シフト制を採用している職場の責任者の方は、「従業員から受け取ったシフトをまとめきれていない」「シフトが手書きだから管理が大変」といった悩みを経験したことがあるのではないでしょうか。

シフト作成には従業員からのシフト申請の承認や調整、決定したシフトの通知などに時間と労力がかかり、シフト業務に負担を感じる方も多いです。今回はシフト管理業務を効率化するシフト管理システム“シフオプ”とあわせて、AndroidやiPhoneなどに無料ダウンロードできるシフトアプリを導入した場合のメリットについて解説します。

シフト表のコピー配布は不要

従業員からのシフト申請は口頭やメモ用紙、またはチャットアプリで募集し、シフト表はパソコンの表計算ソフトで作成、できあがったら紙にプリントして掲示・配布、問題があったら個別に電話連絡……。

これら一連の作業はシフオプで省力化できます。従業員がAndroid端末を使用していれば、効果はさらに向上、企業と従業員双方の負担軽減につなげられます。実際にわかりやすく説明していきましょう。

シフト共有をスムーズにする

シフトを従業員に通知するため、掲示するだけでなくコピーして配布している職場も多いのではないでしょうか。最近ではスマートフォンで撮影して送るケースもよく見られています。

シフオプはもっと簡単にシフトの共有が可能です。それぞれがシフオプアプリにログインしてシフトを確認することができるため、休日にわざわざ職場に出向いて新しいシフトを確認しに来るという負担もなくなります。

紙を使うシフト関連作業を丸ごとデジタル化

シフトの作成では、「言った・言わない・聞いてない」のトラブルを避けるため、紙ベースでやりとりする職場も多いのではないでしょうか。

しかし「希望シフトを書いた紙を失くしてしまった」「申請したつもりだった」「休んでいて申請するタイミングがなかった」といったトラブルはつきものです。

シフオプではアプリから希望シフトの申請が可能。従業員の申請は管理画面に集約されるため、シフト作成作業の工数を大幅に削減できます。紙でのやりとりがないため、転記ミスや紛失といったトラブルも防止できます。

アプリならではの「通知」機能を活用

シフオプのアプリには、従業員のスマートフォンへメッセージを送信する“プッシュ通知機能”があります。スマートフォンであれば、Android、iPhoneどちらでも設定できる機能で、設定も簡単。
メッセージはスマートフォンのロック画面に表示されるため、シフト申請日や出勤日を知らせるリマインドや、急な欠勤やシフトの穴に対応可能な従業員を募集するヘルプの募集に役立ちます。一斉に通知できるため個別に連絡をとる時間や労力が不要です。

シフト作成は管理画面で簡単操作

シフオプは、シフト管理に特化したシフト管理システムのため、管理者の負担軽減に力を発揮します。スマートフォンに対応して従業員の利便先を向上させるのはもちろん、シフトの作成にかかる負担をおおいに軽減する機能がたくさん搭載されています。

直感的な操作で簡単

シフオプはわかりやすい画面設計のため、直感的な操作が可能です。従業員の希望を考慮しながら、過不足を調整できます。シフトの作成期間は職場によって異なりますが、シフオプは月別・週別・日別と選べるため、作りやすく使いやすい切り口でシフト作成が可能です。

また、シフトの作成時に人員に不足がある場合は、管理画面からヘルプの募集を一斉通知できます。さらに、シフオプは労務規定違反や法令違反を検知する機能も搭載。シフト作成時にリスクがあるシフトには、注意や警告が表示されるため、健全なシフト作成を可能にします。

ASPだから出張先でもシフト作成が可能に

シフオプはインストールの必要ないASPサービスです。データやプログラムはインターネット上にあり、どこからでもアクセスできる使い勝手の良さが魅力。インターネット環境さえあれば、Androidといったスマートフォンだけでなくパソコンやフィーチャーフォン、タブレットなどのあらゆる端末で操作できます。

シフオプなら初期費用無料

労力と時間のかかるシフト作成と管理をすばやく楽に処理できるシフオプ。初期費用は無料、月額の利用料金は従業員一人当たり300円（税別）で、従業員が1,000人以上ならお得になるパッケージプランも用意されています。

まとめ

今回はAndroidやiPhoneのアプリも活用できるシフト作成・管理システム“シフオプ”についてご紹介しました。
スマートフォンが普及している現在、スマートフォンの便利な機能を活用できるシステムを導入することで、今まで煩雑だったシフトの作成・管理業務の負担を軽減させることが可能です。

アプリにも対応しているため、AndroidやiPhoneなどを日常的に使用しているスマートフォンユーザーにより多くのメリットをもたらします。もちろんパソコンやフィーチャーフォンにも対応。

シフオプはASPサービスで、パソコンへのインストールや特別な設備は不要です。インターネット環境さえあればシフトの作成・管理、従業員への通知といったわずらわしい業務から解放されます。
シフト管理者の使い勝手の良さはもちろん、従業員も簡単に使用できるシフオプなら、今までシフトに費やしていたリソースを有効に活用でき、業務効率化に貢献できるでしょう。