店舗単体でも難しいシフト管理ですが、複数店舗を展開している場合はどのような管理方法が適しているのでしょうか。

効率のよいシフト管理方法として、全店舗のシフトデータを“一元管理”するという手段があります。

本記事では、複数店舗のシフト管理を一元管理するメリットや、効率的に複数店舗のシフト管理ができるツールをご紹介します。

複数店舗のシフトは“一元管理”がお得

複数店舗を展開している場合は、店舗全体でシフトを一元管理して、組織の“見える化”を図るという方法があります。

一元管理をすると、店舗単体の管理では起こりがちな問題を解消でき、次のようなメリットを得られます。

店舗全体のコンプライアンスをチェックできる

多店舗展開の場合、各店舗の店長やシフト作成担当者によって、シフトの管理体制が異なるケースがあります。

そのため、店舗によってさまざまなルールが設けられ、コンプライアンスの遵守を徹底しづらいというリスクがあります。

一元管理によって各店舗のシフト管理体制を統一し、組織全体を見える化することで、長時間労働や連勤などのシフトに関するトラブルを未然に防ぐ環境が整います。

店舗全体のコンプライアンスを強化できるため、“安心して働ける企業”というブランドを確立でき、従業員からの信頼度や満足度の向上にもつながるでしょう。

店舗間のつながりが生まれ、ヘルプ体制を強化できる

自店舗内では人員不足を解消できないことがあるため、店舗の垣根を超えたヘルプ体制が必要になるケースがあります。

しかし、ヘルプを依頼するには、自店舗の不足人数を把握するとともに、他店舗のシフト状況を確認できる環境が必要です。

一元管理された状態であれば、自店舗だけでなく各店舗のシフト状況を確認できるため、店舗間のスムーズな連携が可能になります。

各店舗が連携してシフトを調整できることにより、ヘルプ体制を強化でき、急な人手不足や繁忙期などにも対応しやすくなるでしょう。

複数店舗のシフト管理をする方法

では、複数店舗のシフト管理を一元化するためにはどのような方法があるのでしょうか。

一元管理するためには、各店舗のリアルタイムデータを閲覧でき、かつ編集できる必要があります。

それらを行う手段として、以下のような方法が挙げられます。

Googleスプレッドシート

紙を使ったシフト共有の場合、従業員が確認しづらいだけでなく、他店舗とのシフト共有も困難です。

Googleスプレッドシートといった、リアルタイムでお互いの編集内容を共有できる表計算ツールを用いることで、各店舗での情報共有が可能になります。自社の勤務パターンに合わせたフォーマットを作成しておくと、シフトの入力をはじめ、管理や修正が簡単にできるというメリットもあります。

ただし、Googleスプレッドシートは事前に表作成が必要になるほか、人員の過不足を算出するためには関数の応用が必要で、慣れていないと操作が難しいというのがデメリットです。安定したフォーマットを作成するまでに時間を要することもあるため、状況に応じてその他管理ツールの導入を検討するとよいでしょう。

自社システムの開発

店舗数が多く、従業員の数も多い場合には、自社システムの開発を依頼するという方法もあります。

自社に必要なフォーマットや機能をカスタマイズできるため、よりユーザビリティの高い管理ツールを利用できます。

しかし、その分開発にかかるコストは莫大で、かつ実用までに長い期間を要するため、コストを抑えたい場合や、早急に管理ツールを導入したい場合には不向きとなります。こういったデメリットがあるということも把握したうえで導入を検討しましょう。

手間もコストもかけたくない場合は、“シフト管理システム”がおすすめ

パソコンでの表作成が難しい場合や、ツール開発に予算を充てられない場合は、すぐに実用可能な、クラウド型シフト管理システムの導入がおすすめです。

“シフオプ”なら、複数店舗のシフトを一元管理するための豊富な機能が搭載されています。

すべての店舗のシフトが確認できる

シフオプでは、店舗ごとやグループごとなどさまざまな組織設定ができるため、組織に合わせた柔軟な管理ができます。

各店舗の店長はもちろん、本部の担当者やエリアマネージャーによる全店舗のシフト管理・指示も可能になります。

また、シフト作成と同時に人件費を自動計算できるほか、自動アラート機能により労務コンプライアンスを強化できるため、シフト作成時の諸々のチェック作業時間をカットでき、業務効率化にもつながります。

店舗間をまたぐヘルプ募集ができる

自店舗でのヘルプ募集が困難な場合に、他店舗にヘルプ募集ができる機能も搭載しています。

急な欠員があった場合、従業員それぞれに連絡をしなくとも、シフオプによって全従業員にヘルプ募集メッセージを一斉通知できます。受信した従業員はその場ですぐに返信できるため、連絡がよりスムーズに進み、担当者の負担も削減されます。

さらに、モデルシフト表示機能により、自店舗の人員不足状況を一目で把握できるため、シフト作成段階で他店舗にヘルプを依頼することも可能です。

すぐに導入できる

シフオプは、システム開発のような莫大なコストや時間がかからず、表作成や関数の知識も不要です。

クラウド型のためすぐに利用でき、初期費用0円・1ユーザーあたり月額300円（税別）という低コストで導入可能です。

導入の際はシフオプ担当者がご利用開始までを徹底サポートするほか、専用サポートセンターを設けているため、導入後の不安も解消できます。

まとめ

複数店舗でのシフト共有やヘルプ募集を効率化できるシフオプは、多店舗展開のシフト管理におすすめです。
見える化や業務効率化につながるだけでなく、コンプライアンスの強化にも役立てられます。

複数店舗のシフト管理でお悩みの方は、シフオプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。