近年、多くの企業で活用が進められている“ASPサービス”をご存じでしょうか？
毎月のシフト作成に頭を悩ませている企業は、簡単かつ効率的にシフト管理ができるASPサービスの利用がおすすめです。

本記事では、企業のシフト管理に便利なASPサービスの基本知識をはじめ、利用するうえでのメリット・デメリットを解説します。

ASPとは

ASPとは、“Application Service Provider（アプリケーション サービス プロバイダー）”の略で、インターネットを通じて利用できるアプリケーションやソフトウエアを提供する事業者のこと、もしくはサービスそのものを指します。

インターネットを通じて利用するという点においては“クラウド”と同じですが、クラウドは“ASPを利用するための技術”であるのに対し、ASPは“ASPを提供する事業者”もしくは、“ASPサービスそのもの”を意味することが一般的です。

Googleが提供する“Gmail”や、Appleが提供する“iCloud”なども代表的なASPサービスの一つ。企業においては、シフト管理や財務管理、給与計算などの幅広い業務にASPが利用されています。

ASPサービスのメリット

ASPがシフト管理に便利といえる理由には、以下のメリットがあるためです。
詳しくみてみましょう。

導入が簡単

ASPはインターネットを経由して利用するサービスのため、各端末にソフトウエアをインストールする必要がありません。

物理的なシステム構築が不要となるため、店舗数が多い場合でも時間をかけずに利用を開始できるというメリットがあります。

また、ASPはブラウザ上で利用することから、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどのさまざまなデバイスで利用可能です。インターネット環境さえあればほかのPCやハードウエアを増設する必要がないため、機器の設置・設定にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。

低コスト

ASPサービスは、自社でオンプレミス型のシステムを構築するよりも、初期費用・運用コストを抑えられるというメリットがあります。

オンプレミス型のサービスでは、自社でサーバーや設備機器を用意して管理しなければならないため、初期投資やメンテナンスにコストがかかります。その点ASPであればインターネットがあれば利用できるため、設備投資にかかるコストが抑えられます。

また、サーバーの保守やメンテナンスもすべて提供事業者側が実施します。セキュリティ対策やバージョンアップなどの煩わしい作業もすべてまかせられるため、管理・運用にかかるコストを大幅に削減できるでしょう。自社で専門の担当者を用意する必要もないため、人件費の削減にもつながります。

利用数に応じた拡大や縮小が簡単

多くのASPサービスでは、利用者一人あたりの月額料金が設定されています。必要に応じてアカウント数を増減できるため、従業員の増減が激しい店舗でもコストが無駄になりません。

なかには、一定の人数がまとめて利用する場合には、お得になる固定プランが用意されているサービスもあります。企業の規模に応じて最適なプランが選択できることから、予算も立てやすくなるでしょう。

また、ASPは初期費用が抑えられるほか、必要な人数分だけを利用できるため、万が一やめるときでも、投資コストの回収に悩まずに済むという安心感があります。

ASPサービスのデメリット

さまざまなメリットがあるASPですが、デメリットも存在します。
具体的にみてみましょう。

セキュリティ

ASPは、インターネットを経由して外部のサーバーへアクセスするため、自社だけでなくほかの利用者とサーバーを共有することになります。

ほかの利用者の情報は確認できないようになってはいますが、それでも公共のインターネットを経由しなければならないため、第三者からの情報盗み見やデータ流出などが起こるリスクも考えられます。

企業の機密情報を外部のサーバーに保存するのが不安という企業は、ASPの利用を避けた方がよいかもしれません。

ASPサービスを選定する際は、セキュリティ対策がしっかりされた信頼できる事業者を選ぶことが大切です。

速度環境は個人に依存

インターネットを通じてクラウド上のサーバーへアクセスするため、ネットワークの通信状況によって動作の速度が変わることがあります。

回線が混雑しているときはデータの読み取りに時間がかかったり、回線の不具合が起きたときには、システムを利用できなったりといったリスクも考えなければなりません。

インターネット環境が十分でない店舗や事務所で利用する場合には、通信環境を事前に整えて導入することをおすすめします。

シフト表作成にはASPサービスのシフオプがおすすめ

“シフオプ”は、インターネット上でシフト管理ができるASPサービスです。
ネット環境があれば利用できるうえに初期費用は無料なため、自社でサーバーを保有したりシステムを構築したりする必要がなく、低コストかつ短期間で導入可能です。

気になるセキュリティ面についても、シフオプでは特定のIPアドレスからのアクセスのみを許可する設定が可能です。第三者からの不正アクセスを防止できるよう配慮されています。

上記のほかにも、シフオプにはさまざまな機能や魅力があります。

• 従業員はアプリ上からシフトの申請、確認ができる
• 従業員への一斉配信でヘルプを募集できるため、欠員補充が簡単
• 法令違反や労務規定違反のリスクを未然に検知できる
• 直感的に操作できるため、難しいPCの知識やスキルは不要
• 複数人が同時ログインできるため、リアルタイムでシフト管理と共有が可能
• 1ユーザーあたり300円（税抜）で利用でき、お得なパックプランがある

シフト管理には考慮するべき点がさまざまありますが、シフオプにはシフト作成を容易にする幅広い機能が備えられているため、効率的かつ適切なシフト管理が可能になります。

まとめ

ASPサービスは、大がかりな設備の導入をしなくても、インターネット環境があれば利用できる画期的なサービスです。

自社でのシステム構築が難しいという企業でも、シフオプなら低コストで簡単に導入が可能。紙シフトやエクセルを使ったシフト管理よりも労力を大幅に削減できるため、業務効率化にも貢献できます。

システム構築や運用のノウハウがない、コストをかけられないという企業は、この機会にシフオプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。