ファミリーレストラン（以下、ファミレス）では、高校生からシニア、主婦・主夫、外国人留学生までさまざまな人たちが働いています。しかし、幅広い年齢層と属性のスタッフのシフト管理は煩雑になりがちです。

「1日数時間のみ」「週に1回の勤務からOK」など、柔軟性のあるシフトを導入している場合はさらに細かい管理が必要となるため、シフト作成に悩まれているご担当者さまも多いのではないでしょうか。

この記事では、一般的なファミレスにおけるシフトの特徴、シフト管理の課題を解消できるシステムについてご紹介します。

ファミレスの特徴

ファミレスのシフト管理が煩雑化しやすい理由には、ファミレスならではの特徴が関係しています。ここでは、一般的なファミレスの特徴についてご紹介します。

働く人

ファミレスは、正社員、契約社員、アルバイト・パートなどの雇用形態があり、高校生からシニアまで幅広い年齢層のスタッフが活躍しています。

子育ての合間に働く主婦・主夫、外国人留学生など、さまざまな属性のスタッフが働いているのも特徴です。

働く時間

多くのファミレスは営業時間が早朝から深夜までと長時間になるため、シフト制を採用していることが一般的です。1日数時間からフルタイムまで勤務時間を選択できる職場もあり、柔軟な働き方にメリットを感じる方も多いのではないでしょうか。

ファミレスによっても異なりますが、シフトは1週間～1ヶ月単位で作成します。シフト希望を収集する際は、シフト表に自身の希望を書き込んでもらうほかに、手書きメモやメール、コミュニケーションアプリで希望を提出する方法などが用いられています。

タイムスケジュール例

ここでは、9時から18時までのタイムスケジュールを一例としてご紹介します。

▼9:00～18:00に勤務する場合

上記のようにフルタイムで働くほかに、午後から夜にかけて働く“遅番”や、2深夜から早朝にかけて働く“深夜勤務”、1日数時間だけ働く“短時間勤務”などの勤務形態があります。

働く人のライフスタイルに合わせられる一方で、シフトを作成する際に複雑になりやすいという側面があります。

ファミレスにおけるシフト管理の課題

働く人や勤務形態が多様なファミレスでは、一人ひとりの勤務時間の管理が難しい、人手不足や長時間労働が発生しやすいなどの課題があります。

勤務時間の制限

高校生や外国人留学生は勤務できる時間が法律で定められています。

18歳未満の年少者は22時から翌朝5時まで深夜帯の勤務が禁止されており、1日8時間を超えて勤務させることはできません。同じように外国人留学生の勤務時間は1週間あたり28時間以内と定められており、教育機関の長期休業中でも1日8時間以上は勤務できない決まりがあります。

また、スタッフのなかには扶養の範囲内での勤務を希望している人もいます。この場合、得られる収入の上限が決まっているため、年間を通しての勤務時間を考慮する必要があります。

ファミレスのシフト管理は、一人ひとりの希望を反映させるだけでなく、個々の労働条件や法律上の制限などに配慮する必要があるため、シフトの作成や調整が複雑です。シフトを適切に管理するためには、従業員一人ひとりのシフト状況を可視化できる体制づくりが求められます。

出典：『厚生労働省『高校生等を使用する事業主の皆さんへ』『外国人雇用はルールを守って適正に』

人手不足

人手不足は「時間外労働の上限規制を越えてしまう」「欠員によって現場が回らない」などの事態を招きます。

たとえば、客入りが比較的少ない早朝や深夜帯では、ホールとキッチンに一人ずつスタッフを配置するといったシフトも見られます。こうしたシフトでは一人で複数の業務を担当するため経験やスキルの差によってスタッフの負担が大きくなり、場合によっては時間外労働につながることもあります。

また、体調不良や事故などのイレギュラーな事態が発生した場合、各作業場所に一人ずつのシフトでは業務を遂行するのは難しくなります。状況によっては営業できなくなる可能性もあるため、前後のシフトのスタッフが長時間労働で対応することもあるでしょう。対応に追われているうちに時間外労働の上限規制を超えてしまうリスクもあります。

長時間労働を防止しながら限られたスタッフで現場を回していくためには、適材適所の人員配置が不可欠。適切な人員配置を行うことで、経験やスキルの差によって発生する時間外労働を防止できます。また、自店舗だけで補うのではなく、全社的な協力体制も必要です。

シフト管理システムで人手不足の解消をねらう

ファミレスのシフト管理では、コンプライアンス違反のリスクを考慮するとともに、適切な人員配置やお互いにフォローしあえる体制を整えることが大切です。働く人や勤務形態が多様なファミレスでは、シフト管理システムの活用をおすすめします。

シフト管理システムの『シフオプ』は、シフトの収集から共有までシフト管理にかかるすべての作業の効率化に貢献します。パソコンやスマートフォン、フィーチャーフォンにも対応しているため、スタッフの年齢層が幅広いファミレスにも適したシステムです。

コンプライアンスや労務規定に抵触しているシフトは、作成時に警告が表示される仕組みとなっています。そのため、勤務時間に制限がある高校生や外国人留学生を雇用している場合にも法令を遵守したシフト作成が可能です。

また、シフオプはヘルプ機能を搭載しています。急な欠勤が出た場合は、他店も含めてスタッフ全員にヘルプを呼びかけられ、スタッフはその場で返信できます。自店舗のスタッフだけではなく、店舗間で人手不足の穴埋めができるため、社内全体の稼働率も高められます。

まとめ

ファミレスでは幅広い年齢層、多様な属性のスタッフが活躍しているため、シフトの作成や管理が煩雑になりやすいことが特徴です。

高校生や外国人留学生、扶養の範囲内で働く方など、労働時間の条件や制限が設けられている場合もあり、一人ひとりの勤務時間の管理が欠かせません。また、時間帯によって忙しくなったり、急な欠勤の対応に追われたりすることもあるため、人員に余裕を持ったシフト作成が重要といえます。

煩雑なシフト管理に悩まれているなら、シフト管理システムの活用が有効です。シフト収集や作成・共有、調整などにかかる時間や労力を削減し、適切なシフト作成・管理を実現します。適切なシフトはスタッフの過度な業務負担の軽減や従業員満足度、サービス品質の向上も期待できます。

ファミレスのシフト管理にお悩みなら、シフオプの活用を検討されてみてはいかがでしょうか。詳しい資料もご用意しております。ぜひご参照ください。