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なぜタイムカードの押し忘れは起こる? 問題を起こさないための原因や対策を解説

働き方改革関連法の施行により、従業員の労働時間を客観的に把握することが企業に義務付けられました。

勤怠管理にタイムカードを採用している職場では、押し忘れにより従業員の労働時間を客観的に把握することが困難になるケースもあります。従業員の適切な労務管理・給与管理を行うためには、タイムカードの押し忘れを防ぎ、労働時間を正確に記録することが重要です。

そこで今回は、タイムカードの押し忘れが発生する原因とその対策について解説します。


目次[非表示]

  1. タイムカードの押し忘れが起こる原因
  2. タイムカードの押し忘れを防ぐ対策法
  3. 労働時間の把握には日々のシフト管理も不可欠
  4. まとめ


タイムカードの押し忘れが起こる原因

タイムカードの押し忘れが起こる主な原因として考えられるのは、仕事の準備やスケジュールなど、ほかのことに気を取られてしまうことです。

特に、タイムカードが出退勤時に目に入りにくい場所にある場合は打刻を忘れやすくなります。また、タイムカードの打刻機(タイムレコーダー)の数が少ない場合、出退勤時に混雑することがあります。混雑を避けようと打刻を後回しにすることで打刻を忘れてしまうと考えられます。

こうした不注意から生じるタイムカードの押し忘れを防ぐためには、打刻の意識付けや打刻方法の見直しが必要です。



タイムカードの押し忘れを防ぐ対策法

タイムカードの押し忘れの原因が主にタイムカードに対する意識や打刻方法にあることを踏まえて、押し忘れを防ぐための対策を4つ取り上げます。


①出入口付近にタイムレコーダーを設置する

会社の出入口付近にタイムレコーダーを設置することで、出退勤時に従業員の目に留まりやすくなります。パソコンや書類などにタイムレコーダーが埋もれないよう、目立つ場所に壁掛けにしたり、専用棚を設けたりする方法も有効です。

従業員の視界に入りやすい場所にタイムレコーダーを設置することで、注意散漫による押し忘れを防げます。


②始業前・終業後にタイムカードをチェックする

打刻の有無をチェックする担当者を決めて、始業前・終業前に確認する方法もあります。これにより、押し忘れによって修正が必要になった場合にもその場で対応できます。

ただし、この方法は固定勤務や決まったシフトパターンで働く職場において有効といえます。日替わりや週替わりでチェックの担当者を決めて確認する立場を経験することで、打刻に対する意識向上にも役立ちます。


③早出・残業の事前申請制度を導入する

早出や残業が発生する場合には、事前に管理者へその旨を申請してもらう方法があります。申請があった従業員のタイムカードが適切に打刻されていることを確認することで、申請内容と異なる点がないかどうかをチェックできます。

早出・残業のタイミングによる押し忘れを防げるほか、管理者がいない状況で労働時間を把握するためにも役立ちます。


④打刻方法をデジタル化する

打刻方法をデジタル化するのも一つの手段です。


▼デジタル化による打刻方法


ICカード
従業員を識別できるICカードをカードリーダーにかざして打刻
勤怠管理システム
指紋認証打刻、PC打刻、スマートフォンアプリのGPS打刻など


上記のような方法であれば、紙のタイムカードよりもスムーズに打刻できます。そのうえ、出勤・退社の時間帯で打刻機周辺が混雑するのを防げるため、後回しによる押し忘れを防止することも可能です。

さらに、打刻の際には従業員自身の指紋やアカウントが必要なため、不正打刻を防ぐ効果もあります。紙のタイムカードのように誤ってほかの人のカードで打刻してしまう可能性を減らせることも利点です。



労働時間の把握には日々のシフト管理も不可欠

労務管理を適正に行ううえでは、タイムカードの押し忘れを防止して労働時間を正しく把握することが欠かせません。

しかし、シフト制を採用している現場では従業員によって勤務時間帯や勤務条件が異なるため、労働時間の管理が煩雑になりやすい傾向にあります。このような場合、打刻方法の見直しだけではなく、シフトの作成段階から適正な労働時間を管理することが重要といえます。

シフト作成ツールの『シフオプ』では、シフト作成時に労務違反のリスクをチェックして、問題がある場合にはアラートを発信します。これにより、残業や長時間労働、深夜勤務などの状況を可視化したうえでシフト調整を行うことが可能です。

また、作成したシフトデータを勤怠システムに取り込み連携することもできます。シフト内容と実際の労働時間が乖離(かいり)していないかを把握しやすくなるため、押し忘れの早期発見・修正にも役立ちます。



まとめ

タイムカードの押し忘れを防ぐためには、タイムレコーダーの設置場所を工夫したり、確認ルールを設けたりなどの対策が必要です。不正打刻を防ぎながらスムーズに打刻するには、打刻方法をデジタル化するのも有効といえます。

また、適切な労務管理・給与管理を行うには勤務状況を可視化して労働時間管理を徹底することが欠かせません。

シフト作成ツールの『シフオプ』では、シフト状況を可視化してリスクの高いシフトにアラートを発信できるため、労務違反を未然に防げます。

さらに、作成したシフトデータをCSVでエクスポートして勤怠管理システムと連携することも可能です。実際の労働時間と比較しやすくなるため、タイムカードの押し忘れの早期発見にもつながります。シフト管理の見直しのためにシフオプの活用を検討されてはいかがでしょうか。

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