紙面やExcelを使用したシフト作成に時間がかかり「ほかの業務に費やせる時間を圧迫している」というお悩みはないでしょうか。

スタッフが多く、アルバイトやパートが在籍している職場では、一人ひとりの雇用形態・勤務条件などを考慮する必要があるため、シフト管理が煩雑になる傾向にあります。シフト管理の負担を軽減するには、シフト管理を自動化することがポイントです。

本記事では、シフト管理を自動化する4つのメリットや方法について解説します。

シフト管理を自動化する4つのメリット

シフト管理を自動化するメリットは、主に4つ挙げられます。

①シフト作成の時間短縮

シフト管理を自動化することで、勤務希望の収集やシフト作成・共有にかかる時間を削減できます。

また、紙面のシフトを回収する、印刷してスタッフに配るといった業務やシフト希望をExcelに転記する作業も不要になります。シフト作成にかかる一連の業務を効率化して、時間を短縮することが期待できます。

②コンプライアンスの強化

シフトを組む際にリスクを自動検知することで、労務コンプライアンスを遵守できます。

シフト管理をするうえでは、法令を遵守することが欠かせません。しかし、手作業でシフトを作成する場合、労働時間の算出や目視チェックでヒューマンエラーが発生するリスクがあります。また、長時間労働や休日出勤に気付かず、給与計算のときに法令違反が発覚するケースも考えられます。

たとえば、法令違反となるシフトに対して自動でエラーが出るシステムを利用することで、こうしたヒューマンエラーを防げるほか、法令に則った適正なシフトを作成できるようになります。

③公平性の維持

シフト管理ツールを活用して、スタッフの働き方や属性、各日時の必要人数などを登録・一元管理することで、公平なシフトをつくることができます。

管理者が手作業でシフトを作成する際、スタッフへの業務負荷を均等に調節することは容易ではありません。特定のスタッフに負担がかかったり、シフト希望の反映にばらつきがあったりする場合、スタッフから不満が生じる可能性もあります。

シフト作成を自動化することにより、偏りのないシフト作成が可能になります。また、公平性のあるシフトは、管理者・スタッフ間の良好な関係性の構築にもつながります。

④企業・店舗で定めたルールの遵守

「休み希望が反映されるのは月に3日まで」「連続勤務できるのは週に2日まで」など、事前に定めた企業・店舗のルールに沿ってシフト表を作成できることもシフトを自動化するメリットの一つです。

手作業でシフトを作成する場合、企業・店舗のルールを守れているかチェックするのに労力がかかるほか、見落としが発生しやすいといった問題があります。

シフト管理を自動化することで、勤務日数や連続勤務数、休暇付与のルールなど、企業・店舗独自のルールを反映しながら、より精度の高いシフト作成が可能です。

シフト管理を自動化する方法

シフト管理を自動化する方法は主に2つあります。ここでは、それぞれの方法について紹介します。

①Excelのマクロ機能を使用する

マクロ機能とは、繰り返し実行する操作を記録して自動化するExcelの標準機能のことです。シフト表作成における定型的な作業や入力データの集計などを自動化する場合に活用できます。

また、条件を分岐して処理する、データを置き換えるなど、応用性の高い作業にはVBA（Visual Basic for Applications：ビジュアル・ベーシック・フォー・アプリケーション）という拡張機能を使用できます。ただし、VBAの操作にはプログラミングの知識や言語スキルが必要です。

VBAを使用しない場合は、以下のような簡易的な作業を自動化できます。

▼マクロ機能で自動化できる作業

• スタッフ名や勤務時間帯、日時などを記載したシフト表のひな形を次月分に展開する
• スタッフ別の労働時間の合計を算出する

マクロ機能を用いた自動化の方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご一読ください。

エクセル“マクロ機能”でシフト作成を効率化するテクニック

②シフト管理システムを導入する

シフト管理システムを導入すると、収集したシフト希望や設定条件を基に、シフト作成業務の一部を自動化できます。VBAと違い、プログラミングのスキルが必要ないため、専門的な知識がなくても利用できます。

▼シフト管理システムで自動化できる作業

• シフト希望の集計
• 勤務条件や店舗ルール、希望シフトに基づいた人員配置
• 労働時間や休日数の算出
• コンプライアンスチェック

なお、AIを用いたシフト管理システムを使えば、AI学習によってシフト作成を自動化できます。しかし、スタッフのスキルや現場の実情に応じた細かな調整はできません。スタッフの入れ替わりが発生した場合には、新たなルール設定・学習が必要です。

シフト作成の一部を自動化して、手作業で調整できるシステムを選ぶことで、現場に合わせた柔軟なシフト管理を実現できます。

AIによるシフト作成のメリット・デメリットについては、こちらをご覧ください。

AIによるシフト作成は本当に便利？ 知っておきたいメリット・デメリットとは

『シフオプ』でシフト管理の負担を軽減

シフト管理システムの『シフオプ』を活用すれば、シフト管理における負担を軽減できます。

シフオプでは、紙面を用いたシフトの収集、Excelへの転記といった業務が不要になるため、シフト作成業務の効率化にも貢献します。

また、シフト作成時に人員の過不足や人件費が表示されるため、細かな人員調整を手動で行うことも可能です。さらに、法令に反するシフトには警告が出るため、目視チェックや集計ミスによる見落としも防げます。

▼シフオプで自動化できる作業

• 希望シフトの集計
• 設定条件に基づいたモデルシフトの作成
• 人件費予算や労働時間、休日数の算出
• 確定シフトの通知

労力のかかるシフトの集約・コンプライアンスチェック・人件費算出といった作業を自動化しつつ、スタッフの事情や業務負荷を考慮して手動修正できるのが魅力です。シフト管理業務の負担軽減に向けて、シフオプをぜひご活用ください。

まとめ

今回は、シフト管理が負担になっているとお悩みの方に向け、次のポイントについて解説しました。

• シフト管理を自動化するメリット
• シフト管理を自動化する方法
• シフオプの魅力や機能

シフト管理を自動化することで、シフト作成にかかる時間を短縮できるだけではなく、法令や企業・店舗のルールを守った公平性のあるシフトを作成できるようになります。

そのほかにも、シフト管理業務の効率化やコンプライアンス強化など、さまざまなメリットがあります。

労力のかかるシフト作成業務を自動化しつつ、状況に応じて柔軟な調整を行うには、シフト管理システムの活用が有効です。『シフオプ』を活用すれば、労力を削減しながら、コンプライアンスを遵守したシフト作成が行えます。導入を検討中の方は、ぜひお気軽にお問合せください。