1日のうちでも繁閑の差がある小売業や飲食・サービス業では、客数や業務量が多い時間帯に人員を増やす必要があるため、予算やスケジュールに応じたシフト作成が煩雑になりがちです。
営業時間が長い現場の多くは、シフトを早番・遅番の２つに分けて労働時間を8時間程度におさめ、勤務時間をずらして長時間営業を可能にしています。

この記事では早番・遅番のメリットや、勤務時間を考えたシフト作成時のポイント、おすすめのシフト管理ツールなどをご紹介します。シフトの組み立て、管理にお困りの方はぜひ参考にしてみてください。

2交代制や3交代制のシフト管理に注意

アパレルや飲食店など、長時間営業が多い現場では2交代制や3交代制のシフト制度が採用され、始業が早いシフトが早番、遅いシフトが遅番と呼ばれています。

シフトは、人数さえそろえば良いというものではなく、時間帯ごとの業務を滞りなく行うためには、従業員のスキルや経験の組み合わせが重要です。
たとえば、慎重さが求められるレジ締め作業を新人に任せられないといった理由で、遅番にベテランばかり配置したり、検品や品出しを行うことが多い曜日や時間帯に新人ばかり配置したりすると、時間帯によって業務の品質に差が出るだけでなく従業員の不満へとつながります。交代制のシフト作成では従業員によって勤務時間帯に差が出ないよう注意しましょう。

早番の時間帯とメリット、業務内容

早番は、店舗の営業時間が10:00〜20:00の場合、9:30〜18:30を勤務時間に設定しているところが多いようです。早番の仕事内容には下記のような開業準備のための業務が含まれます。

• 店内の清掃
• 品出し
• レジへの入金作業
• 朝礼
• 遅番への引き継ぎ

早番のメリットはやはり終業時間が早いことです。夕方程度までの勤務は、子育てをしていても働くことができる時間帯。早番のシフトを設定していると労働力を確保しやすいといえるでしょう。
また、従業員は夜にかけての時間をゆっくりと過ごすことができるため、体調を整えやすくなります。

遅番の時間帯とメリット、業務内容

店舗の営業時間が10:00〜20:00の場合、遅番は11:30〜20:30が勤務時間の目安になります。遅番の勤務では、閉業後の片付けや翌営業日の準備作業など、下記のような項目が業務内容に含まれています。

• 売上日報の記入
• レジ締め
• 店内の片付けや清掃、ゴミ捨て
• 翌日の準備
• 終礼

お昼以降の勤務となる遅番のメリットは、従業員が朝の時間をゆっくりと過ごせることです。通勤ラッシュの時間帯とずれているため、通勤の負担も軽減します。また、遅番は接客に集中しやすい時間帯でもあります。閉店間際に駆け込みで足を運ぶお客さんもいるため、遅番の勤務時間を有効に使うことで売上につながりやすくなるといえるでしょう。

シフトを作るときに注意しておきたいポイント

交代制の場合、固定制の職場と比べ、より慎重に従業員の体調管理やスケジュール管理を行うことが必要です。不規則な勤務時間は、従業員の健康に影響しやすいほか、不測の事態には長時間労働が発生しやすいといえます。企業は従業員の安全衛生に配慮し、法にのっとった労働時間管理が必須です。

体調に配慮したシフト作成

業種によって、早番と遅番どちらかのシフトの業務負担が偏っている場合もあるでしょう。肉体的にも負担が大きい時間帯に連続して勤務していると体調不良を訴える従業員が出てくることも考えられます。
シフトを作成する際には、特定の従業員に負担が集中しないように配慮し、従業員の健康を良好に保てるようなバランスの良いシフト作成を心がけましょう。

遅番から早番へのシフト移行には注意

早番と遅番のある勤務体制では、遅番の翌日に早番を設定すると従業員へ大きな負担を与えるおそれがあります。

働き方改革関連法で労働時間等設定改善法が改正され、終業から次の始業までに一定時間の休息時間を確保することが企業の努力義務になりました。遅番のあとには休日を入れたり、シフトパターンを増やしたりして、過度な負担を与えないように注意しましょう。

適切な時間に適切な人員配置

シフトを作成する際、適切な時間帯に適切な人員が配置されるよう意識することは非常に重要です。
上述のとおり、シフト作成には、どの時間帯でも品質を保ち、滞りなく業務を行うことが必須。従業員一人ひとりの業務の習熟度や性格などを考慮し、適切な時間に適切な人員を配置しましょう。

シフト作成に困っているならシフオプを利用

使い勝手の良さから、エクセルなどの表計算ソフトでシフトを管理している職場は多いでしょう。しかし、パソコンがある環境でないと作業できないことに加え、従業員のシフトの収集や通知を別途行う必要があるシフト管理は、効率の面では最適な方法だとはいえません。

• シフト管理を行う工数を削減したい
• 簡単に人件費が計算できるシステムが欲しい
• 従業員の過不足をひと目でわかるようにしたい

シフト作成におけるさまざまな希望を実現するためには、システムの活用が効果的です。
シフト作成・管理システムのシフオプは、従業員のシフト収集やシフト作成、共有や調整まで、すべてをクラウドで行えます。

シフオプは人件費が自動で表示されるほか、全体を見ながら作業することもできるため必要な人員の把握やシフト調整が容易になります。労務規定違反やコンプライアンス違反などのリスクに警告を出すアラート機能が搭載されているため、従業員に負担の少ない安全なシフト作成にも貢献。スタッフへの連絡も、メッセージ機能でシフオプを介して行うことができるため、個人情報の観点からも安全です。

シフトの共有はシフトが確定した時点で自動でメール配信。欠員などにはヘルプ募集を一斉送信でき、スムーズな人員確保にもつながります。充実した機能で複雑なシフト作成を手軽に行うことが可能になります。

まとめ

長時間営業を可能にする交代制勤務、早番や遅番といった勤務体制は、一部の従業員に負担が偏るおそれや不規則な勤務時間から従業員の不満につながり、離職を招いてしまうことも懸念されます。

しかし、勤務時間帯が複数あることで、柔軟な働き方を可能にしていることも事実。長時間労働を是正し、従業員が健康で働ける職場環境のためには、早番・遅番の設定は効果的だといえるでしょう。従業員のスキルや経験を生かして、高品質なサービスを提供できる人員配置にはしっかりとしたシフト管理が重要です。

シフオプは複雑で労力の必要なシフト管理業務を効率的に行えるクラウドサービス。
従業員が無理なく働ける環境を整えるために、シフオプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。