近年、企業のコンプライアンスについて多くの話題や問題が報道されています。
「倫理規範は従業員それぞれにおまかせ」「就業規則や仕事の手順が明文化されていない……」など、こうした企業はコンプライアンス違反が起こりやすいかもしれません。コンプライアンス違反による経営リスクを防ぐために、企業は何をすべきでしょうか。

コンプライアンスは法令以外も広くカバーする

日本語訳として法令遵守の言葉を与えられている“コンプライアンス”ですが、ビジネスの現場で使われる場合、法令遵守だけにとどまらない数多くの意味が含まれます。

例として、倫理、道徳、社内規則、作業手順や手続き、記録管理などがあり、「コンプライアンスを遵守する」とは、これらのルールを守って業務を遂行するという意味です。

また、コンプライアンスの遵守は「法令だけ守っていればいい」というものではありません。
法に反しなければ何をやってもいいという考え方でいると、やがては違反スレスレの行動を取ったり、法律的にグレーな部分を利用したり、社会や消費者からの信頼を失いかねない事態に発展する可能性が懸念されます。

健全な企業活動を続けるには、法令よりさらに意識の高い概念である倫理規範や道徳を社内全体で共有し、労使双方が確実に守っていく環境や教育が必要です。

コンプライアンス教育の役割

たった一人のアルバイト従業員によるコンプライアンス違反でも、社会は企業全体の問題として受け止めます。違反しやすい社内風土や環境、ガバナンスの不全、社内全体の意識の低さが指摘されるためです。

コンプライアンス教育は、従業員一人ひとりに法令や倫理規範、社内規則の遵守・指導を徹底することで、企業の社会的信用を守る役割を果たします。企業におけるコンプライアンスには以下のようなものも含まれ、周知・指導・教育・情報共有の対象です。

企業におけるコンプライアンスの例

・社内規則、就業規則
職務を遂行するためのルールや労務についての規則

・社内規則の整備
業務や労務などのルールを明文化し、規則の独善的・恣意的な運用を防止

・リスク管理
ハラスメントや情報漏洩などの防止

・企業倫理
企業が社会的存在として守るべき基準。たとえば、道徳、環境保全、衛生管理、安全管理等、法律や条令では補えない部分に対する企業の方針や行動基準を含む

社内全体で高い倫理観を共有し、法律や条令よりも厳しく細かいコンプライアンスを設定・教育することで、消費者や投資家からの信頼が高まり、企業の価値向上が期待できます。

コンプライアンス違反事例

実際に働くうえで、職場で起きやすいコンプライアンスの例を紹介しましょう。一つでも当てはまるのであれば、環境改善の一手が必要です。

雇用者、管理者が有給休暇の取得を拒否

法改正により、労使協定によって有給休暇の取得時期の一部を雇用者側が指定することはできますが（例：繁忙期を避けて取得させる等）、有給休暇の取得は拒否できません。

勝手に残業

労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれた時間であり、残業も使用者や管理監督者の命令のもとで行わなくてはいけません。無償の長時間労働は法令違反として労働基準法違反となり、多くの企業では社内規則にも反します。

ハラスメント

セクハラ、パワハラ、マタハラ、モラハラなど、数十種類もあるとされるハラスメント。いじめや嫌がらせを意味し、社内だけでなく取引先も対象です。被害を受けた従業員が退職や疾患に追い込まれた場合、企業は訴訟を受けるリスクもあります。

お中元やお歳暮

お中元やお歳暮は収賄や贈賄と受け止められる可能性があるため、禁止する会社が増えています。企業にとってはメリットよりもリスクが高いため、社内規則等で明文化することが望ましいといえます。

職場の情報を転職先に漏えい

社内でしか知りえない情報を外部に与えることは、情報漏えいにあたります。現在の職場だけでなく、過去に働いていた職場についても同様です。企業はセキュリティ管理を確実に行うとともに、情報漏えいのきっかけともなる職場や仕事への不満に耳を傾ける必要があります。

ソフトウェア等の違法コピー

企業が正規に購入したソフトウェアのほとんどは、ダウンロードの上限数が決まっています。規定回数を超えてダウンロードやコピーをすることは著作権侵害であり、コンプライアンス違反です。画像や動画についても同様の違反となる場合がありますので、注意が必要です。

コンプライアンスを徹底して健全な経営を！

コンプライアンス遵守は経営者や管理者、従業員それぞれが徹底すべきものです。
そのためには指導や教育の質を高め、日々の業務を見直して従業員に過重な負担がないかをチェックすることも必要でしょう。

勤務時間が不規則なシフト制の職場では、労働時間の管理も複雑になりがちで、就業規則違反や法令違反が起きやすいものです。こうした労務コンプライアンス違反を防止するためには、長時間労働等のコンプライアンス違反をチェックできるアラート機能付きシフト管理システム“シフオプ"の利用が効果的。適切な労働時間管理で従業員との信頼関係を維持し、健全な企業経営を続けていきましょう。
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まとめ

法令遵守だけでなく、倫理観や道徳観など広義の意味で使用されるコンプライアンス。コンプライアンスの徹底は企業価値を高める大切な施策です。社内でコンプライアンスの重要度が低ければ、たとえ経営者でもコンプライアンスに反する行動をとるリスクがあります。

有効な対策の一つは、すべての経営者と従業員がコンプライアンス遵守への意識を高めること。企業全体でコンプライアンス教育を行っていくことで、違反が起きにくく、未然に防止できる環境を整備できるでしょう。

また、ITシステムの活用も有効です。違反の起きやすい労務関連の業務も、システムの活用でより正確に管理することが可能になります。コンプライアンス教育と同時に進めていくことで、企業のコンプライアンス体制はより強固なものとなるでしょう。