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【歯科助手編】シフト作成時のポイント・注意点まとめ

歯科助手の仕事は、受付や会計などの患者対応をはじめ、歯科医師・歯科衛生士の補助、院内の消毒や清掃など多岐に渡ります。


「各ポジションの人員配置が難しい」「欠員が出た場合に現場が回らない」といった悩みを抱えるシフト管理者さまもいらっしゃるのではないでしょうか。


そこで今回は、歯科助手の仕事内容や1日のタイムスケジュールを振り返るとともに、シフトを作成するときの注意点について解説します。


目次[非表示]

  1. 歯科助手の仕事について
  2. 歯科助手の1日の流れ
  3. 歯科助手のシフト作成時のポイント・注意点
  4. コンプライアンスリスクの対策にはシフオプが有効
  5. まとめ


歯科助手の仕事について

歯科助手の主な仕事は、歯科医師や歯科衛生士のサポートです。歯科医院では、患者さまへの医療行為を除く幅広い業務を歯科助手が対応しています。


▼歯科助手の業務例

  • 歯科医師・歯科衛生士の治療のサポート
  • 受付業務(予約の管理、患者さまの対応)
  • 会計管理(レセプト作成、カルテの管理)
  • 治療に使用する器具の準備・滅菌処理・片付け
  • 院内の清掃
  • 患者さまの案内・介助



歯科助手の1日の流れ

歯科助手の一般的な1日の流れは以下のとおりです。


▼9:00~18:00の診療時間に勤務する場合

時間
内容

出勤

8:30

  • 開院の準備
  • 清掃

午前診療

9:00~12:30

  • 受付業務
  • 事務作業
  • 患者様の案内
  • 施術の補助

休憩・準備

12:30~14:30

  • 午後診療の準備

午後診療

14:30~17:00

  • 受付業務
  • 事務作業
  • 患者様の案内
  • 施術の補助

閉院

18:00

  • 受付・会計終了
  • レセプト作成
  • カルテの整理
  • 診療報酬の計算
  • 器具の消毒
  • 院内の清掃

退勤

18:30


※始業から終業まで8時間勤務(休憩時間を除く)


なかには、8時間(フルタイム)勤務だけでなく、時短や週3日などの勤務を希望する方もいます。そうした場合には、業務量の多い9:00~12:30あるいは14:30~17:00に時短希望の方を配置したり、混雑が予想される土日祝日に週3日希望の方を配置したりというシフト作成が必要になります。


また、最近では夜間診療や土日祝診療を行っている歯科医院も多いです。診療時間が長い歯科医院では、上記の例に限らず、早番・中番・遅番と分けてシフトを作成することが一般的です。


いずれにしても、シフトを作成する際は、患者さまの予約や手術の予定などを把握したうえで必要な人員を割り出すとともに、法令を考慮する必要があります。



歯科助手のシフト作成時のポイント・注意点

押さえておきたいシフト作成時のポイントや注意点は、大きく以下の4つです。


1.  適切な休憩時間を設ける

労働時間が以下に該当する場合は、労働基準法第34条で定められた休憩時間の確保について考慮が必要です。


▼労働基準法第34条

労働時間が6時間を超え、8時間以下の場合は少なくとも45分

8時間を超える場合は、少なくとも1時間の休憩を与えなければならない

出典:厚生労働省『労働時間・休憩・休日関係


休憩時間についてはシフト作成時にあらかじめ確保しましょう。


2.  忙しい時間帯・時期を考慮する

歯科医院では、午前と午後の診療までに空き時間を設けていることが一般的です。しかし、午前の診療が長引いてしまうと、歯科助手を含めたスタッフが十分に休憩を取れないという事態が起きてしまいます。


スタッフに十分な休憩を取れるように、忙しい時間帯には人員を増やす、休憩時間をずらすといった対応が必要です。「午前だけ」「午後だけ」といった勤務希望がある場合は、空き時間のタイミングで交代すると人員配置の無駄が発生しません。


ただし、早めに来院する患者さまもいるため、午前と午後の診療がスタートする前に受付担当を配置しておくことも重要です。


3. 予約状況に合わせて迅速に対応できる仕組みを導入する

歯科医師や歯科衛生士とのチーム制、担当制を取り入れている歯科医院においては、患者さまの予約に合わせてシフトを作成する必要があります。


そのため、予約状況に応じてシフトを迅速かつリアルタイムに反映できる仕組みがあると利便性が向上します。


4. 欠員補充の体制を整える

子育て中のスタッフが多い歯科医院では、学校行事によって休日の希望が重複することもあります。併せて、子どもの体調不良によって欠員が発生することもあるため、スタッフへのヘルプ要請を速やかに行える体制を整えておくと安心です。


長時間労働や休日出勤などでコンプライアンスに抵触することのないよう、勤務状況をリアルタイムに可視化できるツールの活用も有効といえます。



コンプライアンスリスクの対策にはシフオプが有効

患者さまの予約や時間帯ごとの人員配置を考慮しながら、コンプライアンスを遵守したシフトを作成することは決して容易ではありません。勤怠計算のタイミングで残業や扶養範囲を超えた労働が発生していることに気付くこともあります。


シフト作成・管理システムの『シフオプ』は、コンプライアンスリスクの高いシフトや、本人の希望に即さないシフトにはアラートが表示されるため、「気付かないうちに違反していた」といった事態を防止できます。


また、シフオプは1日の時間軸表示機能があるため、早番・中番・遅番などのように複数のシフトパターンがある歯科医院にも対応しています。歯科助手のシフト作成についてお悩みの方はぜひシフオプの機能をご覧ください。


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まとめ

歯科助手は、歯科医院で発生する医療行為以外の業務の多くを担っており、業務量が煩雑になりやすい特徴があります。急な診療が入った際やスタッフに欠員が出た際、現場がスムーズに回らない可能性もあるため、余裕を持ってフォローし合える体制を整えることが大切です。


また、時間帯や時期によって業務量が増え、長時間労働につながる可能性もあります。「法令で定められた残業時間を超えていないか」「しっかり休憩が取れているか」といった勤怠管理も欠かせません。


『シフオプ』を活用することで、時間帯ごとの勤務状況を可視化し、適切な人員配置が可能になります。急な人員不足が発生した場合でも、ヘルプ機能で全スタッフにヘルプを募集することもできます。複数のシフトパターンに対応しているため、歯科助手の時短勤務やチーム医療を取り入れている場合にも活用できます。


歯科助手のシフト管理にお悩みの方は、シフオプの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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