店舗の運営を担う店長は、経営管理や販売業務、従業員管理など抱える業務が多岐にわたります。売上を確保しつつ健全な経営を目指すにあたっては、店長の業務効率が命運を分けます。

本記事では、店長業務と業務を効率させる方法について解説します。

従業員教育

従業員の教育・育成は、店長の重要な仕事のひとつ。なぜなら、店舗の運営はそこで働く従業員がいてこそ成り立つためです。

実務スキルはもちろん、自らが発案・行動できる“リーダーシップ力”、店舗の人間関係を良好に保つ“コミュニケーション力”を育てていくことも従業員教育の一環といえるでしょう。
従業員教育を徹底することで、高いスキルを持つ優秀な人材を確保できるため、サービスの品質や生産性、作業効率などが向上し、ひいては店長の負担軽減にもつながります。

また、従業員教育は従業員の特性に触れられる場でもあります。
「自店舗にはどのような人材が向いているのか？」ということを考えるきっかけになり、採用活動や適材適所への配置を検討するうえでも役立つ機会になるでしょう。

数値管理

店長の大きな役割は売上の確保です。

店舗には毎月の売上目標が設定されており、目標を達成するための効果的な販売手法や新サービスなどの施策を考えなければなりません。
ニーズの高い商材や興味関心の高いキャンペーンなど、市場動向にアンテナを張るというマーケティング活動が求められるでしょう。

また、長期的に安定した利益を確保するには、必要経費の管理も不可欠です。店舗運営に必要な仕入れ額や材料費、人件費などを明確にするとともに、予算に対する実績を比較して、その都度改善策を打ち出すことが大切です。

なかでも人件費は経費の大部分を占めるため、無駄なく最適に管理する必要があります。ある業務をするために必要な工程数とその作業時間を明確にすることで、必要な人員数を算出できます。配置する人数を必要数に留めることで、過度な人件費を抑えられ、利益の圧迫を防止できます。

シフト管理

上述の通り、過不足のない必要な人員数を配置して働きやすさを考慮するのも、店長の仕事のひとつです。そのためには、従業員のシフト管理が欠かせません。

シフト管理のやり方

商材や業種にもよりますが、店舗は曜日や時間帯でお客様の数が異なるため、状況に応じて必要な人員を配置する必要があります。

飲食店を例に挙げると、土日祝日や、平日の昼食・夕食時は混雑する傾向があるため、忙しい時間帯は従業員を増員する、客数の少ないいわゆるアイドルタイムは最低限の人数で回すといったバランスが重要になります。

また、シフト作成時には従業員それぞれの事情も考慮する必要があります。働きたい日時や休み希望をできる限り反映し、働きやすい職場づくりを心がけましょう。

シフトの作成方法

シフトの作成方法はさまざまですが、基本的には以下の手順で行います。

①希望シフトの収集
次のシフトを作成する1～2週間前に、従業員の希望シフトを収集します。提出が遅れないように、適宜提出を促しましょう。

②シフトの作成・調整
従業員の希望シフトを考慮しつつ、人件費予算や人員の過不足を見てシフトを作成します。このとき、過度な連勤や長時間労働が起きていないか、各従業員の合計シフト時間や休日数を確認しましょう。

③シフトの共有
シフトが完成したら、従業員へ共有します。共有方法はさまざまですが、メールやチャットなどのツールを用いると、休日の従業員が店舗に出向くことなくスムーズに共有できます。シフトの変更や修正があった場合に備えて、共有はできるだけ早めを心がけましょう。

シフト管理で起きやすい問題

シフト管理において、次のような問題に直面することも多いでしょう。

• 同日に休み希望が集中する
• 希望シフトの転記を間違える
• 労務トラブルが起こる

同日に休み希望が集中した場合、店長自ら業務に入るケースもよく見受けられますが、店長の負担を軽減するためにも、シフトに入れる人員を募ることが理想です。
また、収集したシフトを手作業でシフト表に転記する場合は、記載ミス・入力ミスのリスクがあるため、転記は極力避けたい作業です。
シフト作成時には、従業員のシフト時間の合計や休日数をチェックする必要がありますが、チェックに不足があると労務のトラブルを引き起こしかねないため、万全なチェック体制を完備したいところです。

このような問題を、短期間でできるだけコストをかけずに解消するには、“クラウド型システム”の導入がおすすめです。

システムを導入して管理の負担を減らす

従業員のシフト管理は店長の重要な仕事です。しかし、店長はシフト管理以外にも経営戦略の立案や実行、コスト管理、従業員の教育などのあらゆる業務をこなさなければなりません。こうした多くの業務を適切に対応するためには、業務を効率化できるシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

店長の業務のなかでも多大な労力と時間を要するシフト管理は、“シフト管理システム”を活用することで、負担の軽減と業務効率化を実現できます。

シフト管理システムの“シフオプ”では、上述した「同日に休み希望が集中する」「希望シフトの転記を間違える」「労務トラブルが起こる」という問題を解消できます。

同日に休み希望が集中した場合は、シフオプの“ヘルプ募集機能”によって、全従業員へヘルプの可否を問うお知らせを一斉通知できます。ヘルプに入れる従業員が見つかれば、店長自らがシフトに入るという負担の軽減につながります。

また、従業員は自身のスマートフォンやフィーチャーフォンを用いて希望シフトを申請し、申請された希望シフトは管理画面に送られるため、転記の必要がありません。

そして、デジタルだからこそ可能な、“コンプライアンスの自動チェック機能”が搭載されており、リスクのあるシフトをアラートでお知らせします。あらかじめ過重労働を避けたシフト作成ができるため、労務トラブルのリスクを大きく軽減できます。

システムの導入にあたって一番の懸念点が“導入コスト”ですが、シフオプはクラウド型システムのため、“初期費用0円”で、月額費用も1ユーザーあたり“300円（税別）”という低コスト、かつ短期間ですぐに運用を開始できます。

シフト人件費の自動計算も可能なため、あらゆる費用を管理しなければならない店長をしっかりサポートします。

まとめ

店長の担う業務は多岐にわたります。
お客様対応はもちろん、売上管理やマーケティングに至るまでさまざまな業務をこなさなければならないため、効率化できる業務の棚卸しが重要になってきます。

シフト管理は、効率化できる業務のひとつです。
システムを活用し業務を効率化することによって、空いた時間で従業員教育や新たなマーケティング戦略に打ち込めるという大きな利点も生まれます。

日々の店舗運営が忙しくシフト管理に手が回らないという方は、シフオプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。