シフト管理業務に欠かせない4つのタスク！効率のいい管理方法とは
“シフト管理”は、シフトを埋めるだけではなく、考慮しなければならない点が多い業務です。
「新しくシフト管理担当になったけれど、管理方法がわからない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
担当者が一人で管理・作成することの多いシフトだからこそ、間違いや見落としがないか確認する作業にも時間を要します。
本記事では、シフト管理に必須となる4つのタスクと、効率のいい管理方法をご紹介します。
シフト管理業務の代表的なタスク
シフト管理をするにあたってさまざまな作業が必要になりますが、作業内容は大まかに次の4つに分類できます。
- 希望シフトの集約
- コンプライアンスチェック
- シフトの共有
- シフト変更への対応
これらの作業は、いずれかひとつだけではなく、すべてを漏れなくこなす必要があります。
具体的な業務内容について、次項から解説します。
①希望シフトの集約
シフトを作成する前に、まずは従業員の希望を収集します。
希望シフトの収集は、シフトの要となる必須作業です。
家庭の予定など、あらかじめわかっている情報は早めに共有してもらいましょう。
たとえば、テスト期間直前の勉強で学生アルバイトがシフトに入りづらくなる事情を事前に全従業員が把握しておくと、シフトの穴をカバーすることができ、シフト作成の効率が上がります。
収集作業には、提出期日の連絡や期日を過ぎても提出がない人にリマインドするという作業も含まれます。
また、人件費の予算についても考慮が必要です。「たくさんシフトに入りたい」という従業員がいる場合は、人件費予算やコンプライアンスとの兼ね合いを十分にチェックしましょう。
②コンプライアンスチェック
全員のシフトを埋めてシフトを完成させたあとは、従業員ごとのシフト合計時間の計算と確認作業が必要です。
勤務時間は、基本的に“1週間40時間、1日8時間”が上限とされています。
労働基準法に抵触する労働時間になっていないか、休憩時間は十分に確保できているかなどの見直しをしましょう。会社独自の就労ルールがある場合も、ルールに反していないか確認が必要です。
また、見落としがちなのが、従業員の過度な連勤です。
希望休の重複をカバーするために特定の人が連勤になってしまっていたり、労働時間が過剰に長くなっていたりするケースがあるため、チェックを徹底しましょう。
③シフトの共有
シフト作成後は、全従業員に対してシフトの共有をします。
シフトの共有はなるべく早めに行いましょう。新しいシフトに切り替わるギリギリに共有してしまうと、従業員がスケジュールを立てづらかったり、休みのため確認できない従業員がいたりする可能性があります。
余裕をもって共有することが、従業員のシフトに対する不満解消にもつながります。
④シフト変更への対応
当日の急な欠勤などイレギュラーな事態が起きた場合には、緊急でシフトを変更する必要があります。
変更が当日になってしまい、人手が足りない場合には、出勤している従業員への負担が想定されます。
労力や時間はかかりますが、従業員それぞれに個別連絡を取るなど、穴埋めの対策をしましょう。
一元管理で作業効率UP
シフト管理には、上述のとおり多くの作業が必要になります。
効率よくこれらの業務をこなすためには、シフト管理システムの導入が効果的です。
シフト管理システム“シフオプ”では、シフト管理に必須な4大タスクの一元管理が可能です。
希望シフトの自動集約
シフオプは、シフト希望の収集から提出期限のリマインド、確定したシフト共有までの自動化が可能です。
シフト提出期限のリマインドを従業員へ一斉通知することができるため、申請漏れを防ぎます。
また、提出された希望シフトが管理画面に自動反映されることにより、反映ミスの防止・業務効率化にもつながります。
シフオプは人件費予算を設定できるため、人件費予算の範囲内でシフト作成することも可能です。
コンプライアンスの自動チェック
シフオプにはアラート機能が搭載されています。
労務規定に抵触するシフトに対してリスクアラートが表示されるため、コンプライアンスチェックにかかる時間を短縮できます。
会社独自の就労ルールを設定することも可能なため、チェック作業がより効率的になり、コンプライアンスの強化を実現できます。
シフトの一括共有
シフトの完成後には、従業員に対して一括共有できるため、シフト共有漏れのリスクを防止できます。
シフオプはパソコンだけではなくモバイルにも対応しており、自身のスマートフォンやタブレット端末、フィーチャーフォンからいつでもどこでも閲覧ができます。
また、完成したシフトは、日別・週別・月別などさまざまなパターンで印刷することも可能です。
ヘルプの一括募集
シフトの人数が不足している場合、シフオプから全従業員にヘルプメッセージを一斉通知できる機能も搭載しています。個別に出勤可否を連絡せずに済むため、効率よくヘルプを募ることができます。
また、シフオプは複数店舗のシフト管理も可能なため、自店舗でのシフト埋め合わせが困難な場合、他店舗に向けたヘルプ募集もできます。
まとめ
シフト管理業務では、希望シフトの集約・コンプライアンスチェック・シフトの共有・シフト変更への対応、この4つのタスクが必須になります。
シフオプの活用によって、シフト管理におけるさまざまな業務を自動化できるため、シフト担当者の負担を削減できます。
現在のシフト管理作業にお悩みではないでしょうか？一度現在の状況を見直して、より効率的なシフト管理を目指してみてはいかがでしょうか。
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