従業員の勤怠を管理する経営者や店長、マネージャーにとって、シフト管理は負担の大きい業務の一つといえるでしょう。シフト管理をより効率よく行うためには、シフト管理システムの導入が最適です。

今回は、一般的なシフト管理方法やフローとともに、シフト管理システムを導入するメリットについて、詳しく紹介していきます。

シフト管理とは？

あらかじめ決められた異なる勤務時間帯に合わせて、従業員を交代で勤務させるシフト制勤務。シフト管理とは、シフト制で働く従業員の労働時間を管理する業務を指します。

シフト制勤務は24時間営業のコンビニエンスストアや飲食店などで採用されることが多い勤務体系で、経営者や店長、マネージャーといった管理者がシフト管理を行うのが一般的です。
シフトを作成する際、売上予算や人件費予算、コンプライアンスを徹底した勤務時間や休日、従業員の希望などを考慮しながら適切に人員配置を行わなければいけません。経営的な視点と、マネジメントスキルが必要になります。

一般的なシフト作成フローとメリット、デメリット

従業員の希望やスキルに応じた柔軟な働き方が求められ、企業はさまざまな条件や時間帯に対応しています。シフト制を採用している企業も多く、従業員のシフト管理に負担を感じているシフト管理者も少なくありません。
ここからは、一般的なシフト作成フローと、従来のシフト作成方法のメリットとデメリットについて紹介します。

一般的なシフト作成フロー

シフトの作成は、希望日の収集から通知までに多くのプロセスを必要とします。一般的なシフト作成フローは以下のとおりです。

1.シフトの希望を収集
従業員はシフト管理者に対して、希望をメールや口頭、メッセージアプリなどで伝えます。

2.仮シフトの作成
シフト管理者は従業員の希望をもとに仮シフトを作成し、従業員に確認してもらいます。

3.仮シフトを確認後、再度シフトを調整し、確定へ
仮シフトに対する変更や要望を取り入れながらシフトに変更を行います。

4.シフトを共有
決定したシフトを掲示、配布、メールなどの手段で従業員に共有します。

従来のシフト作成方法のメリット

ツールやクラウド型サービスを使わないシフト管理方法のメリットは、希望の収集といったやり取りで従業員とコミュニケーションが取れることや、幅広い年齢の方でもわかりやすいことです。
デジタルツールに慣れていない人は、アプリやツールを利用してシフト希望を提出することに抵抗を感じるかもしれません。その点、紙や口頭で希望が伝えられるのはだれもがわかりやすいといえるでしょう。
また、シフトのことで従業員とコミュニケーションを取れるため、個々の事情に配慮できます。

従来のシフト作成方法のデメリット

紙面のシフト作成は、時間がかかることがデメリットだといえるでしょう。
多くの従業員の希望を一斉に収集するのは難しく時間がかかります。スムーズに収集できたとしても作成は容易ではありません。労働基準法や就業規則などの労務コンプライアンスを考慮すると、より作業は複雑になり作成に時間を要します。

さらに、シフト作成後は従業員に確認してもらわなければならないため、確定までにある程度の期間が必要です。
また、従業員のスキルや経験に加え、売上予算や人件費予算を考慮して、偏りなくシフトを作成することも重要です。情報が可視化されていないと、シフトの作成は非常に負担の大きな作業といえるでしょう。

シフト作成の負担を軽減し、業務の効率化を目指すためには、クラウド型サービスを活用するのも一つの方法です。
一般的なシフト作成方法ではなく、シフト管理専門のクラウド型サービスを導入した場合のメリットも考えてみましょう。

シフト管理システム導入のメリット

シフト管理システム“シフオプ”を例に、シフト管理システム導入のメリットについて紹介します。

シフトの収集が簡単に

シフオプはシフト希望の収集が簡単。従業員はパソコン、スマートフォン、フィーチャーフォンといったさまざまなデバイスからシフトを申請できます。

申請方法は、シフオプにログインして画面上で日付や時間帯を選びクリックするだけ。休憩時間や移動時間などに気軽に申請できます。申請シフトは管理画面に自動反映されるため、従業員一人ひとりからシフトの申請用紙を集めるといった作業もなくなり、収集にかかる労力を削減できます。

また、従業員のシフトの申請が遅れたため、シフト作成が滞るといったケースの対応策もあります。シフオプは自動締切メールの機能を搭載しているため、「締切を忘れる人が多くてシフトがなかなか集まらない」といったことも防止します。

シフト作成業務の作業を軽減

シフオプは、勤務時間の基本となるシフトパターンをあらかじめ登録しておくことができるため、一からシフトを作成する業務もありません。
日ごと、週ごと、月ごとなど、期間を特定したシフトも簡単に作成できます。

労務規定や労働基準法などに抵触するシフトに対しては、アラート機能も役立ちます。長時間勤務や過度な連続勤務など、リスクの高いシフトには、事前に警告を表示して安全性の高いシフトの作成をサポート。また、モデルシフトと実際の差分や定量的な欠員状況、リアルタイムな人件費を管理画面上で確認しながら作業できるため、さまざまな角度でシフトをチェックできます。

シフト共有がスムーズに

シフトの共有もシフト管理の課題の一つです。従来のアナログな管理の場合、シフト表を掲示したり、印刷して配布したり、個別にメールしたりといった方法での共有でしたが、その労力が削減できます。

メーリングリストでメールを一斉送信する方法もありますが、従業員の変動が多い職場では、毎回新しいリストを作成する必要があります。また、配布や掲示でシフトを共有している職場では、シフトの確認のために従業員に職場にきてもらわなければいけません。

シフオプは、シフトが確定したら自動的にメールやアプリで通知されるため、シフトの共有がスムーズです。シフトは手持ちのデバイスでいつでも簡単に確認できるほか、日ごとや週ごとなどの特定の期間を印刷することもできます。必要に応じて紙での管理もできるため、非常に使い勝手が良いといえるでしょう。

シフト調整が早く、簡単に行える

急な休みで人員が足りなくなった場合のシフト調整も容易にできます。従来は、従業員に電話やメールで出勤を依頼したり、系列店に協力を要請したりといった労力が必要でしたが、これらのヘルプ募集がすべて管理画面から行えます。通知された内容に対して、従業員はその場で返事ができるため、欠員の補充もスムーズに行えます。

また、シフオプは複数店舗のシフト管理にも対応。共有機能を活用すれば、ほかの店舗のシフト状況を知ることもできるため、店舗をまたいだヘルプ、シフト調整も可能です。

まとめ

今回は、シフト管理のフローやクラウド型のシフト管理システムを導入した際のメリットについて解説しました。

期間ごとに必ず発生するシフト作成は作業プロセスも多く、非常に労力のかかる作業です。長時間労働の問題やコンプライアンス、人件費などの確認事項も多く、負担に感じるシフト管理者も多いことでしょう。シフト管理の負担を軽減し、より業務を効率化させるために、シフト管理はクラウド型サービス“シフオプ”にまかせてみてはいかがでしょうか。