※2025年7月18日更新

シフトの作成では、従業員の希望シフトや人件費予算、労働基準法などのさまざまな条件を考慮する必要があり、業務が複雑化しやすくなります。

紙のシフト表を利用している現場では、「時間と労力がかかり業務負担につながっている」「シフトの共有が遅くなってしまう」などの課題が生まれているケースもあるのではないでしょうか。

シフト作成の業務を効率化するには、ツールを活用して紙の管理表から脱却することがポイントです。

この記事では、シフト作成ツールに必要な機能や無料で利用できるツール、より利便性の高いシステムについて解説します。

シフト管理業務の苦労やデジタル化するメリットについては、こちらの記事をご確認ください。

シフト作成ツールに必要な機能

シフト作成ツールによって備わっている機能は異なります。最低限必要と考えられる機能には、以下が挙げられます。

日別・時間軸でのシフト表示

シフト作成ツールには、日別・時間軸でシフトを表示する機能が必要です。

従業員数が多い職場や、複数のシフトパターンがあり従業員が頻繁に入れ替わる場合には、各従業員の出勤時間を記載するだけでは全体のシフト状況を把握しにくくなります。

1時間単位の時系列でシフトを表示する機能があると、「どの時間帯に誰が出勤するのか」をひと目で把握でき、人員数や休憩時間などを調整しやすくなります。

自動計算機能

労働時間や出勤日数、人件費などを自動で計算する機能も必要といえます。

手動による計算には工数がかかるほか、ヒューマンエラーが発生する可能性があります。数値を入力すると自動で合計値が表示されるツールを選ぶと、計算を自動化してシフト作成の工数とミスの削減につながります。

ほかのツールとの連携機能

作成したシフトをCSVファイルでエクスポートできる機能があると、勤怠管理や給与管理などのさまざまなツールにデータを取り込むことができます。

例えば、勤怠の実績とシフトの内容を照らし合わせてデータの整合性を確認できるようになると、人事評価や給与計算などに役立てられます。

セキュリティ機能

シフト管理ツールには、取り扱うデータを安全に保護するためのセキュリティ機能が求められます。

シフトの作成にあたっては、従業員の労働条件や雇用形態などの個人情報を取り扱うことから、不正なアクセスやなりすましを防ぐ機能が必要です。

シフト作成に利用できる無料のツール

シフト作成に利用できる無料のツールには、主に3つの選択肢があります。

➀Googleカレンダー

Googleカレンダーは、Googleアカウントを持つすべての人が無料で利用できるカレンダーツールです。共通のアカウントを使えば、PC・スマートフォンのどちらからでもスケジュールの登録や確認ができます。

▼Googleカレンダーを利用したシフト作成で行えること

• イベントの設定でシフトの時間帯・従業員・店舗名などを登録・編集する
• 従業員にカレンダーを共有する
• プッシュ通知の設定でシフトの予定を任意の時間にリマインドする
• ID・パスワードを利用してユーザー以外のアクセスを制限する　など

ただし、単にイベントのスケジュールを登録・編集する機能となるため、労働時間や人件費などの計算は手動で行う必要があります。

②表計算ツール

OSに搭載された表計算ツールを利用して、シフト表を自作する方法があります。

自社のシフトパターンや業務内容などに応じて自由にカスタマイズできるほか、汎用性が高いことからさまざまな業種・職種で活用されています。

▼表計算ツールを利用したシフト作成で行えること

• 関数を使用して計算処理を自動化する
• 行・列・枠線・フォントなどを自由に設定する
• 作成したフォーマットを複製して使用する
• シートの閲覧・編集権限を設定する　など

ただし、一からシフト表を自作するには、表作成や関数などに関する知識・ノウハウが求められます。OSの種類によって利用できる表計算ツールが異なるほか、無料で利用できる機能が制限されている場合があります。

③シフト作成用の専用ツール

シフト作成用の専用ツールのなかには、無料で利用できるものがあります。

シフト表のテンプレートや基本的な機能が備わっているため、専門的な知識がなくてもシフトを作成することが可能です。

ただし、無料のプランではユーザーの人数や機能に制限が設けられている場合があります。自社が求める機能や従業員数などを踏まえて選定することが重要です。

シフト管理システムの『シフオプ』でシフト作成を効率化

『シフオプ』は、シフトの収集・作成・共有といった一連の業務をオンラインで行えるクラウド型のシステムです。

無料のシフト作成ツールを利用すると、ユーザー数や利用できる機能などが制限される場合がありますが、シフオプでは導入規模に応じたプランを選んで便利な機能を利用できます。

▼シフオプでできること

• シフト希望をシステム経由で収集して申請状況を一元管理する
• 登録したシフトパターンに沿ってシフトを作成する
• 法令違反のシフトに対してアラートを表示する
• 労働時間や人件費を自動で計算する
• 完成シフトを従業員へ自動で通知する
• ヘルプ募集を一斉送信する　など

また、ユーザーのID・パスワードやシステムの管理権限を設定して、外部からの不正なアクセスを制限することも可能です。

紙のシフト表や表計算ツールと比べて効率的に作業を行えるため、シフト作成にかかる工数・時間の削減につながります。

シフオプの導入事例は、こちらからご確認ください。

まとめ

この記事では、シフト作成ツールについて以下の内容を解説しました。

• シフト作成ツールに必要な機能
• シフト作成に利用できる無料のツール
• シフト作成の業務を効率化する『シフオプ』

シフト作成の業務では、希望シフトを考慮しながら曜日・時間帯に応じた人員調整や人件費管理、労務管理などのさまざまな対応が求められます。業務の工数や時間の削減を図るには、ツールの活用によってデジタル化することが重要です。

Googleカレンダーや表計算ツールなどの無料ツールを利用する方法も考えられますが、ユーザー数や利用できる機能などが限られる場合があります。

複雑になりやすい業務を効率化するために、シフトの収集から作成、共有までの一連のフローを管理できる『シフオプ』の活用を検討されてはいかがでしょうか。1ユーザー月額300円（税抜）から利用でき、大人数向けのプランもあります。

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