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シフト作成に悩む店長必見! コンビニを円滑に運営するシフト管理のコツ

年中無休で24時間稼働しているコンビニでは、人手が足りずシフト管理に困ることがあります。

店長は売上管理や商品発注などの業務に携わりながら、従業員のシフト希望を聞いたり人員調整をしたりという作業も必要となるため、シフト管理の負担は大きいでしょう。


店舗を円滑に運営するにあたって、適切なシフト管理が鍵となります。そのためには、シフトの勤務体制を工夫したり、シフト管理方法を効率化したりといった施策が重要です。


本記事では、コンビニでのシフト管理の課題を踏まえ、人手不足を解消する対処法について解説します。


目次[非表示]

  1. コンビニ店長が悩むシフト管理問題
  2. シフト作成の課題を解消する方法
  3. 複雑なシフト作成をサポートするシフオプ
  4. まとめ


コンビニ店長が悩むシフト管理問題


24時間体制のコンビニではシフト制を導入している店舗が一般的です。

アルバイトやパートタイマーを雇用してシフトを回しているという店舗がほとんどでしょう。

多くのアルバイトやパートタイマーが働く店舗において、シフト管理上よく起こる問題に次の3つがあります。


①人手が足りなくなる


お客様が多く訪れる日中とは異なり、早朝や夜間は少人数体制でシフトを回しているという店舗が多いのではないでしょうか。

そのため、早朝や夜間を担当する従業員は日中の担当よりも少ないことが多く、たった1人の退職が店舗にとって大きな負担になることもあります。


手薄な時間帯をカバーするために店長自らが出勤する場合もよく見受けられますが、コンプライアンスや健康面を考えると、人手不足を店長がカバーすることは根本的な解消策とはいえないでしょう。


②シフト希望を考慮することが難しい


従業員それぞれで希望する勤務日数や時間帯が異なるほか、休み希望が重なってしまうこともあるため、すべての希望を反映させることは難しいです。

店舗によって勤務体制はさまざまですが、人気の時間帯には勤務希望が集中することもあり、なかには希望通りのシフトに入れてあげられない人もいるでしょう。


人手不足の場合は従業員の希望を優先しづらいうえ、連勤や長時間勤務などで従業員に負担をかけてしまうこともあります。月によってシフトの増減があったり、従業員間でばらつきが生まれたりと不満を持たれてしまうケースもあります。希望通りに働けないとモチベーション低下や離職を招きかねないため、公平なシフトを心がける必要があります。


③急な欠員への対応が難しい


「授業が長引いたので遅刻する」「体調不良で休みたい」といったやむを得ない理由で、人手が不足することがあります。

しかし、2人体制で遅刻や欠勤が起きた場合は1人で店舗を回さないといけなくなるため、早急にヘルプを依頼する必要があります。


シフト制では休日に予定を入れている従業員も多く、急なお願いに対応してもらえないこともあるでしょう。少人数体制で回しているコンビニでは、こうした欠員への対応が大きな課題です。


シフト作成の課題を解消する方法


コンビニのシフト管理には、シフトに穴を作らないように人員を配置し、もし人手が足りていない場合は求人を出すといった対応が必要になります。

しかし、時間帯によっては求人を出してもなかなか応募が集まらず、採用が想定通りに進まないというケースもあるでしょう。

人材採用以外にも、人手不足の解消に向けてシフトを工夫する方法があります。


勤務パターンを工夫する


コンビニでは、朝勤・日勤・夕勤・夜勤といった4つのシフトパターンに区切られることが多く、各時間帯の従業員数は2名~3名ほどが一般的です。

この場合、4つに分けられた時間帯の区切りを前後にずらすことで、人手不足を解消できる場合があります。


たとえば、




改善前
朝勤
06時 - 09時 ※人手不足
日勤
09時 - 17時
夕勤
17時 - 22時
夜勤
22時 - 06時


上記のようにシフトが区切られていて、“朝勤の人員が確保できないケース”を例に考えてみましょう。







改善前
改善後
朝勤
06時 - 09時 ※人手不足
不要
日勤
09時 - 17時
08時 - 17時
夕勤
17時 - 22時
17時 - 23時
夜勤
22時 - 06時
23時 - 08時


上記のように夕勤の時間を23時まで延長し、一時間ずつ調整することで夜勤が朝8時まで勤務可能となります。そして日勤の出社時刻を9時から8時に早め、朝勤の欠員を補充するという方法があります。


出勤できる時間や日程をヒアリングする


前日や当日などの急な欠員が起きた場合に、ほかの従業員へ出勤をお願いすることもあるでしょう。このとき、すべての従業員へ順番に連絡を取るのは非効率になってしまいます。


急な欠員への対策としては、シフト収集時に休み希望を聞くだけでなく、あらかじめ出勤可能な時間帯や曜日を聞いておくという方法があります。そうすることで、該当する従業員に絞ってすぐに声掛けができます。


シフト管理システムを活用する


シフト管理を効率化させて合理的なシフト作成をするには、“シフト管理システム”の活用も効果的です。


システムには、「情報共有をしやすくなる」「データを蓄積できる」「人的ミスを軽減できる」など、“業務効率化”が頻繁にうたわれる現代に即した利点が多数あります。

システムによって機能は異なりますが、シフト管理に特化したシステムの場合、シフト作成の効率化を想定して作られているため、シフト管理の負担を大きく軽減できます。Webシステムの場合は、インターネットに接続できる端末さえあれば、店舗の外からでもシフトを確認できるようになり、利便性も向上します。


また、過去のシフトデータをもとに時間帯ごとの必要な人員数の仮説を立て、仮説に対する検証を繰り返していくことで適切な人員配置が可能になるほか、人的作業では気づけなかった人員の余剰や不足の解消にも期待ができます。


もし、現在のシフト管理を紙やエクセルで行っている場合は、シフト管理システムの導入を検討してみるのもひとつの方法です。



複雑なシフト作成をサポートするシフオプ


慢性的な人手不足に悩むことの多いコンビニでは、在籍している従業員で円滑な勤務ローテーションを組めるかがポイントとなります。


シフト管理システムのシフオプを活用すると、シフト希望の収集から作成までのフローをシステムで効率化できるほか、人員の過不足状況もリアルタイムで閲覧可能です。シフト人件費管理など、経費管理に役立つ機能も搭載しています。


また、シフオプではメールやスマホアプリを利用したヘルプ募集機能が備わっており、従業員一人ひとりに連絡を取らなくても一斉通知ができるため、出勤可能な従業員をいち早く見つけられます。店舗を円滑に運営するためにも、シフオプの活用がおすすめです。


まとめ


24時間休みなく稼働しているコンビニでは、従業員のシフト管理が店舗の運営に大きく影響します。

人手が集まりにくい時間帯を補うためには、人員配置の工夫やヘルプ体制の強化が効果的です。

そしてシフト管理の負担をシステムで軽減することも考慮したいポイントです。


シフオプではモデルシフト機能を用いた最適な人員配置が可能になるほか、ヘルプ機能にも対応しています。シフト管理にお悩みの方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。


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