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シフトが回らないときこそ、シフト管理が重要? 原因と解決方法を解説

人手不足の影響を受けて、サービス業では店長自らがシフトに入らなければならないというケースが少なくありません。慢性的な人手不足の店舗も多く、シフトが回らないという課題にさらされている店舗もあります。

今回はスタッフの確保と適切な人員配置のために、マネージャーやシフト管理者ができる有効な解決方法を検討します。


目次[非表示]

  1. シフトが組めずに仕事が回らない職場。その原因は?
  2. 少ない人員でシフトを回すため、検討したいポイント4つ
  3. シフオプで人員が不足している時間を明確化
  4. まとめ 


シフトが組めずに仕事が回らない職場。その原因は?

コンビニエンスストアやスーパー、飲食店などパートやアルバイトのスタッフが主力になっている職場は数多くあります。

農林水産省食料産業局の調べによると、小売業や食料品、飲料、たばこ、飼料製造業を中心に欠員率(※1)が年々増加傾向。とくに小売業は深刻な人手不足で、営業販売や流通、運搬に関する作業の人材が不足しています。

求人募集をしても「応募が少なく、入社してもすぐに辞めてしまう……」。多くの企業が採用難に陥っています。採用できない、定着しないといった問題の主な理由は、時給の低さや労働環境の悪さにあると考えられています。

※1 欠員率とは、常用労働者数に対する未充足求人数の割合のことです。

(出典:農林水産省食料産業局「卸売業・小売業における働き方の現状と課題について」)

待遇改善の難しさが採用難を招く

厳しい価格競争にさらされているコンビニエンスストアや飲食店などでは、商品の値上げが困難なため、利益を確保するためにはコストを抑える必要があります。コストには人件費も例外ではなく、スタッフの賃金面での待遇改善は難しい状況です。

また、卸売業や小売業では一人あたりの労働時間がほかの業種に比べて長く、休暇取得日数が少ない業種です。賃金や、休日の待遇改善が難しい状況では人手不足の解消は容易ではないでしょう。


(出典:農林水産省食料産業局「卸売業・小売業における働き方の現状と課題について」)

人材確保には労働環境の改善が必要

賃金が少なく作業量や労働時間が多いと感じる環境では、体力やモチベーションの維持が困難です。農林水産省食料産業局では、この労働環境の改善に向けて3つの課題を提唱しています。

労働力不足
・小売業でのレジ打ち、バックヤードでのパッキング
・卸売業での搬送・荷受・荷送確認 

長時間労働
・小売業での営業時間の長期化
・小売業の営業開始時間の早期化に伴う卸売業での業務開始時間の早期化・長期化

低労働装備率
・小売業でのセルフレジ、電子タグによる商品管理等の遅れ
・卸売業での物流管理面等での情報処理技術の活用の遅れ

(出典:農林水産省食料産業局「卸売業・小売業における働き方の現状と課題について」)

これら3つの課題は、情報技術を活用することで生産性の向上が期待されています。慢性的な人手不足の解消には、至っていません。システムやソフトウェアなどのツールを導入して、労働環境を整えていくことも、人手不足対策の一つといえるでしょう。

少ない人員でシフトを回すため、検討したいポイント4つ

先に述べた労働環境の改善には時間と整備が必要です。人手不足のなか、通常業務をしながら対応にあたる必要があるほか、すぐにでも改善が必要な部分はすみやかに処置を取らなくてはなりません。

人手不足でシフトがうまく回らない職場は、悪循環の渦中にいることと同じ。以下の4つの視点から労働環境の改善に向けて検討してみましょう。

1.中高年やシニア世代、外国人の採用

近年、若年層のアルバイトは少なくなっています。少子化の影響もさることながら、プライベートの時間を優先したいと考える風潮も強いため採用や長期雇用は困難です。しかし、40代~50代の働き盛りやシニア世代は働く意欲があるほか、社会人としての経験があるため即戦力になりやすく、人手不足解消に効果が期待できます。
また、留学生といった在留資格のある外国人の採用も検討します。日本における在留外国人数および外国人を雇用する事業所数は年々増加しています。


(出典:厚生労働省「「外国人雇用状況」の届出状況まとめ(平成30年10月末現在)」)

2.人材の育成

労働政策研究・研修機構の調べで、1,253社のうち、775社(61.9%)の企業がすでに人手不足を緩和するための取り組みを始めていると回答がありました。
また、取り組んではいないが、今後予定があると回答した企業は133社(10,6%)という結果に。72.5%の企業が人手不足を打破するために、取り組みを始めていることが分かります。

取り組みの内容は「社内人材を(職種変更を伴う)再教育・再配置する」「社内人材を(職種変更を伴わない)配置転換する」など、人材の育成や配置転換を検討。意欲のあるスタッフに対してスキルアップ教育を行い、時給を上げてやる気を引き出します。また、スキルアップは作業を効率化させ、スタッフの負担軽減にもつながります。

出典:労働政策研究・研修機構「調査シリーズNo.162「人材(人手)不足の現状等に関する調査」(企業調査)結果及び「働き方のあり方等に関する調査」(労働者調査)結果

3.ヘルプを導入

多店舗展開の企業や店舗では、人手が足りない店舗に対して、系列店の従業員をヘルプに送り、協力しあう体制を構築できます。労働力を共有することは、人手不足解消や、稼働率の改善につながります。人材育成や業務改革をあわせて行えば、生産性の向上も期待できるでしょう。

4.シフトの再調整

人手不足の解消には、今までのシフトを見直すことも重要です。
繁忙期や閑散期、時期によって変わる売上予測に応じて、適切にシフトを調整しましょう。データに基づく人員配置を行い、余剰人員の削減や、人材が不足している時間帯は募集を行うなど、さまざまな取り組みが求められます。
基本シフトを再調整することで人手不足を解消できるケースがあるため、常にシフト編成は最適化を図りましょう。


シフオプで人員が不足している時間を明確化

クラウドサービスのシフト管理システム“シフオプ”は、各現場のシフトを可視化。余剰人員や欠員をかんたんに、かつ正確に、リアルタイムで把握できます。

継続的に人が足りなければ新規採用、余剰人員があればシフトの再調整を検討、一時的な欠員であればヘルプの募集というように、人員調整や人件費管理などの判断に役立ちます。

まとめ 

パートやアルバイトなどの不足で業務が滞りがちな店舗は少なくありません。シフトが回らない職場では、人手不足が労働環境の悪化を引き起こし、スタッフの定着率低下を招いています。

スタッフが長く働きやすい環境を作るには、業務内容に対して過不足なく人員を配置し、無駄のないシフトを作成することが大切です。シフオプを活用し、最適な人員計画を進めてみませんか。

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