現在、働き方改革によって一人ひとりが多様な働き方を選択できる社会が推進されています。少子高齢化に伴う人手不足、働き方のニーズの多様化に対応していくためにも、柔軟な雇用形態や勤務時間を取り入れることが求められます。

ところが、多様な働き方を取り入れる場合、スタッフのシフト管理が煩雑になるという課題が生じることがあります。こうした課題を解決するために、シフト管理システムの導入を検討している職場も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、多様な働き方の実現に向けたシフト管理の課題と、課題解決のために必要なシフト管理システムの4つの機能について解説します。

“多様な働き方”の実現に向けたシフト管理の課題

柔軟に働き方を選べる雇用形態・勤務時間を導入することで、労働力の確保、採用の促進などが期待できます。一方で、スタッフのシフト管理において、さまざまな課題が生まれることもあります。

また、異なる雇用形態・勤務時間を導入する場合、各スタッフの事情に応じたシフト作成や労務管理が必要です。たとえば、パートやアルバイト、外国人労働者の場合、労働時間・深夜帯の勤務について制限が設けられているケースもあります。

そのため、一人ひとりの労働条件を反映するのに労力がかかるほか、労働基準法の内容に違反していないか、労務チェックも複雑になりやすいです。特に、働き方が異なるスタッフが多く在籍している職場では、人員配置が難しくなり、次のような問題が生じやすくなります。

▼シフト管理で生じやすい問題

• スタッフの個別事情（扶養による収入の上限、深夜勤務の制限等）の反映に時間がかかる
• 労働時間の算出や労務チェックで人的ミスが発生する
• 人件費予算や繁閑状況に応じた人員配置が適切に行えずに、人手の不足・余剰が発生する

これらは、紙面・Excelを使って希望シフトの収集や入力などを行うアナログなシフト管理で起こりやすい問題です。

シフト管理システムに必要な4つの機能

働き方が異なるスタッフのシフト作成を適切に行うには、シフト管理システムの活用が有効です。

多様な働き方に対応するために必要とされる機能には、シフト収集・作成・共有といった基本機能に加えて、次の4つが挙げられます。

①モデルシフト機能

モデルシフト機能とは、事前に勤務時間や必要スタッフ数を登録して、シフトパターンを定型化する機能のことです。

各スタッフの雇用形態や勤務時間などを設定しておくことで、システム経由で収集したシフト希望をモデルシフトに沿って反映できるようになります。モデルシフト機能では、勤務形態や勤務時間帯、必要人数などを設定できます。

▼モデルシフトの作成例

▽平日

• 朝勤（9～13時）：3人
• 日勤（11～17時）：2人
• 夕勤（17～22時）：4人

▽土・日・祝

• 朝勤（9～13時）：3人
• 日勤（11～17時）：4人
• 夕勤（17～22時）：5人

シフトを定型化できる機能により、スタッフ一人ひとりの事情を考慮したシフトを作成しやすくなります。また、シフトの標準化によって、シフト作成業務にかかる労力の軽減が可能です。

②アラート機能

アラート機能とは、労働時間・勤務日数・休憩時間などを労働基準法や企業独自のルールに基づいて管理して、問題があればアラートを表示する機能です。

雇用形態・勤務時間の異なるスタッフが複数人在籍している職場では、労働時間の算出や労務チェックが複雑化しやすくなります。長時間労働や時間外労働を防ぐためには、シフト作成の段階で労務管理を適切に行うことが重要です。

アラート機能を活用すれば、労働基準法の違反になる項目のほか、以下のような項目を設定して労務チェックができます。

▼アラート機能の設定例

• 1日8時間以上の勤務（時間外労働手当の付与）
• 22時以降の勤務（深夜手当の付与）
• 休憩時間不足
• 連続勤務
• 在留期限30日前
• 雇用契約切れ14日前

目視チェックによる見落としを防げるため、労務コンプライアンスの強化につながります。

③調整機能

調整機能とは、システムで作成したシフトを手動で調整できる機能のことです。

日別・週別・月別と複数のタイムスケジュールを表示して、人員の配置状況を可視化しながらシフト調整ができます。調整機能を活用することで、以下のような対応が可能です。

▼調整機能の活用例

• 曜日・時間帯の必要スタッフ数を設定して、過不足を調整する
• 業務スキルや経験年数に応じて、業務を割り当てる
• スタッフ数が多くなる時間帯に、統括役を担うスタッフを配置する

時間帯別の必要スタッフ数や店舗の繁閑状況に応じて適正人員を配置できるため、人員の過不足を防げます。また、スタッフのスキルや相性などを考慮しながら、業務内容を調整することも可能です。

システムで作成したシフトを手動で調整することで、円滑な現場運営や生産性の向上につなげられます。

④人件費管理機能

人件費管理機能とは、スタッフの時給や人件費予算を管理する機能です。

シフトを作成すると、日別・週別・月間の人件費が自動で計算されるため、人件費予算を確認しながらシフトを調整できるようになります。

▼人件費管理機能の活用例

• 売上予算と人件費予算を設定する
• 人件費予算を超える時間帯の人員を削減する
• 売り上げデータを基に、人件費予算の見直しを行う

人件費管理機能により、売上予算や人件費予算に沿ったシフト作成を実現できるため、人件費の最適化につながります。

『シフオプ』で働き方改革を実現！

シフト管理システムの利用を考えている方は、『シフオプ』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。シフオプには、希望シフトの収集、シフトの作成・共有といった基本機能に加えて、前項で紹介した4つの機能がすべて備わっています。

雇用形態や勤務時間など、働き方が異なるスタッフに対しても適切なシフト管理を実現できます。

▼シフオプの機能

シフオプに備わるこれらの機能は、多様な働き方を実現する働き方改革の実現に役立ちます。

なお、システム導入の申し込み後は、システム設定シートに記入された内容を基に、現場の利用環境に合わせたセットアップを実施します。システム導入から運用開始まで、スムーズに移行できることもシフオプの強みです。

機能の詳細をご覧になりたい方や資料請求・問合せをご希望の方は、ぜひこちらをご確認ください。

まとめ

この記事では、シフト管理システムの機能について、以下の項目で解説しました。

• 多様な働き方の実現に向けたシフト管理の課題
• シフト管理システムに必要な4つの機能
• 働き方改革を促進する『シフオプ』について

勤務時間や雇用形態などが異なるスタッフが多く在籍する職場では、シフト管理が煩雑化しやすく、担当者の負担になることがあります。担当者の負担を軽減しながら適切なシフト管理を行うには、シフト管理システムの活用が有効です。

シフオプには、雇用形態や勤務条件が異なるスタッフのシフト作成や管理に役立つ4つの機能のほか、ヘルプ募集機能やメッセージ機能など、シフオプ独自の機能も備わっています。

シフト管理システムの導入を検討中の方は、ぜひお気軽にシフオプへご相談ください。