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シフト時間の計算&シフト人件費の計算に使える!エクセル関数まとめ

シフト管理に幅広く活用されているエクセル。

紙媒体よりも効率的に作成や修正ができることから、利用している職場も多いでしょう。


エクセルの機能である“関数”は、求めたい値を条件ごとに設定できるため、従業員ごとの労働時間や一日あたりの全体労働時間を把握したいときなどに役立てられます。


本記事では、エクセルでのシフト管理方法をはじめ、より正確に管理ができるシステム利用のメリットについてご紹介します。


目次[非表示]

  1. エクセルを使ったシフト作成には“関数“が不可欠
  2. 時間の計算方法
  3. 人件費の計算方法
  4. 簡単に管理するなら“シフオプ“
  5. まとめ


エクセルを使ったシフト作成には“関数“が不可欠

シフト表は、従業員の名前や担当業務、勤務時間をわかりやすく、かつ管理しやすいように作る必要があります。

従業員数が多い職場や、早番や遅番など勤務時間のパターンが多様な職場において、関数は非常に便利な機能です。一度フォーマットを作成しておくと、データを自動的に計算できるようになるため、シフト管理の手間が省けるでしょう。

シフト作成で使用する代表的な関数には、次のような種類があります。


SUM関数


SUM関数は、合計値を求めたいときに利用します。

使用するには、“=SUM(A1:A5)”といったようにセルの範囲を指定するほか、離れたセルを指定したいときは“=SUM(A2,B3,D10)”のように区切って指定します。
セル同士だけでなく、“=SUM(A3,30)”のように数値の指定も可能です。


労働時間の合計を算出したいときなどに活用できます。



COUNT関数とCOUNTA関数


COUNT関数は、指定した範囲内の数値の個数を求めたいときに利用します。

使用するには、“=COUNT(A1:A5)”のようにセルの範囲を指定します。数値以外の文字列や空白が入ったセルは個数としてカウントされません。
上記の例では、“3”(数字が入力されたセルの数)と算出されます。



従業員の名前など数値以外が入ったセルの個数をカウントする場合には、COUNTA関数で求められます。(空白以外のセルの個数がカウントされます)


COUNT関数・COUNTA関数は、一か月あたりの出勤日数などを求めたいときに活用できます。



COUNTIF関数


COUNTIF関数は、選択された範囲内で検索条件に合ったセルの個数を求めたい場合に利用します。

使用するには、検索対象となるセルの範囲を選択し、設定する条件の数値または文字列を指定します。書式は“=COUNTIF(範囲, 検索条件)”で求められ、検索条件は””で囲みます。


たとえば、早番・中番・遅番というパターンの場合、早番の人数を確認したいときなどに活用できます。



時間の計算方法

関数を用いて、一日あたりの個別の勤務時間や全体の労働時間を求めることができます。


①一人あたりの一日の勤務時間

次の画像は、一日のシフト表の例です。


C2には出勤時間、D2には退勤時間、E2に休憩時間を時刻形式で入力している場合において、Aさんの勤務時間の合計を求めたいときは、F2に“=(D2-E2-C2)*24”を入力します。




上の図のように、F2の勤務時間が時刻形式で表示される場合は、セルの書式設定“表示形式”タブより“数値”を選択します。
30分単位の場合は、小数点の表示桁数を1桁増やすことで反映できます。




②一日当たりの全体労働時間

一日あたりの全体労働時間の合計を算出するには、SUM関数を利用します。



 
上の図のように、F2:F6には個々の勤務時間の合計が算出されています。
F7のセルに“=SUM(F2:F6)”を入力することで、一日あたりの全体労働時間の合計が求められます。



人件費の計算方法

シフト表に“時給”を追加することにより、合計勤務時間に対する人件費を算出できます。




上の図のように、H2に“=F2*G2”を入力します。

一日あたりの合計を計算したい場合は、SUM関数で算出できます。



H7に、“=SUM(H2:H6)”を入力します。



一日の人件費合計が計算されるようになりました。



簡単に管理するなら“シフオプ“

エクセルを用いたシフト管理は、このように関数をうまく活用することによって、計算が楽になります。ただし、ある程度エクセルの知識が必要なため、自作が難しいこともあるでしょう。


そのようなときに便利なのが、シフト管理システムの“シフオプ”です。

関数を入力することなく、労働時間やシフト人件費の合計を算出できるため、エクセルに自信がない管理者の方でも簡単にご利用いただけます。
そのほかにも、人件費率やシフトの人員数など、シフト管理に必要な計算はすべてシフオプに任せることができます。


時間帯ごとの人員数や一か月あたりのシフト人件費などをしっかり管理することによって、最適化されたシフト作成が可能になるでしょう。


まとめ

エクセルを活用したシフト作成が難しい場合には、シフト管理システムを活用するのも方法のひとつです。

シフオプなら、特別な知識は不要で、誰でも簡単に最適化されたシフト作成が可能になります。
エクセルでの管理でお悩みの方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。


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