従業員の不満が集まりやすいシフト。適切な集め方とは？

2019-12-16 01:00（更新：2019-12-11 05:43）

シフト作成・管理業務効率化

従業員が働きやすい環境には、人間関係や待遇の良さなどさまざまな条件がありますが、シフト制の場合は、希望のシフト勤務ができるということが重要になります。

希望の働き方ができることは従業員の満足度にもつながり、モチベーションアップによる生産性や定着率の向上など、従業員と企業の両方にとって良い効果が期待できます。

従業員に不満を与えないためには、希望シフトを考慮した公平なシフト作成や、早めのシフト共有が重要です。

本記事では、従業員の不満につながりやすいシフト管理の注意点や、適切なシフト作成のポイントについて紹介します。

目次[非表示]

・従業員が抱きやすい不満が“シフト”
・シフトが上手く決まらない理由
・日頃のコミュニケーションにも目を向けよう
・システム利用で効率的にシフトを集めよう
・まとめ

従業員が抱きやすい不満が“シフト”

従業員が就業について不満を抱きやすいポイントのひとつが、シフト関連についてです。

リクルートジョブズが実施した全国のアルバイト学生2,426名に対する意識調査で、“バイト先を選んだ決定的な理由”として挙げられた上位5つは、

通勤しやすい場所だから：28％
時給の高さ：16％
仕事内容自体に興味があったから：13%
人間関係がよさそう：12％
シフトの柔軟性：11％

という結果になっています。

さらに、“友人に紹介したいバイト先”という項目では、“人間関係が良好である”ことに次いで“シフトの柔軟性”と回答した学生は20％を占めています。

（出典：リクルートジョブズ「アルバイターのリアル」）

従業員がアルバイト先に求める条件として、シフトの柔軟さが重要であることがわかります。同時にシフト管理が不十分であることは、従業員の意欲低下につながるとも捉えられます。

希望を考慮した柔軟なシフトを組むことは、従業員の満足度向上のためにも大切になるでしょう。

シフトが上手く決まらない理由

すべての従業員が働きやすいシフトが重要であることはわかりましたが、シフトの柔軟さを担保するのは困難です。　

難しい理由として、次の3つが挙げられます。

①特定の日に出勤や休暇の希望が集中する

アルバイトのシフトは、特定の日に希望が重なることがあります。

学生は試験期間中に、主婦は年末年始やゴールデンウィークなどの大型連休に休みを取りたい人が多い傾向があります。また、学生であれば夏休み期間、主婦であれば平日の日中に出勤希望が集中することも多いです。

休みの希望が集中してしまうと人手不足になり業務が回らなくなるほか、出勤日が重なると余剰人員になることもあるため、希望通りのシフトに入れない人が現れます。シフト作成時には、従業員の希望を考慮しつつ、店舗にとっても無理のないシフトを組む必要があります。

②能力と人間関係を加味してシフトを組む必要性がある

ベテランと新人では、対応できる仕事量やスキルが異なるため、バランス良く配置する必要があります。また、担当業務によって必要な人数が異なるため、業務別に人員を配置しなければなりません。

そのほか、業務効率を高めるには、従業員同士の人間関係も重要です。

グループ内や担当業務内の人間関係が良好でない場合、情報共有に漏れが出てしまったり、チームワークの低下を招いたりしてお客様へのサービスや対応が遅れてしまう可能性も十分に考えられます。そのような事態を避けるためには、日頃から従業員の人間関係に注目する必要があります。

③シフト提出や共有がスムーズでない

従業員がシフト希望を出し忘れていたり、完成したシフトがきちんと共有されていなかったりすると、出勤忘れによる人手不足が発生するリスクが高まります。

特に紙でシフトを管理している店舗では、わざわざ店舗に来てシフトを提出したり、確認しなければいけなかったりするため、提出忘れや共有ミスが起こる可能性があります。

最近では、インターネットで簡単にシフト提出や管理ができるシステムも増えています。管理者の作業負担を少しでも軽減するために、シフトの管理体制について見直してみるのも良いでしょう。

日頃のコミュニケーションにも目を向けよう

休み希望が重なってしまった日や繁忙期には、ヘルプなどの人員補充が必要になる場合があります。

普段のシフトよりも多く出勤をお願いする際は、従業員の事情を配慮したうえで出勤を依頼しましょう。また、出勤をお願いするためには、日頃のコミュニケーションが大切です。従業員と協力しながらシフトを補える環境を構築していけると良いでしょう。

コミュニケーションが活発になると、人間関係による離職を防止する効果も生まれます。

システム利用で効率的にシフトを集めよう

従業員が不満を感じないシフト作成をするには、従業員への配慮に加えてシフト管理システムの活用が効果的です。

シフトの集め方としてメールやメッセージアプリを利用する方法もありますが、転記作業時に手間がかかり、ミスが起きることもあります。

シフオプでは、PCやスマートフォンを利用した希望シフトの収集が可能です。シフト完成後には従業員がメールやアプリでシフトを確認できる便利な機能も備えられています。外出先や自宅でもシフトの提出と確認ができるため、休みの日にわざわざ足を運ぶ必要はありません。提出の締め切り日には、事前に設定したタイミングでメールやアプリ通知を配信できるため、提出忘れや収集漏れも防ぎます。

これにより、シフト管理が効率化し、シフト作成・管理にかかる労力の軽減が期待できます。

シフト作成時にはシフト希望をもとに、時間帯ごとのシフト状況が可視化された環境で人員調整ができるため、スキルや人間関係を考慮した適切な人員配置も可能になります。従業員からのシフトに対する不満の軽減にもつながるでしょう。

また、シフオプに備わっているヘルプ機能を使うことで、休み希望が重なってしまった日や繁忙期の人手不足解消にも役立ちます。