シフト管理をスマホで効率化｜アプリを選ぶ際のポイントも解説

2019-11-18 01:00（更新：2020-07-16 05:50）

シフト作成・管理業務効率化

シフトの作成や管理は、定期的に行わなければならない作業で手間もかかります。従業員に個別に配布するなど管理する方法はさまざまありますが、最近はスマートフォンを予定管理に使う人も多く、アプリがあると便利です。

この記事では、シフト管理アプリの種類や、アプリを選ぶ基準について解説します。ぜひ参考にしてください。

シフト管理アプリで効率化

シフト管理アプリを使うと、シフト表を作る時間を削減できます。労働日数や月の総労働時間といった計算が必要な場面でも自動で計算してくれますし、間違いを減らせるメリットも魅力です。ミスによる調整の時間も削減されるため、業務の効率化が狙えます。

シフト管理アプリを選ぶポイント

シフト管理アプリは多数あるため、どれを選べばよいか迷ってしまいがちです。シフト管理アプリを選ぶには、それぞれの事情に即した選定ポイントがあります。ここで、まずシフト管理アプリを選ぶポイントについて解説します。

必要な機能は備わっているか

シフト管理アプリを選ぶポイントとして、必要な機能は備わっているかどうかに着目してみましょう。ここでは、どのような機能が必要とされるかについて解説します。

・シフトの形態から考えて選定する

まず考えるべき点は、職場のシフトの形態に合ったアプリであるかどうかです。近年の働き方は多様化しており、正社員やパート・アルバイトだけではなく、フリーランスやフレックスタイム制、時短勤務制の導入などによって稼働時間が各々異なります。

働き方に幅がある職場ほど、それに合った時間管理をできるシフト管理アプリを選ばなければいけません。

・給料の形態から考えて選定する

シフト管理アプリで便利なのが、給与計算機能です。基本時給の登録はもちろんのこと、勤務時間帯で時給が異なる場合や、時間外勤務で給与が変動する場合も、事前に登録しておけばアプリが自動で給与計算してくれます。

時給が変動する可能性がある職場であれば、それに対応可能なアプリを選ぶと便利です。

・自身の生活環境と仕事環境から考える

生活環境と仕事環境は職場次第で変動するものです。正社員であれば時短勤務でない限り、一般的には8時間勤務となるので、勤務開始時間から終了時間を計算してくれるアプリが便利です。時短勤務制度を導入している場合は、それに対応したアプリがよいでしょう。

また、夜間勤務のある看護師やコンビニエンスストアであれば24時間のシフト制など、それぞれ時間を登録できるアプリを選びましょう。

シフト管理をアプリで行う利点とは

これまでPCなどで行っていたシフト管理をわざわざアプリで行う利点とは、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、シフト管理をアプリで行うメリットをふたつの観点から解説します。

スマホでシフトが確認可能

近年では、予定管理をスケジュール帳ではなくスマートフォンで行っている方が多くなっています。スマートフォンのほうが通知などで確認もしやすく、それぞれのタイミングでシフトを確認できます。

シフト発表の際、メールやLINE、Googleカレンダーなどで共有している企業も増えており、スマートフォンでのシフト管理が一般的になってきていると言えるでしょう。

給料の計算もできる

従来の方法でシフト管理を行った場合、総勤務時間から収入を計算する際に、人的なミスが生じる可能性は高いです。また、勤務時間の合計を間違えるようなミスの可能性もあります。
給与の計算を自動でしてくれるアプリを選定すれば、シフトを正確に記入するだけでミスのない給与計算が可能です。

従業員が、自分自身でどのくらいの収入になるかを計算できる点もメリットと言えるでしょう。

おすすめのシフト管理アプリ10選

ここでは、おすすめのシフト管理アプリとして、10個のアプリをご紹介します。向いている人や特徴などについても解説するので、参考にしてください。

シフオプ

シフオプは、シフトの希望申請、制作や変更などシフト制作に関わる工程をオンライン上で行い、どこでもどのデバイスでも勤怠管理ができる点が特徴です。欠員状況や店舗間での情報を共有し合い、人員の再配置に役立ちます。

また、労務規程に違反しているシフトにはアラートが表示される仕様になっていて、シフトの調整がしやすい点も魅力的です。チェーン店などで複数店舗間でシフト共有をしたい場合などに向いているアプリだと言えます。

提供元はリクルートです。

jinjer勤怠

jinjer勤怠は、誰でも使いやすい管理画面が特徴的です。また、シフトの希望をアプリで提出できるため、シフトの作成を効率的に行えます。従業員を能力・時間帯に分けて管理でき、人員不足が発生した際にはアプリから欠員補充を求められます。

また、チャット機能を導入している点も特徴的です。勤怠状況の修正などもすべてこのアプリで行えます。勤務時間から給与計算もできるため、人件費の確認もミスなく行えます。1日の人件費をきちんと管理しなければならない店舗などにおすすめです。

運営元は株式会社ネオキャリアです。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、シフトの申請から作成、公開までを一貫して管理できるシフト管理アプリです。LINEと連携させることで、直近7日間後までのシフトを確認する機能や、スタッフの補充が必要なときなどにシフトを募集する機能があります。

シフト表を紙でもらいたい、スタッフルームに掲示したいといった場合には、シフト表を見やすく印刷することも可能です。スタッフの勤務状況をリアルタイムで把握できる出勤管理や、休暇申請・承認が行える休暇・申請管理といった機能も搭載されています。

シフト管理の担当者が労務などの業務も兼務している職場におすすめです。

提供元は株式会社Donutsです。

CLOUZA

CLOUZAは初期費用と基本料金がないため、少人数の店舗でも問題なく使える点が魅力的です。従量課金型のため、人員が繁忙期と閑散期で異なる店舗に特におすすめします。アプリの操作は簡単で、初期設定もナビに従うだけでよく、誰でも簡単に使えます。

さらに、セキュリティ対策が施されているため、安心して活用できます。人数制限内であれば無料で使えるため、誰でも試しやすくなっています。

運営元はアマノビジネスソリューションズ株式会社です。

シフトボード

シフトボードは、シフト管理サービスのAirシフトをスマホで利用できるアプリです。グループ共有機能が搭載されており、シフト表やメッセージを共有できる仕様になっています。グループチャット機能もあるため、急な欠勤などの連絡にも使えます。

給与計算機能には、交通費・休日出勤・深夜給与・残業手当などの機能が導入されているので、アルバイトやパートにとっても、店舗の管理者にとっても使いやすいアプリです。シフト変動や時間帯ごとの時給変動が多い店舗におすすめです。

運営元はリクルートです。

スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカードは従業員が打刻した際にメッセージを表示する機能が搭載されており、出退勤管理がしやすい点が特徴的です。60日の無料期間があり、期間中であってもすべての機能を試すことができ、自社にあっているかを前もって検討できます。さらに、タイムカードの機能のみであれば無料期間終了後も無料で利用できます。

シフト管理や給与計算機能は有料となります。どのデバイスでも利用できるため、スマートフォンに限らず利用したい方に向いていると言えます。

運営元は株式会社スマレジです。