シフト作成には、人件費や当日の業務量、従業員の希望など考慮するべき点が多く、毎度頭を悩ませている店長・担当者の方も多いでしょう。

シフト作成は生産性や利益に関わる重要な業務です。

従業員の生活にも影響するため、それぞれの事情に配慮したシフト作成が求められます。

しかし、従業員全員の希望を叶えたシフト調整は非常に難しく、時間や労力がかかるなど、さまざまな課題があるでしょう。

本記事では、シフト作成のよくある悩みとその解消方法について解説します。シフト作成で悩んでいる担当者の方はぜひ参考にしてみてください。

よくある悩み①：従業員からの不平不満

• 特定の人のみ希望休が通っている
• もっと稼ぎたいけれど自分のシフトだけが少ない
• 望んでもいないのに連勤になってしまった

このようなシフトに対する不満は、管理者にとって大きな悩みではないでしょうか。

従業員それぞれの希望シフトを100％反映させることは現実的に難しく、シフトに対して従業員から不平不満を受けてしまうことがあります。

従業員によって働きたい日数や時間帯が異なるうえ、“扶養内で勤務希望”だったり、“土日は出勤不可”だったりなど、考慮すべき点はさまざまです。

同時に売り上げ予算や、それに対する人件費予算なども考慮しなければならず、やむを得ず平等性に欠けるシフトになる場合もあるでしょう。

シフトへの不平不満が離職につながる場合もあるため、頭の痛い問題です。

よくある悩み②：コンプライアンス違反

シフト作成で不可欠なのが、コンプライアンスの遵守です。

従業員の休み希望日が重なってしまったり、欠勤による穴埋めをしたりという理由から、連勤や残業が起きてしまう場合があります。

特に、さまざまな勤務時間パターンがある職場では、従業員のシフト時間を個別に管理することが難しく、時間外労働や休日不足などの問題に気づきにくくなります。知らず知らずのうちにコンプライアンスに抵触してしまうこともあるでしょう。

こうしたコンプライアンス違反のトラブルを防ぐためには、シフト作成時のチェックを徹底する必要がありますが、従業員数が多いほど困難な作業です。

よくある悩み③：突然のシフト変更

シフトの完成後、従業員から休みや時間の変更を依頼されることも珍しくありません。

場合によってはシフトの作り直しになることもあるでしょう。

当日にシフトの欠員が出てしまった場合には、急遽ほかの従業員で穴埋めを行う必要がありますが、複数の従業員に対する出勤可否の確認は手間や時間を要します。

複数の店舗を展開している場合は、他店舗にヘルプを依頼する方法もありますが、各店舗のシフト状況を確認できる体制が整っていない場合は、やはり同様に労力がかかります。

やむを得ず管理者がフォローに入り、長時間労働になってしまうケースも見られます。

大変で困難なシフト作成を容易にするには

上述のとおり、シフト作成には大変な苦労がともないます。

人的に行うには限界もあるでしょう。シフト作成の大変さを緩和させるには、シフト管理システムの導入が効果的です。

”シフオプ”なら、シフト作成の悩みを解消するための豊富な機能が備わっています。

希望シフトを自動で収集できる

シフオプでは、全従業員の希望シフトをシステムに自動収集できるため、希望シフトの反映ミス防止にも効果的です。

シフト作成と同時に全員のシフト時間の集計もできるため、極端にシフトが少ない人、労働時間が長い人にも気づきやすく、公平なシフトを作成できます。

また、シフト希望提出の期限前アラート、シフト共有などが従業員へ自動で通知されるため、従業員へ個別に連絡・共有する時間を削減できます。

売り上げ予算や従業員個別の時給を設定することで、人件費予算を考慮したシフト作成も容易になります。

コンプライアンスをチェックできる

シフオプでは、コンプライアンスに抵触するシフトに対してリスクアラートを表示します。これにより、過重労働を未然に防止できます。

「〇日連続勤務の場合にアラートを出す」といった企業独自の設定も可能です。

シフト作成時にコンプライアンスのチェックは欠かせませんが、人的なミスが起こる可能性もあるため、チェック作業を自動化できるシフオプなら安心してシフト作成ができます。

ヘルプを募集できる

急な欠勤やシフト変更に役立つのが、“ヘルプ募集”の機能です。

ヘルプが必要な際、シフオプから全従業員にヘルプ募集メッセージを一斉通知できるため、個別にやりとりする必要がなく、効率的にヘルプ募集ができるようになります。

また、自店舗のみだけではなく、他店舗へのヘルプ募集も可能です。

シフオプでは、複数店舗のシフト管理にも対応しているため、店舗間のシフト共有やヘルプ募集のデジタル化を可能にし、効率よく他店舗との連携を図れます。自店舗のみでは解決できなかった人手不足解消の糸口にもなるでしょう。

まとめ

シフト作成において、従業員の希望をすべて反映させることは難しいですが、シフオプは希望シフトに沿った内容でシフト作成ができるため、公平かつ無理のないシフト作成が可能になります。

シフト管理に特化したシフオプならではの豊富な機能によって、シフト作成の大変さをしっかりフォローできます。

従業員・管理者の双方が納得できるシフトは、よい職場環境の構築にもつながります。シフト作成でお悩みの方は、シフオプの導入を検討してみてはいかがでしょうか。