勝手なサービス残業も違反！？コンプライアンス違反を事例で学ぼう
近年、ニュースや新聞などで“コンプライアンス”という単語を目にする機会が多くなってきました。社内外を問わず、私たちが働いている環境にはコンプライアンスが広く存在しています。今回はコンプライアンスとは何か、また、コンプライアンス違反の具体的な事例とともにリスク回避について考えていきます。
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日本語の「コンプライアンス」は多様な規範遵守を含む
日本語のコンプライアンスは、法律や条令を遵守するという意味です。主にビジネスの場面で使用されており、最近では法令や倫理規範に加えて社内規則、行動規範、社内のローカルルールまでさまざまなものが該当します。
経営に大打撃！重大なコンプライアンス違反事例
近年、企業のあり方が問われるような、倫理観の欠如した不祥事が頻繁に発生しています。そのたびにコンプライアンスの重要性が叫ばれ、不祥事を起こした企業のなかには倒産した企業もあるほどです。ここでは、企業経営に甚大な悪影響を与える事例を見ていきましょう。
粉飾決算
粉飾決算とは、企業が不正会計を行い、財務諸表や収支の偽装を行って虚偽の決算報告を行うことです。業績がよければ融資を受けやすいほか投資家からの信頼も獲得しやすくなります。そのため、経営状況が悪化したり、株主への配当がままならない状況がトリガーになり不正に手を染めることが多いようです。
偽装
偽装は端的にいうと、あたかも事実のようにもっともらしく装うことです。国内では食品の生産地や原材料を偽っていたり、データを改ざんしたりと、大小さまざまな偽装が発覚しています。安全性をうたった商品やサービスで偽装が行われると、甚大な被害に発展する可能性もあり、偽装がきっかけとなり法改正にいたったケースもあります。
労働基準法違反
労働時間は原則として1日8時間、週40時間と定められていますが、実際には多くの企業で長時間労働が行われています。
労働者に残業をさせる場合、36協定の締結が必要ですが、締結せずに働かせているケースや、36協定を締結していても、労働基準法に定められている残業時間の上限である月45時間を超えて働かせているケースが多いようです。
また、みなし残業代制や変形労働時間制、歩合給制などを理由に残業代を支払わない企業や、通勤中や業務中のけがを労災として補償せず隠ぺいするケースもあります。
気付かないうちにおきている？身近なコンプライアンス違反
多くの人が無意識に行っていることのなかにもコンプライアンスに違反するケースがあります。ここでは身近なコンプライアンス違反を紹介します。
・違法コピー
販売されているソフトウェアの多くは、ダウンロード数の上限がきまっていますが、社内で使用するからと複数のPCにインストールして使わせてはいけません。違法コピーであり著作権侵害にあたります。
・情報の漏えい
会社の経営状況や顧客・従業員の個人情報、社外秘の情報などを、公共の場や家族、友人などに話すことは情報漏洩です。
・不正利用
会社のコピー機を私用で使う、備品や文房具、商品や景品を持ち帰って私的に利用することは、倫理規範に反するばかりでなく、窃盗の疑いをかけられることもあります。
また、会社のパソコンで私的なSNSにログインすることも不正利用です。
・データの持ち出し
会社が保有しているデータを、許可なく自宅のPCにメール転送したり、USBなどのメディアで持ち出したりすることは、情報漏洩にあたりコンプライアンス違反です。
・サービス残業
本来、残業は上司からの指示のもとに行われるものであり、部下が自己判断で残業を行うことを認めている企業は少ないでしょう。残業代だけでなく、従業員が就業規則に違反したということが問題です。
また、長時間労働で健康を損ない労災が発生するリスクも高まります。就業時間は労働契約に明示される重要なもの。しっかりと守らせなければ、上司も管理者が指導を怠ったとしてコンプライアンスにあたるおそれがあります。
残業時間を管理するにはツールを活用
人件費の算出基礎は労働時間であり、各企業とも予算の段階から管理しているものです。しかし、突発的な事情で残業が発生する場合や人手不足などで慢性的に残業が起きやすい職場も少なからず存在します。
労働時間を管理し、過度な残業や長時間労働が発生しにくい職場にするためには、まずは未然に防ぐ仕組みを作ることが重要です。
“シフオプ”は、コンプライアンス違反を未然に防ぐアラート機能が搭載されているシフト管理・作成システム。労働基準法や就業規則に触れるシフトは作成段階で検知されるため、コンプライアンス違反を犯すリスクを回避できます。また、シフトデータはCSVで出力し、ほかの勤怠ソフトと連携させることも可能です。コンプライアンス違反の未然防止、適切な労務管理に役立ちます。
まとめ
コンプライアンス違反にはさまざまな種類があり、ついつい見過ごしてしまいそうな身近なものから、優良企業が民事再生に追い込まれたケースまで存在します。コンプライアンスは企業の価値を高める半面、違反すると経営にも影響するほど重要です。
企業はコンプライアンスの徹底が求められ、違反を起こさないためにはよりシビアに労務管理を行うことが必要とされています。ツールを上手に活用して違反が発生しにくい仕組みづくりに取り組んでいきましょう。
