シフト作成に使えるツールは、無料のものから有料のものまで数多く存在します。

しかし備えている機能や使い勝手はそれぞれ異なるため、どれを使えばよいかわからず判断に迷うこともあるでしょう。

本記事では、シフトを作成する際に必要な機能や無料で使えるサービス、おすすめのシフト管理システムについてまとめました。

シフトの作成に必要なものは？

シフト表を自作する際、どのような基準で使用するツールを選べばよいか、悩む方は多いのではないでしょうか。
まずはシフト作成において最低限必要な機能を解説します。

1日の時間軸表示機能

シフト作成には、時間軸の表示機能は必須です。
シフト制は、いくつかの異なる時間帯で交互に勤務して営業時間の業務をこなします。そのため、職場によってシフトパターンや最小の時間単位は異なります。

シフト作成には、どのようなシフトパターンでも対応できるよう単位を設定しやすいツールを選びましょう。

計算機能

シフトを作成する際は、従業員の希望に合わせるだけではなく、人件費の予算や労働時間なども考慮しなくてはなりません。

計算式の手入力が必要なツールは工数が増えて時間もかかるほか、どんなに気を配っていても計算ミスが発生する可能性もあります。
自動計算してくれるツールを選べば、計算ミスも減り、工数削減にもつながり便利です。

連携機能

シフト表を勤怠管理に役立てている職場も多いです。
欠勤や勤務時間の変更をその都度システム上で修正していけば、勤怠の実績として活用できます。また、勤怠の実績と比較して予定と実績に乖離がないか見直すことで、より精度の高いシフト作成も可能になります。

CSVファイルでエクスポートできるツールなら、勤怠管理をはじめとしたさまざまなシステムにも簡単にデータを取り込むことができます。
別のサービスとの連携がスムーズにできるツールを選ぶことで、ほかの業務も効率よくこなせるようになります。

セキュリティ機能

セキュリティがしっかりしていることもシフト作成ツールを選ぶうえで重要なポイントです。

シフト表にある情報も、個人情報の一つ。
外部の人間が簡単にアクセスできるツールは、情報漏えいなどのリスクが上昇します。ツールを使える人間に制限をかけられる機能が必要です。

無料で使えるサービスとは

ここからは、シフト作成に必要な機能を最低限備えた無料ツールを紹介します。

Googleカレンダー

Googleカレンダーとは、Googleアカウントを持つすべての人が無料で利用できるカレンダーツールです。

共通のアカウントを使えば、PC・スマートフォンのどちらからでも同じように予定の登録や確認ができます。
タスク管理にも利用できるため、ビジネスシーンでも利用されているツールの一つです。

Googleカレンダーは、プッシュ通知で予定を任意の時間にリマインドすることができるほか、Googleマップと連動して仕事場所を表示することも可能。

Googleカレンダーでシフト表を作成すれば、作成も共有も簡単。サービスを利用するためにはIDとパスワードが必要なため、セキュリティも守られます。

しかし、Googleカレンダーは単純にスケジュールやタスクを管理するツールのため、シフトを作成する際は人件費や予算を別途計算する必要があります。

表計算ツール

ExcelやNumbersなど、パソコンにインストールして使用する表計算ツールは、シフト作成にもっとも多く活用されているといっても過言ではありません。
好きなようにカスタマイズすることが可能なため、見やすく使いやすいようにアレンジできます。

自動計算を行うことはもちろん、閲覧権限を設定することも可能。シートはコピーして使用することができるため、基本となるシートを作成すればコピーして使うこともできます。

Excelを使える人も多く、汎用性も高いのもメリットと言えます。
多くの人が使い方を理解していることで属人化を防ぎ、労力と時間の削減にもつながります。

しかし、より使い勝手をよくしようとすると関数やマクロの深い知識が必要となります。行や列を追加することで関数が壊れてしまうこともあるため、使用者には修正できる程度の知識が必要となるでしょう。

シフト作成はシフト管理業務のひとつ

シフト作成はただ必要な時間に必要な人数を当てはめればいいものではなく、使える人件費や従業員のスキル、一人ひとりの労働可能時間など、考慮が必要な点が非常に多くあります。

シフト作成は、シフト管理業務のなかの一つであり、作成するためにはさまざまな工程が必要です。
シフトの収集や調整、共有に加え、労務規定や労働基準法のチェック、人件費の管理など、一つでも怠ることのできない業務で構築されています。

なかでも、予算といった企業の都合と従業員の希望シフトのすり合わせや情報共有に多くの労力を必要とします。

スタッフと行う煩雑なやりとりを効率化すれば、全体的な業務時間の削減にもつながると言えるでしょう。

むだな作業はシフオプで効率化しよう

シフオプは、シフトの募集やヘルプの依頼、情報の共有を管理画面から一括で行えるシフト管理システムです。
従来の方法で多くの労力を必要としていた、個別連絡が不要になり、情報共有の抜け漏れをなくすことが可能です。

スマートフォンアプリの使用もできるため、従業員の負担も軽減。
クラウド型サービスのシフオプは、インターネットに接続できる環境さえあればスマートフォンだけでなく、PC・タブレット、フィーチャーフォンからも使用することができます。

利用者のIDとパスワードを設定することはもちろん、 特定のIPアドレスからのアクセスのみを許可することもできるため、外部からの不必要なアクセスを制限。セキュリティ面も考慮されています。

まとめ

Googleカレンダーや表計算ツールなど、シフト作成を便利にする無料ツールはたくさんあります。
しかし、無料のツールのみではできることも限られ、多くの機能をカスタマイズすると、動作が重くなり逆に利便性が低下する場合もあります。

シフト作成は、シフトの収集や調整など多くの工程を必要とするため、改善には多岐にわたって作業を効率化できるツールの活用が効果的です。

シフオプは、シフトの収集や調整の連絡など、労力や時間がかかるやり取りをシステム化することでシフト管理業務全体の工数を削減します。

クラウド型サービスのため、インターネット環境さえあれば設備投資は不要です。利用者一人当たりの月額料金は300円（税抜）で利用でき、1,000名以上はお得なプランもあります。

「シフト作成ツールは何を選べばよいのかわからない」、「便利でも使い方が難しいのは不安」などとお悩みの方は、ぜひシフオプをご活用ください。
シフト管理における負担や悩みを軽減できるシステムを提供できるよう、サポートさせていただきます。