、シフト提出のために職場に行く必要もなくなります。そして、シフトの申請締め切り前のアラート機能がついており、うっかり提出を忘れてしまうことも防げます。自動でアラートが上がるためシフトを作る側もわざわざ催促をする手間が省けます。
･希望を転記する
次にシフトの転記作業です。シフオプを使えば提出してもらったシフト希望が自動で画面に反映されます。手書きの際には多くの時間を要していた作業がシフオプでは必要なくなります。また、自動で転記されるので間違いが起こることもありません。
･人数を調整する
続いて、人数の調整作業です。あらかじめ時間ごとに必要な人数を登録しておけば、人が足りない時間は赤色、人数より多く希望がある時間は黄色など色付きでわかりやすく表示することができたり、作成段階で人件費を確認したりすることもできます。また、人が足りない曜日や時間は、ヘルプ募集を一斉にかけることができます。例えば系列の近隣店舗などがあれば、他店舗にもヘルプ募集をかけることもできます。
･完成したシフトを広報する
完成したシフトを広報するには、シフオプの画面の「シフトを確定する」というボタンを押します。そうすることで、アルバイトの人たちへ一斉に通知が行き、自身のスマートフォン、ガラケーなどで完成したシフトの確認ができます。アルバイトの人たちは確認のためだけに職場に行く必要もありません。そして、シフトを作成する側もボタン一つで完成したシフトを知らせることができて非常に簡単です。
また、アルバイトの人たちが出勤する前日などにリマインドを送る機能も付いており出勤を忘れてしまう心配もありません。
シフト作成時間削減の事例
ここで、具体的にシフオプを導入したことでシフト作成にかかる時間の削減をすることに成功したシフオプ ご利用の映画館運営会社様の事例を紹介します。
200人以上のスタッフ、5つのセクション、繁閑の波… 複雑なシフト事情によるアナログ作業を効率的に一新、年間約480時間の間接業務コスト削減に成功
200名以上もスタッフのいるこちらの映画運営会社様は1週間単位のシフトを作るのに1~2日もの時間を費やしていました。導入以前はシフトの転記作業に膨大な時間がかかっていたそうですが、シフオプを導入したことでシフト作成の時間が約半分になりました。時間を短縮できたことで現場の業務に集中できるようになったと、シフト作成以外にもいい効果が出ているようです。
まとめ
今回は手書きとシフト管理サービスの「シフオプ」を使ったシフト作成の違いを比べてみました。手書きに比べてシフオプを利用した時の方が、時間も短縮できミスも起きにくくなるといえるでしょう。
現在シフト作成を負担に感じている人や、そろそろ手書きでのシフト作成はやめたいと感じている人は、効率よくシフトを作成するために「シフオプ」の導入を検討してはいかがでしょうか。
