コンビニエンスストアや飲食店に多い24時間営業。

いつでも利用できる利便性と安心感が魅力ですが、人手不足や人員配置などの問題に悩まされる経営者も少なくありません。

24時間体制のシフトは、各時間帯の勤務人数や人件費を考慮しながらシフトを作成しなければならないほか、早朝や深夜の人員が集まりにくいため、シフト調整がより複雑になります。

本記事では、24時間体制のシフト作成で気をつけるポイントや、シフト管理を効率化できるツールについて紹介します。

さまざまな勤務体制に対応できるシフト管理が必要 

これまで、24時間営業の職場では、決まった時間枠でシフトのローテーションを組む2交代制や3交代制が一般的でした。

しかし、働き方の多様化やライフスタイルの変化などで、“早朝2時間のみ”や“土日の日中のみ”といったように働く時間帯を自由に選べるように変化しています。

こうした多様な働き方に対応するためには、従業員一人ひとりの働き方に合わせたシフト管理が必要ですが、個々の希望シフトを把握しながら人件費や人員配置を考慮することは非常に難しいでしょう。シフト作成に多大な労力がかかるだけでなく、配置ミスによる人員の過不足や、コンプライアンスに抵触するリスクも高まります。

24時間営業のシフト管理が煩雑化している場合は、これまでのシフト管理体制の見直しを検討してみてはいかがでしょうか。適切なシフト管理によって、人件費や人員配置の最適化が可能になります。

24時間体制のシフト作成で注意すべき点

24時間体制の職場では、稼働時間が長い分従業員数も多いため、シフト作成業務が複雑になりやすいです。店舗運営を効率的に進めるためには、以下の点に注意したシフト作成が必要です。

人員配置

各時間帯の業務内容や忙しさによって、必要な従業員数は異なります。

飲食店であれば、お客様が増える昼食や夕食の時間帯には、従業員を十分に確保しておく必要があります。人手不足や人員余剰は業務効率を下げるため、時間帯を考慮した適切な人員配置が重要です。

コンプライアンス

シフト作成時は、労働時間や深夜労働などに注意しましょう。働く時間が異なる従業員を管理するため、気づかないうちに長時間労働になっていたり、コンプライアンス違反になっていたりする場合もあります。

労働基準法では18歳未満の場合は22時以降の就労が禁止[4] されているほか、外国人留学生を雇用している場合は入管法で労働時間が週に28時間以内[5] と定められています。

このようなコンプライアンス違反を避けるためには、シフト作成段階からリスクを検知できるシフト管理システムの活用も視野に入れましょう。

欠員補助

シフトの変更や欠員が出た場合、人手不足となり業務が回らなくなるなどのトラブルが起きる可能性があります。特に早朝や深夜勤務は少人数体制の店舗も少なくないため、ワンオペになるリスクも高いです。

ワンオペは従業員にとって大きな負担になるほか、業務効率低下やサービス品質の低下につながる恐れがあるため、欠員を補充できる体制づくりを考えましょう。

複数の店舗を展開している場合は、各店舗同士でヘルプに入れる体制を整えることで、人員の過不足を防止できます。

24時間体制には「日別」のシフト作成が効果的

複雑なシフトを適切かつ効率的に管理するには、月別や週別などのシフトに加えて、日別のシフト作成が効果的です。

日別のシフトは、各従業員の一日のシフトを時間帯別に可視化できるガントチャート式のシフト表がおすすめです。シフト状況をひと目で確認できるため、人員が不足している、あるいは過剰配置している時間帯を的確に把握しやすく、トラブルが起きる前にシフトを調整できます。

日別のシフト作成も！24時間体制にはシフオプが効果的

シフト作成が複雑化しやすい24時間体制の職場では、シフト管理システム“シフオプ”の活用がおすすめです。

従業員が多いほどシフト希望の収集が困難ですが、シフオプならシステムに集約されるため、“土日の日中のみ”といった個々の希望を効率よく反映できるようになります。

また、“モデルシフト表示機能”によって、時間帯ごとの必要人数に対する過不足状況の確認が可能です。多忙な時間帯が手薄になってしまうといった人手不足の防止に効果的です。

シフト作成時にはコンプライアンスを考慮する必要もありますが、シフオプの“警告・注意機能”を活用すれば、コンプライアンスに抵触するシフトに対してアラートが表示されます。「週に〇時間まで」といった企業独自のルールも設定できるため、労務トラブルを未然に防ぎます。

万が一、急な欠員やシフト変更があった場合にも、一斉メールやアプリ通知で迅速にヘルプ募集ができるほか、複数店舗のシフト一括管理も可能です。

月別、週別はもちろん、日別シフトにも対応しているため、24時間営業のシフトにも最適です。

まとめ

24時間体制のシフト管理では、コンプライアンスや店舗の人員配置など、さまざまな点に注意しなければなりません。紙の管理ではすべてに対応することは難しいですが、シフオプでは複雑になりやすい労務コンプライアンスチェックを自動化できるほか、リアルタイムのシフト運用で人員配置を最適化できます。

24時間体制のシフト管理に課題を感じている場合は、シフオプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。