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【業務効率化】シフト管理システムの基本機能と4つの比較ポイント

紙面やExcelなどでシフトを作成している職場では、希望シフトの収集・作成・管理などの業務に労力がかかります。このような負担のかかる業務を効率化するためには、シフト管理システムの利用が有効です。

しかし、シフト管理システムにはどのような機能があるのか、どのように選べばよいか分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、シフト管理システムの基本的な機能や比較ポイント、シフオプの強みについて解説します。


目次[非表示]

  1. シフト管理システムの基本機能
  2. シフト管理システムの4つの比較ポイント
  3. シフト管理の効率化なら『シフオプ』
  4. まとめ


シフト管理システムの基本機能

シフト管理システムを活用することで、シフト作成におけるプロセスの一部を自動化できるため、業務の効率化を図ることができます。シフト管理システムの基本機能として、以下の3つが挙げられます。


シフト希望の収集

シフト管理システムには、従業員のシフト希望をシステム経由で収集できる機能が備わっています。

従業員は、自身のパソコンやスマートフォン(以下、スマホ)からシステムを開いて、シフト希望を申請することが可能です。また、収集したデータは、管理者側の画面に反映されて一覧で確認できるようになります。

紙面やメールでシフト希望を収集する必要がないため、管理者・従業員双方の労力を削減することが可能です。


シフトの作成

シフトを作成する際、勤務形態や必要人数などのシフトの条件をあらかじめ設定しておきます。また、従業員のシフト希望を自動で反映・調整します。

店舗に応じて、以下のような条件をシステムに設定できます。

  • 勤務形態(日勤・夕勤・夜勤等)
  • 業務内容(ホール・キッチン等)
  • 必要なスタッフ数
  • 休憩付与の条件、公休数
  • 売り上げ予算、人件費予算

紙面やExcelに手動で転記する必要がないため、シフト作成の工数を削減できるほか、ミス・漏れの防止にもつながります。

さらに、売り上げ予算や人件費予算を設定しておくと、予算に基づいた人員配置に調整しやすくなります。


確定シフトの共有

確定したシフトをシステム経由で従業員に通知・共有できる機能も備わっています。

シフト作成が完了すると、メールやアプリで従業員に一斉通知されるため、個別でメールを送ったり、直接店舗まで来てシフト表を渡したりする手間が省けます。メールの送信ミスやシフトの共有漏れの防止にもつながります。



シフト管理システムの4つの比較ポイント

シフト管理システムにはさまざまな種類があるため、どれを選べばよいか分からないという方も少なくありません。ここからは、自店舗に合ったシフト管理システムを選ぶための比較ポイントを4つ紹介します。


①対象業種

シフト管理システムには、幅広い業種に対応した汎用型システムと、特定の業種に向けた特化型システムがあります。


▼汎用型システム・特化型システムの特徴

  • 汎用型:幅広い勤務形態・業務のシフト作成に対応
  • 特化型:医療施設向け、飲食店向けなど、特定業種のシフト作成に特化

自社の業種・業務内容に適した機能が備わっているかどうか、確認してから選定することが大切です。


②システムの提供形態

シフト管理システムには、ソフトウェア型やクラウド型といった提供形態があるため、システムを利用する人数や場所に応じて選定が必要です。


▼提供形態の比較

  • ソフトウェア型:ソフトウェアをインストールして利用する形態
  • クラウド型:インターネット経由でアクセスして利用する形態

ソフトウェア型は、事務所や店舗などに設置されたパソコンで、特定の管理者が使用する場合に適しています。セキュリティが強固で、カスタマイズしやすいのがメリットです。

一方、事務所・店舗だけでなく、外出先や自宅などさまざまな場所で利用したい場合はクラウド型がおすすめです。インターネットにつながる環境とスマホなどのデバイスがあればどこでも利用できるのが大きなメリットです。店舗数や従業員数が多く、人材の流動性が高い店舗での導入にも適しています。


③料金体系

シフト管理システムの料金体系には、月額固定制と利用人数に応じた従量課金制があります。自社の従業員数や人材の流動性に応じて、適した料金体系を選ぶことが重要です。


▼料金体系の例


月額固定制
20ユーザーまで5,000円
従量課金制
1ユーザーにつき200円


月額固定制のメリットは、毎月の経費を管理しやすいことです。しかし、頻繁に従業員数が変動する店舗では、不要な支出が発生してしまう可能性があります。そのため、人材の流動性が低く、一定の従業員数がいる場合に適しています。

一方、人材の流動性が高く、従業員数が少ない場合は、柔軟にユーザー数を調整できる従量課金制も利用できます。従業員数の多い店舗では、利用可能なユーザー数の上限も確認しておくことが大切です。


④他システムとのデータ連携

シフトデータをCSV出力できるシステムを選ぶと、ほかのシステムとデータの連携ができるようになります。シフト管理業務のほかにも、さまざまな事務作業の効率化を図れます。


▼データ連携による活用例

  • 勤怠管理システムにシフトデータを取り込み、打刻データと合わせた予実管理を行う
  • 予算管理システムにシフトデータを取り込み、予算の見直しや分析を行う



シフト管理の効率化なら『シフオプ』

シフト作成・管理業務の効率化には、シフオプの活用がおすすめです。

シフオプは、幅広い業種・業務内容に対応した汎用型のシフト作成・管理システムです。先述した3つの基本機能がすべて備わっているほか、クラウド型システムのため、インターネット環境があれば場所の制限なく利用できます。

また、初期費用は無料で、ユーザー数に応じた従量課金制のため、小規模の店舗や人材の流動性が高い職場でもコストを無駄にしません。

1,000名以上のユーザーがいる場合には、月額固定制のパックプランを選ぶことも可能です。自社の規模・従業員数に応じてコストを適正化できるのもシフオプの強みといえます。

さらにシフオプには、シフト管理に役立つさまざまな機能が備わっています。


▼シフオプの機能例

機能
できること
手動調節機能
従業員のスキルや経験値、店舗の繁閑状況に応じて手動で調節できる
アラート機能
シフト作成時にコンプライアンス違反のリスクがあるシフトに対して警告を表示する
CSV出力
シフトデータをCSVで出力して、他システムとデータ連携できる
ヘルプ募集機能
システム経由で一斉にヘルプ募集を送信できる



まとめ

この記事では、シフト管理システムの基本機能と導入前に押さえておきたい比較ポイント、『シフオプ』の特徴について解説しました。

シフト管理システムを活用することで、シフト作成業務の負担軽減と効率化を図れます。対象業種や提供形態、料金体系などはシステムによって異なるため、自社の業種・業務内容・規模・従業員数などに対応しているかを考慮して選定することが重要です。

シフオプは、幅広い業種に加えて、さまざまな規模の職場で活用できるクラウド型システムです。利用ユーザー数は80,000人を超え、多くの事業所や店舗で導入いただいています。シフト管理システムの導入をご検討中の方は、ぜひお気軽にお問合せください。

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